8 Gründe, Ihr Finanzdienstleistungsinstitut zu modernisieren

Nach 20 Jahren Enterprise-Content-Management (ECM) stehen Unternehmen immer noch vor vielen der gleichen Herausforderungen bei der Suche und Verwaltung von Informationen.

Heute stehen Finanzdienstleistungsunternehmen an einer wichtigen Weggabelung.

In diesem Leitfaden, der sich an Transformations- und IT-Führungskräfte im Bank- und Versicherungswesen richtet, beantworten wir diese Fragen:

1. Warum war ECM nicht in der Lage, die Probleme zu lösen, deren Lösung es sich vor über zwei Jahrzehnten vorgenommen hatte?
2. Wie kann ein plattformbasierter Ansatz moderne Content-Herausforderungen besser lösen?
3. Wie können Finanzdienstleistungsunternehmen die Risiken einer Modernisierung minimieren und ihre Infrastruktur zukunftssicher machen?

Zwei Jahrzehnte ECM. Was hat sich geändert?

Je mehr sich die Dinge ändern, desto mehr bleiben sie gleich. Das ist das Problem herkömmlicher ECM-Systeme: Nach zwei Jahrzehnten monolithischer Software stößt die Technologie an ihre Grenzen – und Unternehmen haben immer noch die Probleme mit dem Informationsmanagement wie vor 20 Jahren.

In einer von Censuswide unabhängig für die Nuxeo-Plattform von Hyland durchgeführten Umfrage haben wir mehr als 500 Befragte befragt, die in der Finanzdienstleistungsbranche tätig sind.

Wir haben mehrere Schlüsselmuster gefunden, die darauf hindeuten, dass das traditionelle ECM seine Ziele systematisch nicht erreicht:

Viele getrennte Systeme

Während ECM das Auffinden von Informationen erleichtern sollte, gaben die Befragten an, dass ihre Organisation Informationen mittlerweile in durchschnittlich neun Systemen speichert.

Bei 12 % der Befragten waren die Informationen auf 16 oder mehr Systemen gespeichert. Fast drei Viertel geben an, dass diese Systeme voneinander getrennt sind.

Produktivitätsherausforderungen

Systembenutzer, die im Rahmen ihrer Arbeit auf Informationen zugreifen müssen, verbringen durchschnittlich knapp eine Stunde pro Arbeitstag mit der Suche nach dem, was sie benötigen.

Das bedeutet, dass jedes Jahr für jeden Mitarbeiter 30 Arbeitstage verschwendet werden – was bedeutet, dass Banken und Versicherungen Hunderte Millionen Dollar für dieses Problem ausgeben.

Compliance-Komplexität

Regulatorische Kontrollen von Daten haben das komplexe Problem der Speicherung und des Zugriffs auf Informationen noch verschärft.

Unternehmen, die ECM einsetzen, stehen vor den gleichen Herausforderungen wie vor 20 Jahren, vor ECM – allerdings in größerem Maßstab und mit mehr Arten von Inhalten. Es muss sich etwas ändern.

Jetzt kann eine neue Generation plattformbasierter Technologie diese Herausforderungen mit einem neuen Ansatz bewältigen.

Hier sind 8 Gründe, warum Finanzdienstleistungsinstitute auf ihrem Weg zur digitalen Transformation auf Content-Services achten sollten:

1. Erfüllung der Nachfrage nach Omnichannel-Erlebnissen

In der heutigen Always-on-Welt fordern Kunden sofortigen Zugriff auf Informationen – jederzeit und von jedem Gerät aus. Für Unternehmen war der Bedarf, ihren Kunden ein erstklassiges Self-Service-Erlebnis zu bieten, das sich über das Internet und mobile Geräte erstreckt, noch nie so groß.

Mitarbeiter, die diese Kunden betreuen, benötigen Zugriff auf dieselben Informationen, die über das entsprechende Gerät oder die entsprechende Anwendung bereitgestellt werden.

Diese Informationen sollten in allen Systemen gleich sein, damit Kunden keine unterschiedlichen Antworten aus verschiedenen Informationsquellen erhalten (z. B. eine Adressänderung in einem Richtliniensystem, die keine Auswirkungen auf Marketingsysteme hat).

CSP-Chance: Um in einem Omnichannel-Markt erfolgreich zu sein, müssen Banken und Versicherungen Informationen nahtlos über eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen bereitstellen.

Eine Content-Services-Plattform (CSP) kann diese Anforderungen mit einer zuverlässigen API und einer offenen Architektur erfüllen, um eine einfache Anwendungsintegration zu ermöglichen, sowie einem umfangreichen Toolkit für die mobile Entwicklung, das auf modernen Standards basiert, um Kunden und Mitarbeitern jederzeit und überall Inhalte nahtlos bereitzustellen.

2. Verbesserung der Zugänglichkeit von Informationen

Heutige Unternehmen ertrinken in Informationen.

Obwohl Informationen einen Wettbewerbsvorteil schaffen können, ist dies in ihrem aktuellen Zustand nicht möglich: Sie sind über mehrere Systeme verteilt und oft in getrennten Technologiesilos gefangen.

Das Verschieben all dieser Informationen (oder Inhalte) in ein einziges Repository ist einfach keine Option, da der Mitarbeiter von heute weiterhin mit seinen bevorzugten Tools arbeiten wird.

Kollaborative Lösungen wie SharePoint, Google Docs, Slack und Microsoft Teams werden nicht verschwinden – und Apps wie Box oder Dropbox auch nicht.

CSP-Chance: Eine moderne Content-Services-Plattform sollte die Silos Ihres Unternehmens überbrücken und die darin enthaltenen Informationen verbinden.

CSPs lösen das Problem, dass Informationen in verschiedenen Systemen verwaltet werden, indem sie Benutzern ermöglichen, weiterhin die Tools zu verwenden, die sie möchten.

Die von ihnen erstellten, gespeicherten und verwalteten Inhalte werden für die CSP sichtbar gemacht, sodass andere berechtigte Benutzer bei Bedarf darauf zugreifen können – selbst wenn eine Person in einem Team ihre Dateien gerne mit Teams teilt und eine andere Dropbox verwendet.

3. Eliminierung isolierter Systeme

Die meisten heutigen Finanzdienstleistungsunternehmen sind durch Fusionen und Übernahmen gewachsen.

Das Ergebnis: eine überraschende Anzahl unterschiedlicher Systeme und Content-Anwendungen, die auf verschiedenen ECM-Produkten basieren. Die Ergebnisse der Nuxeo-Umfrage zeigen, dass Finanzdienstleistungsunternehmen heute im Durchschnitt neun verschiedene Systeme zur Verwaltung von Inhalten verwenden.

Auf diesen Systemen wurden im Laufe der Zeit viele verschiedene Content-Anwendungen erstellt. Dies stellt eine neue Herausforderung für Unternehmen dar, die über eine Modernisierung ihrer alten ECM-Infrastruktur nachdenken: die Portierung dieser Anwendungen auf eine neue Plattform.

CSP-Chance: Eine moderne Content-Services-Plattform bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich mit vorhandenen Content-Systemen zu verbinden und auf wichtige Informationen aus vorhandenen Repositorys zuzugreifen.

Mit einer intuitiven Low-Code-Entwicklungsumgebung kann eine CSP Teams dabei helfen, schnell neue Content-Anwendungen zu erstellen und bestehende Apps neu zu erstellen.

Mit Low-Code-Entwicklungstools können Apps, deren Erstellung zunächst Monate (wenn nicht sogar Jahre) gedauert hat, in nur wenigen Wochen so umgebaut werden, dass sie schneller und mit verbesserter Skalierbarkeit funktionieren.

4. Ermöglichen, dass Inhalte besser durchsuchbar sind

Content-Management beginnt mit Daten. Daten machen Inhalte intelligent und auffindbar und treiben die moderne Finanzdienstleistungsorganisation an. Heutzutage sind viele dieser Daten in älteren ECM-Lösungen nicht vorhanden.

Die meisten Content-Anwendungen verwenden gerade genug Metadaten, um den Anwendungsfall zu unterstützen, für den sie ursprünglich entwickelt wurden.

Da unterschiedliche Informationsquellen und Inhaltssysteme zusammenkommen, führen ihre unterschiedlichen Taxonomien dazu, dass Daten aus einem System für ein anderes nicht verständlich sind.

CSP-Chance: Eine moderne Content-Services-Plattform nutzt KI-Technologie – einschließlich geschäftsspezifischer KI sowie öffentlicher KI-Dienste –, um mit Inhalten verbundene Daten schnell anzureichern und intelligent zu analysieren.

Durch die Möglichkeit komplexer Taxonomien und KI-Inhaltsanreicherung kann ein modernes CSP es Finanzdienstleistern ermöglichen, wichtige Geschäftsinformationen aus dem gesamten Unternehmen zu finden und zu nutzen.

5. Optimierung der Datenerfassung

Es gab eine Zeit, in der fast jeder Geschäftsprozess im Finanzdienstleistungssektor mit Papierkram begann oder endete.

Infolgedessen entwickelte man in älteren ECM-Systemen zuverlässige Funktionen zur Erfassung von Bildern und zur Verwaltung der Erstellung und des Umlaufs von Dokumenten.

Obwohl diese Funktionen immer noch wichtig sind, hat sich die Welt einer Reihe anderer Inhaltstypen zugewandt. Heutzutage gibt es viele Formen von Inhalten, darunter Video, Audio und andere Rich Media. Soziale Medien und Instant-Messaging-Tools sind an der Tagesordnung.

Banken und Versicherungen müssen daher in der Lage sein, mit völlig neuen Inhaltsformen zu arbeiten. Ein moderner Schadenprozess kann Polizei- und Unfallberichte durch Fotos und Videos von mobilen Geräten ersetzen, und die heutigen Sachbearbeiter arbeiten mit intelligenten Formularen und mobilen Geräten – nicht mit Papier.

CSP-Chance: Mit einer modernen Content-Services-Plattform werden neue Inhaltstypen nicht nur akzeptiert, sondern auch angenommen.

Einer der größten Unterschiede zwischen einer modernen CSP und einem veralteten ECM besteht darin, dass diese neuen Systeme der nächsten Generation nicht wissen, welche Art von Informationen sie verwenden.

Von Daten und Dokumenten bis hin zu hochauflösenden Videos oder sogar 3D-Renderings sind neue Inhaltstypen mit einem plattformbasierten Content-Services-Ansatz durchsuchbar und zugänglich.

6. Den Vorschriften immer einen Schritt voraus sein

Compliance, Governance und Sicherheit sind in den heutigen stark regulierten Finanzdienstleistungsorganisationen von entscheidender Bedeutung.

Die Herausforderung besteht darin, dass sich die Regeln ständig ändern und täglich neue Sicherheitsbedrohungen auftauchen.

Heutige Finanzdienstleistungsunternehmen müssen Kundeninhalte und -daten in einem Ausmaß an Granularität verwalten, das noch vor wenigen Jahren unvorstellbar war.

Herkömmliche Print-Stream-Lösungen, die seit langem für die Kundenkommunikation wie Kontoauszüge, Abrechnungen und Leistungserklärungen verwendet werden, haben zu einer Compliance-Belastung geführt, die viele Unternehmen gerade erst zu begreifen beginnen.

CSP-Chance: Moderne Content-Services-Plattformen können Kundeninhalte und -daten atomar und auf möglichst detaillierter Ebene verwalten.

Durch die Bereitstellung einer Reihe zuverlässigerer Dienste für Governance, Datenaufbewahrung und Sicherheit kann ein plattformbasierter Ansatz Finanzdienstleistern dabei helfen, mehr Sicherheit und Compliance zu erreichen und gleichzeitig immer mehr Informationen in die Cloud zu verlagern. 

7. Einführung einer cloudfähigen Umgebung

Der Wechsel in die Cloud ist für die meisten Finanzdienstleistungsunternehmen eine Selbstverständlichkeit.

Heutzutage wünscht sich fast jedes Unternehmen die betrieblichen Vorteile der Cloud und die damit verbundenen Kosteneinsparungen.

Zu wissen, wie man dorthin gelangt, ist eine andere Sache – und die Banken und Versicherer von heute brauchen Flexibilität. Einige möchten oder müssen ihre eigenen Cloud-Umgebungen betreiben.

Andere nutzen gerne einen Managed Service oder ein PaaS-Angebot. Andere erfordern, abhängig von Datenresidenz- oder -lokalitätsanforderungen, hybride Umgebungen.

CSP-Chance: Mit einer modernen Content-Services-Plattform können Unternehmen die Plattform als PaaS oder als Containerprodukt bereitstellen, das einfach beim Cloud-Anbieter der Wahl des Kunden installiert werden kann – oder sogar vor Ort.

Der Speicher für Daten und Inhalte kann vom CSP entsprechend den spezifischen Anforderungen des Kunden und den Anforderungen an die Datenlokalität konfiguriert werden, wodurch jede Art von Hybridisierung ermöglicht wird, die das Unternehmen benötigt.

8. Ermöglichen der Skalierbarkeit des Unternehmens

Da Finanzdienstleistungsunternehmen damit beginnen, unterschiedliche Daten- und Inhaltsquellen zusammenzuführen und neue Formen von Inhalten zu verwalten, ist Skalierbarkeit wichtiger denn je.

Für die größten Finanzdienstleistungsunternehmen von heute können diese Skalierbarkeitsanforderungen extrem sein.

In der Vergangenheit haben größere Banken und Versicherer in den letzten 15 bis 20 Jahren möglicherweise Milliarden von Objekten angesammelt.

Heutzutage müssen sie möglicherweise in der Lage sein, jedes Jahr das Hinzufügen von Milliarden neuer Inhaltsobjekte zu unterstützen, was frühere Skalierbarkeitsanforderungen schnell in den Schatten stellt.

Alle diese Informationen, egal wie umfangreich sie auch sein mögen, müssen auf vielen Geräten, Apps und Kanälen sofort auffindbar und zugänglich sein.

CSP-Chance: Eine moderne CSP ist anders konzipiert, um die Probleme der Hyperskalierung zu bewältigen. Sie kann effektiv und effizient auf Milliarden oder Dutzende Milliarden von Objekten skaliert werden und ist in der Lage, Petabytes an Informationen aller Art zu verwalten.

Da eine CSP unabhängig von Inhaltstyp und -größe ist, können große und kleine Dateien problemlos übertragen werden. CSPs ermöglichen außerdem eine massive Batch-Aufnahme und gleichzeitige Abrufraten für Benutzer, die große Mengen an Inhalten hinzufügen und verwalten müssen. 

Warum die Legacy-Architektur in eine Sackgasse geraten ist

Als die ECM-Produkte, die Banken und Versicherungen heute verwenden, auf den Markt kamen, war die Softwareentwicklung eine andere Welt.

In dieser Welt – einer Welt monolithischer, stark kundenspezifischer Bereitstellungen vor Ort, die die Sicherheit der Informationen durch ihre Geheimhaltung gewährleisteten – wurden externe Informationen eher als Bedrohung denn als Chance angesehen.

Heutzutage legen Informationsarchitekten Wert auf Offenheit und Agilität, aber Banken und Versicherungen verfügen über Systeme, die hinterherhinken.

Einst spannende ECM-Produkte sind ins Stocken geraten und lassen sich nicht einfach in neue Tools integrieren oder die Vorteile der Technologien der nächsten Generation nutzen.

Unflexible, monolithische Systeme lassen sich nur schwer an eine sich verändernde Welt oder gar ein sich veränderndes Unternehmen anpassen. Wenn viele Unternehmen ein Dutzend oder mehr Systeme zum Speichern von Informationen verwenden, verschwenden umständliche Problemumgehungen Zeit und Geld, um Inhalte von einem Ort zum anderen zu übertragen.

Da diese Systeme an ihre Grenzen stoßen, ist eine zeitaufwändige Anpassung erforderlich, um neue Features und Funktionen zu implementieren.

Die digitale Entwicklung, die sich in allem von der Cloud-Übernahme bis zum Internet der Dinge (IoT) zeigt, lässt die alte Welt – und die Unternehmen, die noch immer in ihr leben – schnell hinter sich.

Der Betrieb ist kostspielig, die Entwicklung schwierig und die Skalierbarkeit ist aufgrund der früheren Cloud-Architektur und begrenzter Lösungpakete eingeschränkt – das bestehende ECM ist einfach nicht zukunftsfähig.

Der Versuch, moderne Funktionalität auf veralteter Software aufzubauen, ist wie der Versuch, einen Wolkenkratzer auf den Ruinen einer alten Festung zu errichten – die Merkmale, die die Festung einst sicher machten, behindern nun die Entwicklung und vereiteln den Fortschritt.

Eine geschlossene Architektur kann nicht dazu verwendet werden, Ihre Daten strategisch offenzulegen, um schnell neue Funktionen zu entwickeln.

Sie erfordert, dass Ihre IT-Abteilung ein eigenes Unternehmen für kundenspezifische Software ist, Geld für die Pflege einer kundenspezifischen Codebasis ausgibt und das Rad immer wieder neu erfindet.

Selbst grundlegende Änderungen zur Implementierung von Funktionen, die Ihre Kunden erwarten, können umfangreiche Änderungen an der Codebasis erfordern.

Der Content-Management-Weg, den Banken und Versicherer heute eingeschlagen haben, geht zu Ende. Wo dieser Weg aufhört, zweigt er in zwei neue Wege ab: die Aufrüstung bestehender ECM-Lösungen oder die Umsetzung einer echten Modernisierung mit einer Content-Services-Plattform.

Treffen Sie eine fundierte Entscheidung zwischen ECM und Content-Services

Für jedes Finanzdienstleistungsunternehmen steht die Modernisierung bevor – aber ist jetzt der richtige Zeitpunkt für den Wechsel zu einer zukunftsfähigen CSP?

Für Unternehmen, die große Änderungen an ihrer bestehenden Architektur vermeiden möchten, besteht eine Alternative darin, eine Übergangslösung zu schaffen, indem sie ECM aktualisieren oder eine weitere Single-Repository-Lösung hinzufügen.

Dieser Weg kann unter bestimmten Umständen sinnvoll sein.

Betrachten Sie die folgenden Fragen:

• Sind Sie mit der Leistung Ihrer aktuellen ECM-Software im Großen und Ganzen zufrieden, und es wurden nur geringfügige Leistungsprobleme festgestellt?
• Können Sie (und Ihre Kunden) normalerweise auf das richtige System zugreifen, um die richtigen Informationen zu finden?
• Ist Ihr geplanter Upgrade-Pfad kostengünstig und verfügt über einen klar definierten Bereitstellungszeitplan?
• Haben Sie konkrete Pläne für die Durchführung einer strategischen Transformation zu einem späteren Zeitpunkt, wobei Lösungs-Upgrades als taktische Notlösung dienen?

Wenn Sie ALLE dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, ist es möglicherweise richtig, dass Ihr Unternehmen vorerst geschlossene Systeme beibehält und gleichzeitig Optionen für zukünftige Modernisierungsinitiativen in Betracht zieht.

Betrachten Sie als Nächstes diese Fragen:

• Haben Sie Pläne, Ihren Marktanteil gegenüber Digital-First-Wettbewerbern, die in der Cloud basieren, zu erhöhen?
• Haben Sie die Grenzen der Skalierbarkeit Ihrer aktuellen Lösung erreicht oder möchten Sie neue Rich-Media-Inhaltstypen (wie Videos und Bilder) nutzen?
• Möchten Sie neue Features und Funktionen schneller implementieren – und zwar in Wochen, nicht in Monaten?
• Leidet Ihr Kundenservice bereits unter den Grenzen Ihrer aktuellen ECM-Lösung?

Wenn Sie JEDE dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, ist der Weg über die Content-Services-Plattform nicht nur ein potenzieller Weg für Ihr Unternehmen. Nur so erhalten Sie die Tools, die Sie für den Aufbau von morgen benötigen.

Beenden Sie den Obsoleszenzzyklus

Offene Architektur ermöglicht mehr als nur Flexibilität und Erweiterbarkeit über alte Einzel-Repository-Lösungen hinaus.

Es bedeutet auch das Ende eines teuren, zeitaufwändigen Zyklus, der so alt ist wie Informationsmanagement-Software: investieren, bereitstellen, aktualisieren, veraltet.

Offene Architektur bietet einen Ausweg, indem sie eine neue Grundlage für den Aufbau zukunftssicherer Systeme schafft.

Mit einer modernen CSP kann Ihr Finanzdienstleistungsunternehmen API-basierte Microservices-„Bausteine“ verwenden und kombinieren, um neue Anwendungen einfach und schnell bereitzustellen und sich an einen sich entwickelnden Technologie-Stack anzupassen.

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt in Richtung Modernisierung, der die am längsten bestehenden Probleme von ECM löst?