Angesichts des rasanten technologischen Fortschritts erkennen Branchen die Notwendigkeit einer Strategie zur Modernisierung der IT. Dazu gehört die Aufrüstung von IT-Systemen, um wettbewerbsfähig, flexibel und widerstandsfähig gegenüber neuen geschäftlichen Herausforderungen zu bleiben. Gartner prognostiziert, dass die weltweiten IT-Ausgaben im Jahr 2024 5 Billionen US-Dollar erreichen werden, was einem Anstieg von 6,8 % gegenüber 2023 entspricht.
Es besteht die falsche Vorstellung, dass IT-Upgrades bedeuten, in die neuesten und schicksten Geräte auf dem Markt zu investieren. Tatsächlich ist es jedoch wichtiger, den Zweck und die Ergebnisse der IT-Modernisierung zu berücksichtigen. Diese sollten auf eine Leistungssteigerung, eine Verbesserung der Effizienz und eine Anpassung der Technologiekapazitäten an die aktuellen Geschäftsziele ausgerichtet sein.
Was also genau ist IT-Modernisierung und wie kann Ihr Unternehmen sie am besten in die Praxis umsetzen?
Was ist IT-Modernisierung?
IT-Modernisierung ist der Prozess der Aktualisierung der Technologiesysteme, -prozesse und -strategien Ihres Unternehmens, um Effizienz, Produktivität und Servicebereitstellung zu verbessern.
Viele Unternehmen haben ihr digitales Fundament auf Content-Management-Systemen der ersten Generation aufgebaut. Diese genügen den geschäftlichen Anforderungen jedoch häufig nicht mehr, da sie über eine veraltete Technologie verfügen und mit der schnelllebigen Branchenumgebung von heute nicht mehr kompatibel sind. Unternehmen müssen sich von diesen Systemen verabschieden und zu Technologielösungen mit modernen, fortschrittlichen Funktionen wie Cloud-Computing, automatisierten Workflows, Datenanalysen und aktualisierten Softwareplattformen übergehen.
Der Unterschied zwischen IT-Modernisierung und digitaler Transformation
Nicht zu verwechseln mit der digitalen Transformation, betrifft die IT-Modernisierung insbesondere die bestehende technologische Infrastruktur, Systeme, Produkte und Lösungen. Durch die gezielte Modernisierung dieser Instrumente können Unternehmen ihre Abläufe zukunftssicher gestalten, Kosten senken und in einer zunehmend digitalen Welt der Konkurrenz voraus sein.
Die digitale Transformation ist ganzheitlicher und umfasst umfassendere Aspekte der Art und Weise, wie ein Unternehmen digitale Technologien integriert, um effizient zu arbeiten und Werte zu schaffen. Neben der Aktualisierung von IT-Systemen umfasst die digitale Transformation auch die Förderung von Innovationen und die Neugestaltung unternehmensweiter Geschäftsprozesse, Mitarbeiterabläufe und Kundenerlebnisse.
Die IT-Transformation spielt eine Rolle im größeren Rahmen der digitalen Transformation und dient als wichtiger erster Schritt zur Schaffung einer soliden Grundlage für die Einführung neuer Technologien und innovativer Strategien.
Warum IT modernisieren?
Angesichts der rasanten technologischen Entwicklung von heute ist die Modernisierung der IT eine Notwendigkeit. Kunden erwarten nahtlose digitale Erlebnisse und Unternehmen müssen effizienter arbeiten, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Die IT-Modernisierung kann bei Folgendem hilfreich sein:
- Operative Effizienz: Die technologische Modernisierung reduziert den Bedarf an manueller Arbeit durch die Automatisierung und Rationalisierung von Prozessen und erleichtert die reibungslose Kommunikation durch Tools für die Zusammenarbeit. Diese integrierten Funktionen ermöglichen ein besseres Datenmanagement und eine bessere Entscheidungsfindung.
- Skalierbarkeit: Moderne IT-Infrastrukturen – wie Cloud-fähige Content-Services – sind agil und ermöglichen es Unternehmen, je nach Nachfrage, wechselnden Workloads und unterschiedlichen Geschäftsanforderungen ohne große Unterbrechungen nach oben oder unten zu skalieren.
- Verbesserte Sicherheit: Moderne IT-Systeme verfügen über fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, Multifaktor-Authentifizierung und ausgewählte Zugriffstools, die wichtige und sensible Unternehmensdaten vor Cybersicherheitsbedrohungen schützen.
- Durchsetzung gesetzlicher Vorschriften: In stark regulierten Branchen können moderne IT-Systeme durch automatisierte Funktionen zur Nachverfolgung von Vorschriften und zur Erstellung von Berichten dazu beitragen, dass die Anforderungen eingehalten werden. Sie können Berichte in Echtzeit erstellen und automatisch behördliche Berichte übermitteln, wichtige Aufzeichnungen sicher und leicht zugänglich aufbewahren und Prüfpfade bereitstellen, um sicherzustellen, dass Unternehmen im Rahmen der gesetzlichen Richtlinien handeln.
- Langfristige Kosten- und Zeitersparnis: Die modernen IT-Tools von heute erfordern dank integrierter Überwachungs-, Diagnose- und Aktualisierungssysteme weniger Wartung. Die Wartung von Cloud-gestützten Lösungen obliegt häufig dem Dienstanbieter, was bedeutet, dass Unternehmen weniger Zeit, Geld und Ressourcen für die Reparatur der IT-Infrastruktur aufwenden müssen. Moderne IT-Technologie hilft außerdem, Kosten für physische Lagerung, Energie, Materialien und Arbeitskraft einzusparen.
Beispiele für IT-Modernisierung
Es gibt verschiedene Ansätze zur Technologiemodernisierung, die sich auf unterschiedliche Bereiche der IT-Infrastruktur eines Unternehmens konzentrieren.
| Cloud-Migration | Modernisierung von Anwendungen | Automatisierung und KI-Integration | Modernisierung des Enterprise Content Managements (ECM) |
| Unternehmen können aus Gründen der Flexibilität und Kosteneffizienz Anwendungen, Datenspeicher und Rechenressourcen von Altsystemen auf Cloud-Plattformen migrieren. | Hierzu gehört die Migration von lokalen Systemen zu Cloud-Lösungen oder die Einführung neuerer Software und Hardware. | Unternehmen nutzen künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierungstools, um Abläufe zu optimieren, manuelle Eingriffe zu reduzieren, die Governance und Richtlinieneinhaltung zu optimieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern. | Moderne ECM-Systeme nutzen Cloud-native Lösungen, die digitale Speicherung, Dokumentenmanagement, intelligente Automatisierung und Integrationssysteme für eine reibungslose Datenmigration ermöglichen. |
Unternehmen sollten ihre IT-Modernisierungsstrategie auf die spezifischen Bedürfnisse, Geschäftsziele und Branchentrends abstimmen. Sie sollten auch die neuen technologischen Möglichkeiten und Inhaltsdienste auf dem Markt beachten, die die Effizienz steigern.
Die Rolle neuer Technologien bei der IT-Modernisierung
Aufstrebende Technologien spielen bei der IT-Modernisierung eine zentrale Rolle – sie sind sogar ein wesentlicher Grund für Unternehmen, ihre IT zu modernisieren.
Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) spielen eine wesentliche Rolle bei der IT-Modernisierung. KI ist ein entscheidender Faktor für unternehmenskritische Vorgänge, da sie modernen Systemen die Möglichkeit gibt, manuelle, regelbasierte Aufgaben zu automatisieren und zu optimieren, die traditionell menschliches Eingreifen erfordern würden. ML ist eine Teilmenge der KI, die Datenalgorithmen verwendet, um Computern dabei zu helfen, zu lernen, wie sie wichtige Vorhersagen und Entscheidungen treffen können, ohne dass eine umfassende Vorprogrammierung erforderlich ist.
Zusammen ermöglichen KI und ML eine Automatisierung auf hohem Niveau, die Unternehmen dabei hilft, Prozesse zu optimieren, Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen, die Entscheidungsfindung zu verbessern und Aufbewahrungstrategien zu optimieren, sodass den Mitarbeitern mehr Zeit für die Arbeit an der Strategie bleibt.
Mit der zunehmenden Digitalisierung von Governance-Prozessen sind erweiterte Cybersicherheitsmaßnahmen unverzichtbar geworden, um Systeme und Daten vor Cyber-Bedrohungen zu schützen. Technologien wie Verschlüsselungstools, Firewalls und Zugriffskontrollen sind in modernen Softwareplattformen zu finden und tragen entscheidend zum Schutz der IT-Infrastruktur und vertraulicher Informationen bei.
Quantencomputing ist eine weitere aufstrebende Innovation, die von McKinsey als einer der nächsten großen Trends in der Technologie angepriesen wird. Dabei handelt es sich um einen brandneuen Ansatz für die Datenverarbeitung, der mehrere Berechnungen gleichzeitig durchführen kann und damit wesentlich schneller arbeitet als die Technologie, die auf klassischen Rechensystemen basiert.
Das wirkt sich auf vielfältige Weise auf die Modernisierung der IT aus. So können beispielsweise größere Datensätze schneller verarbeitet, Automatisierungprozesse beschleunigt und strengere Analysieren bereitgestellt werden.
Auch die 5G-Technologie ist ein beliebtes Schlagwort. Im Wesentlichen handelt es sich um das neueste Upgrade der drahtlosen Technologie (nach 4G), das deutlich schnellere Datenübertragungen zwischen Servern und Cloud-Plattformen bietet und eine große Anzahl verbundener Geräte (Internet der Dinge) gleichzeitig unterstützt. Das ermöglicht eine reibungslosere Interoperabilität zwischen Organisationen und verbessert die Verarbeitung, Automatisierung und Kommunikation im großen Maßstab.
Schaffung einer erfolgreichen IT-Modernisierungsstrategie
Die Planung der IT-Modernisierung sollte nach einem systematischen Ansatz erfolgen. Dieser umfasst die Bewertung der vorhandenen IT-Infrastruktur, die Ermittlung von Verbesserungsbereichen, die Auswahl geeigneter Modernisierungsstrategien und die Entwicklung eines umfassenden Implementierungsfahrplans. Sie können folgende Schritte unternehmen:
1. Bewertung und Planung
Sie sollten zunächst Möglichkeiten zur Modernisierung Ihrer aktuellen Prozesse identifizieren. Gibt es Prozesslücken und gibt es Spielraum für die Einführung der Cloud, Automatisierung oder Sicherheitsverbesserungen?
Sobald Sie die Möglichkeiten eingegrenzt haben, priorisieren Sie die Implementierung auf der Grundlage der Übereinstimmung mit den persönlichen Geschäftszielen Ihres Unternehmens, der Durchführbarkeit der Implementierung, der (positiven und negativen) Auswirkungen auf Ihre Abläufe und Faktoren wie Kosten und Zeit bis zur Wertschöpfung.
Anschließend können Sie mit der Entwicklung eines umfassenden Modernisierungsplans beginnen, der die Reihenfolge der Initiativen, Zeitpläne und Ressourcen festlegt.
2. Stakeholder-Engagement
IT-Modernisierung ist eine unternehmensweite Aufgabe. Gleichen Sie Ihre IT-Ziele mit Ihren aktuellen Strategien und Ressourcen in allen Abteilungen ab und beziehen Sie die relevanten Stakeholder ein, um sie darüber zu informieren, was von ihnen verlangt werden würde.
3. Auswahl geeigneter Technologien
Die von Ihnen ausgewählten Technologien sollten unter Berücksichtigung von Skalierbarkeit, Sicherheit und Kosten mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen.
Das kann durch die Durchführung von Bedarfsanalysen, die Untersuchung der auf dem Markt befindlichen Technologien, die Integration und Kompatibilität mit den derzeitigen Systemen, Kosten-Nutzen-Analysen und andere Untersuchungen entschieden werden.
Es ist auch hilfreich, sich einen Überblick über Branchentrends und aufkommende Technologien zu verschaffen – vor allem über die Auswirkungen, die sie auf ähnliche Unternehmen hatten, und darüber, inwieweit ihre Fähigkeiten den Anforderungen Ihres Unternehmens und der aktuellen Infrastruktur entsprechen.
4. Implementierung
Auch wenn es für Unternehmen verlockend sein mag, große Veränderungen vorzunehmen, ist es am besten, die Modernisierung schrittweise vorzunehmen und zunächst mit kleineren Projekten zu beginnen und diese dann schrittweise auszubauen.
5. Schulung und Support
Bieten Sie allen Beteiligten Schulungen und Unterstützung an, um einen reibungslosen Übergang zu neuen Systemen und Prozessen, einschließlich neuer ECM-Lösungen, zu ermöglichen. Es sollte ein fortlaufender Prozess sein, da ständige Schulungen und Aktualisierungen erforderlich sind, um die Prozesse am Laufen zu halten.
6. Kontinuierliche Evaluierung und Anpassung
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Modernisierungsfortschritte und stellen Sie sicher, dass Ihre Strategie so angepasst werden kann, dass sie problemlos auf neue technologische Fortschritte und Geschäftsanforderungen reagieren kann.
Dieses Versicherungsunternehmen veränderte die Schadenbearbeitung mit ECM-Modernisierung
Die NJM Insurance Group hatte ein veraltetes bestehendes System, das sich nicht in ihr Kernsystem Guidewire integrieren ließ. Das führte zu Herausforderungen wie mangelhaften Kundenservice-Erlebnissen.
NJM modernisierte seine IT-Infrastruktur mit der OnBase Lösung von Hyland. Heute verwaltet das Unternehmen 300 Millionen Dokumente digital und nimmt jährlich 17 Millionen Dokumente auf, während es gleichzeitig ein Selbstbedienungs-Kundenportal bereitstellt und einen besseren Kundenservice bietet.
Modernisierung Ihrer ECM-Plattform (Enterprise Content Management) für moderne Herausforderungen
Lange Zeit standen Unternehmen vor der Herausforderung, ältere Softwaresysteme zu aktualisieren, da sie veraltete Programme hatten, die vor vielen Jahren in Codes und Sprachen geschrieben wurden, die heute als veraltet gelten.
So wie sich die Zeiten geändert haben, hat sich auch die Flexibilität von Software verändert. Mit einem modernen Cloud-Plattform-Ansatz können Unternehmen Geschäftsanwendungen reibungslos integrieren, Lösungen schnell bereitstellen und Software mit minimalen Eingriffen problemlos aktualisieren.
Moderne Enterprise Content Management (ECM)-Systeme sind auf maximale Anpassungsfähigkeit ausgelegt. Sie können auch in unvorhersehbaren Situationen eine wichtige Rolle bei der Unterstützung von Unternehmen spielen, und zwar auf folgende Weise:
- Nahtloses Informationsmanagement: ECMs verbinden die Punkte zwischen zuvor getrennten Datenbanken, indem sie Daten lesen und identifizieren, sie zentralisieren und auf einer einzigen Cloud-basierten Plattform verwalten, die jederzeit und überall den Zugriff ermöglicht, um die Arbeit an entfernten Standorten zu unterstützen und den gesamten Arbeitsablauf zu verbessern.
- Risikominderung: ECMs sind so konzipiert, dass sie Cyberbedrohungen in der zunehmend anfälligen digitalen Landschaft von heute automatisch erkennen und wirksam bekämpfen. Dazu gehören Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung, Berechtigungen, Risikomanagement und Aufbewahrung sowie ausgewählte Zugriffs- und Genehmigungsprozesse.
- Compliance: Moderne ECMs erleichtern die Compliance, insbesondere angesichts sich ständig weiterentwickelnder gesetzlicher Anforderungen, und reduzieren die Komplexität der Governance-Verwaltung für eine Vielzahl von Inhaltstypen.
- Geschäftliche Agilität: Unternehmen müssen sich schnell an veränderte Marktbedingungen, Kundenwünsche und interne Anforderungen anpassen. Moderne ECM-Systeme ermöglichen das, indem sie den Zugriff auf Informationen optimieren und den Mitarbeitern helfen, die benötigten Inhalte schnell und einfach zu finden. Außerdem lassen sie sich mit anderen Unternehmenssystemen integrieren, um den Datenaustausch zu erleichtern, die Arbeitsabläufe zu optimieren und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, sodass kürzere Reaktionszeiten und eine schnellere Servicebereitstellung möglich sind.
Die heutigen ECMs versetzen Unternehmen in die Lage, beispiellose oder schnell wachsende Anforderungen zu erfüllen und gewährleisten eine sichere, konforme und optimierte Datenverwaltung. So sind Unternehmen in Bezug auf Wachstum, Effizienz, Marktführerschaft und Innovation ganz vorne mit dabei.
Die Bereinigung von Altdaten und die Implementierung moderner Content-Services-Technologien waren die beiden am häufigsten gewünschten Information-Governance-Projekte in unserer jüngsten Studie.
InfoGov World – Global Information Governance Survey 2021–2022, gesponsert von Hyland
Die Entscheidung für das richtige ECM für Sie
Die IT-Modernisierung ist ein fortlaufender Prozess, der für die Aufrechterhaltung eines Wettbewerbsvorteils und für die Skalierung und den Erfolg von Unternehmen in der Zukunft unerlässlich ist.
Die Unternehmen sollten ihre technologischen Modernisierungsstrategien regelmäßig bewerten und sie mit ihren Geschäftsergebnissen und Gewinnen vergleichen.
Aufgrund ihrer vielfältigen Funktionen kann eine robuste ECM-Plattform zahlreiche Aspekte der IT-Prozesse eines Unternehmens erheblich verbessern, darunter Betriebseffizienz, Sicherheit, Compliance-Maßnahmen, Zusammenarbeit und Kommunikation.
Die von Ihnen gewählte Plattform sollte über Funktionen verfügen, die die aktuellen Lücken und Engpässe in Ihren Arbeitsabläufen widerspiegeln und Ihre Inhalte am besten vereinheitlichen, um eine bessere Gesamtsicht, Entscheidungsfindung und Effizienz zu gewährleisten. Die Suite modernisierter ECM-Plattformen von Hyland bietet Lösungen für die Geschäftsanforderungen verschiedener Branchen.
