Informationssicherheit und Compliance: Die Rolle der Aufbewahrungsrichtlinienverwaltung in Ihrem Unternehmen

Mit dem Retention Policy Manager werden Dokumente, E-Mails, elektronische Dateien und andere Arten von Informationen einfach erfasst, sicher gespeichert und sind bei Bedarf sofort verfügbar.

Das bietet eine intuitive Möglichkeit, Inhalte zu verfolgen, zu prüfen und zu entdecken – von der Erstellung bis zur endgültigen Bereitstellung – und ermöglicht Ihnen die automatische Verwaltung des gesamten Lebenszyklus aller Informationen.

Mit einem einzigen Einblick in die Unternehmensunterlagen können Benutzer die Einhaltung interner und externer Vorschriften und Richtlinien nachweisen, ohne die tägliche Produktivität zu beeinträchtigen.

Compliance-Herausforderungen, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind

Einhaltung der Vorschriften

Branchen- und Regierungsvorschriften verlangen von Organisationen, dass sie bestimmte Aufzeichnungen verwalten und aufbewahren. Für viele Unternehmen ist dies eine Herausforderung, da ihnen die Automatisierung ihrer Datenaufbewahrung und -vernichtung fehlt.

Compliance nachweisen

Um die Einhaltung der Vorschriften während einer Prüfung oder vor Gericht nachzuweisen, müssen Organisationen Einblick in die Aktionen haben, die an bestimmten Datensätzen vorgenommen werden. Viele Organisationen wissen nicht, über welche Informationen sie verfügen, wo sie gespeichert sind, wie viele Kopien im Umlauf sind und ob die Aufzeichnungen selbst authentisch und vertrauenswürdig sind.

Elektronische Entdeckung

Das Suchen, Abrufen und Überprüfen von Informationen für Rechtsstreitigkeiten ist zeitaufwändig und teuer. Unternehmen benötigen ein Tool, mit dem sie nicht nur nach Informationen suchen, sondern auch sicherstellen können, dass diese zurückgestellt und vor Änderung oder Löschung geschützt werden können, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und im nativen oder PDF-Format exportiert werden können.

Automatisieren Sie Compliance und Vernichtung

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist der Schlüssel zur Vermeidung von Strafen und Prüfungsalbträumen. Es ist jedoch nahezu unmöglich, von Endbenutzern zu erwarten, dass sie die komplexen Anforderungen rund um das Records-Management kennen und befolgen, insbesondere in der digitalen Welt. Eine typische Automatisierung des Records-Management sollte die Verwaltung von Dispositionen und Sperren, eine umfassende, aber flexible Kontrolle und eine nahtlose Integration in bestehende Geschäftsprozesse umfassen. 

Vorteile einer soliden Aufbewahrungsmanagementrichtlinie

Automatische Einhaltung organisatorischer/gesetzlicher Vorgaben

Richtlinien werden automatisch auf Dokumenttypebene zugewiesen, wenn Dokumente in das System importiert und indiziert werden, wodurch die Einhaltung sichergestellt wird, ohne die täglichen Geschäftsprozesse zu stören.

Geringeres Risiko und geringere Kosten

Die automatisierte Vernichtung von Informationen kann die Kosten für die Prüfung von Rechtsstreitigkeiten senken und gleichzeitig aufbewahrte Dokumente für eine Compliance-Prüfung leicht zugänglich machen. Es spart außerdem Datensicherung, Zugriff und Migration, wodurch die Wartungskosten gesenkt und die Menge der verwalteten Informationen reduziert werden.

Nachweis der Konformität

Weisen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften schnell nach und sorgen Sie gleichzeitig für interne Richtlinienkonsistenz.

Reagieren Sie schnell auf Rechtsstreitigkeiten/Prüfungen

Wenn Benutzer aufgefordert werden, Informationen im Zusammenhang mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder anhängigen Rechtsstreitigkeiten bereitzustellen, können Benutzer problemlos nach Informationen suchen und diese zurückstellen, sodass diese Informationen zur externen Überprüfung bereitgestellt werden, ohne dass ein Sicherheitsrisiko entsteht.

Schnellerer Zugriff auf Informationen

Stellen Sie einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen über vergangene Aktivitäten sicher und verbessern Sie Entscheidungen für aktuelle und zukünftige Aktivitäten durch schnellen Zugriff auf Informationen, die zuverlässig, genau und vertrauenswürdig sind.

Mehr Sicherheit

Schützen Sie private Informationen und halten Sie die Datenschutzgesetze ein.

Die Vorteile von Perceptive Content für die Compliance

Die Perceptive-Content-Lösung von Hyland hilft Unternehmen, dem wachsenden Druck sich entwickelnder Datensicherheitsvorschriften immer einen Schritt voraus zu sein.

Perceptive Content bietet zuverlässige Workflow- Funktionen und umfassende Integrationen, die Unternehmen dabei helfen, unstrukturierte Inhalte und Ad-hoc-Prozesse zu überwinden – von der Erfassung bis zur Bereitstellung.

Perceptive Content ist:

Einfach in Geschäftsanwendungen zu integrieren

Während die Integration vieler Content-Services-Lösungen in bestehende Geschäftssysteme viel Zeit und Aufwand erfordert, macht Perceptive Content dies einfach.

Die patentierte Lernmodus-Technologie ermöglicht es Benutzern, Daten aus jeder Geschäftsanwendung mithilfe eines einfachen Point-and-Click-Ansatzes zu erfassen.

Verwaltet alle Informationen unabhängig vom Format

Obwohl gesetzlich festgelegte Datensätze für einen bestimmten Zeitraum sicher aufbewahrt werden müssen, bietet Ihnen der Retention Policy Manager auch die Möglichkeit, vorübergehende Informationen zu verwalten und zu entfernen.

Dadurch wird die Menge der durchsuchten, abgerufenen und verwalteten Informationen reduziert, was das Risiko und die potenziellen Kosten von Rechtsstreitigkeiten erheblich senkt. 

Automatische Zuweisung von Aufbewahrungsrichtlinien

Der Retention Policy Manager ordnet jedes Dokument basierend auf seinen Indexwerten automatisch der richtigen Richtlinie zu, sodass Endbenutzer ihre täglichen Geschäftsprozesse ohne zusätzlichen Aufwand fortsetzen können.

Hauptmerkmale von Perceptive Content

Erstellen und erfassen

• Automatische Indexierung
• Generieren Sie bei der Erfassung durchsuchbare Metadaten für den späteren schnellen Zugriff

Zugang und Nutzung

• Beschränken Sie den Zugriff für autorisierte Benutzer
• Suchen Sie nach Datensätzen unabhängig vom Format
• Organisieren Sie Informationen, um Organisationsfunktionen und rollenbasierten Zugriff zu unterstützen

Verwalten und behalten

• Verwalten Sie Datensätze während des gesamten Lebenszyklus
• Lösen Sie Aufbewahrungsrichtlinien automatisch über vordefinierte Werte aus
• Bewahren Sie Informationen so lange auf, wie es gesetzlich oder betrieblich erforderlich ist
• Bewahren Sie Aufzeichnungen nicht länger als nötig auf

Rechtsstreitigkeiten und Audit-Sperren

• Suchen Sie einfach nach Sperren und wenden Sie diese an, um Änderungen oder Löschungen zu verhindern, selbst wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
• Exportieren Sie zurückgestellte Informationen im PDF-, TIFF- oder systemeigenen Format zur externen Überprüfung oder Entdeckung

Entsorgung

• Erfolgt automatisch am Ende des Dokumentlebenszyklus
• Option, eine Genehmigung für die Vernichtung zu verlangen
• Bewahren Sie den Vernichtungsbericht als Protokoll auf
• Beitrittsunterstützung (z. B. Nara für historische Informationen)

Wie die Verwendung von Perceptive Content aussieht

1. Im Rahmen ihrer normalen Routine erfasst die Personalabteilung von ABC, Inc. Bewerbungen in Perceptive Content. Durch die automatische Indexierung werden diese Dokumente je nach Dokumenttyp der entsprechenden Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen. Der Aktenverwalter von ABC, Inc. richtet eine Aufbewahrungsrichtlinie ein, die Bewerbungen automatisch zwei Jahre lang aufbewahrt und sie dann vernichtet.
2. Ein Bewerber, der nicht bei ABC, Inc. eingestellt wird, ist der Ansicht, dass die Entscheidung auf Diskriminierung beruhte, und die Personalabteilung wurde darüber informiert, dass eine Klage möglich ist. Als Reaktion auf diese Informationen stellt der Datenverwalter alle Informationen des Antragstellers in Perceptive Content in die Warteschleife und bewahrt relevante Informationen auf, bis er benachrichtigt wird, dass die Sperre aufgehoben werden kann. Solche Informationen werden auf unbestimmte Zeit zurückgehalten und können nicht geändert oder gelöscht werden, bis die Sperre aufgehoben wird.
3. Stellenbewerbungen werden nach einer zweijährigen Aufbewahrungsfrist automatisch vernichtet.
4. Die Aufbewahrungsrichtlinie für die Vernichtung dieser Anträge erfordert die Genehmigung sowohl des Personalmanagers als Genehmiger der Ebene 1 als auch des Datensatzmanagers als Genehmiger der Ebene 2. Nachdem eine E-Mail-Benachrichtigung an Ebene 1 gesendet wurde, genehmigen sie die Vernichtung und veranlassen Ebene 2, ebenfalls eine Benachrichtigung zu erhalten. Erst nach Freigabe durch die letzte Ebene vernichtet das System die Informationen.
5. Alle anderen Bewerbungen werden vernichtet, die Bewerbungen des Bewerbers, dessen Daten zurückgestellt wurden, bleiben jedoch geschützt, bis die Sperre aufgehoben wird.

Treffen Sie fundiertere Geschäftsentscheidungen mit Perceptive Content und Business Insight

Business Insight ist ein optionales Upgrade Ihres Perceptive-Content-Systems und ermöglicht es jedem Benutzer in Ihrem Unternehmen, Berichte auszuführen und anzuzeigen – um Audits zu beschleunigen und die Effizienz in allen Arbeitsabläufen zu steigern.

Bei zusätzlicher Nutzung von Business Insight können Datenverwalter mehrere Berichte ausführen, darunter einen Dokumenteneinteilungbericht und einen Dokumentenvernichtungsbericht.

Ein Dokumenteneinteilungbericht zeigt die Aufbewahrungsrichtlinien für jeden Dokumenttyp und die bei der Beseitigung zu ergreifenden Maßnahmen. Dieser Bericht wird vor der Beseitigung von Dokumenten erstellt.

Ein Dokumentvernichtungsbericht zeigt, welche Aufbewahrungsrichtlinie ausgeführt wurde; die konkreten Dokumente, die vernichtet wurden; und wer die Genehmiger waren, zusammen mit Informationen darüber, wann die Vernichtung genehmigt wurde und wann sie stattfand.