Zukunftsorientierte Unternehmen wissen, dass Daten, wenn sie richtig genutzt werden, eine Grundlage für den Erfolg sein können. In vielen Unternehmen übersteigt jedoch die aus dem Tagesgeschäft generierte Datenflut ständig die Fähigkeit, diese effektiv zu verwalten.
Zu entziffern, was aus diesem Datenmeer rauscht und was wirklich wertvoll ist, kann eine Herausforderung sein – und hier erweist sich die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) als Lebensader. Durch die Umstellung von manueller Dokumentenverarbeitung auf einen automatisierten, KI-gesteuerten Ansatz ermöglicht IDP Unternehmen, ihre Daten zu nutzen, um eine unternehmensweite Transformation zu ermöglichen.
Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)?
IDP ist eine Teilmenge der intelligenten Automatisierung, die modernste künstliche Intelligenz (KI) verwendet, um Informationen in unstrukturierten und halbstrukturierten Daten zu verarbeiten. Sie extrahiert, liest, erkennt und versteht Textinhalte, bevor sie diese in ein strukturiertes, zugängliches Format umwandelt.
Stellen Sie sich IDP als intelligenten Assistenten für Ihre Geschäftsdokumente vor – es ermöglicht die schnelle und umfassende Direktverarbeitung verschiedener dynamischer Dateiformate wie Rechnungen, Verträge, E-Mails und Bilder – und das alles ohne zusätzliche menschliche Eingaben. Durch den Wegfall mühsamer manueller Arbeiten steigert es die betriebliche Effizienz und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden.
IDP-Lösungen werden entwickelt, um die menschliche Kognition nachzuahmen. Sie arbeiten mit fortschrittlichen, kontinuierlichen Lern-Engines, die im Laufe der Zeit immer intelligenter werden und automatisch Verbesserungen an ihren Datenerfassungs- und Extraktionsalgorithmen für präzise Ergebnisse bereitstellen.
> Lesen Sie mehr: Die Zukunft des intelligenten Unternehmens ist KI-gestützte IDP
Wie funktioniert IDP?
IDP kombiniert Automatisierungs- und OCR-Technologien (Optical Character Recognition) mit KI-Funktionen wie natürlicher Sprachverarbeitung (NLP), maschinellem Lernen (ML) und Deep Learning, um Daten für eine höhere Genauigkeit zu erfassen und zu kontextualisieren.
Viele dieser Funktionen gibt es bereits seit einiger Zeit (man denke an „Intelligent Capture“-Lösungen), doch dank der Fortschritte bei KI und Low-Code-Technologie konnten führende Softwareanbieter IDP-Plattformen der nächsten Generation auf den Markt bringen.
So funktioniert eine IDP-Lösung der Enterprise-Klasse:
Schritt 1: Vorverarbeitung von Dokumenten
Dokumente werden in die Verarbeitungsplattform aufgenommen und für die Analyse vorbereitet. Sie werden zunächst mit OCR-Technologie gescannt und mit Erfassungstechniken wie Rauschunterdrückung und Entzerrung verarbeitet, um die Lesbarkeit und Qualität der Daten zu verbessern.
Schritt 2: Trennung von Dokumenten
Große Pakete mit mehreren Dokumenten werden zur weiteren Verarbeitung in Einzeldokumente aufgeteilt.
Schritt 3: Klassifizierung von Dokumenten
Anschließend wird das Dokument anhand von Inhalt, Format und Struktur klassifiziert. NLP-Algorithmen, die Daten auf menschenähnliche Weise betrachten, werden dann eingesetzt, um Texte kontextuell zu interpretieren und geschäftskritische Informationen zu erkennen.
Schritt 4: Datenextraktion
Die Software identifiziert und extrahiert dann die relevanten Daten wie Namen, Adressen und Nummern. ML verfeinert die Leistung der IDP-Software im Laufe der Zeit kontinuierlich und verbessert so die Genauigkeit und Effizienz des Extraktionsprozesses.
Schritt 5: Datenvalidierung
Alle Fehler in den extrahierten Daten werden zur Überprüfung markiert. Durch die Human-in-the-Loop-Validierung werden Diskrepanzen behoben und gleichzeitig die Vorhersagealgorithmen des Modells optimiert, um den Lernprozess zu beschleunigen. Die endgültige Ausgabe wird dann zur weiteren Analyse in Datenbanken oder andere nachgelagerte Workflows integriert.
Sind IDP und RPA dasselbe?
IDP wird häufig synonym mit Robotic Process Automation (RPA) verwendet, was jedoch falsch ist. Obwohl die Hauptfunktion beider Technologien in der Automatisierung von datenzentrierten Prozessen besteht, gibt es deutliche Unterschiede zwischen diesen beiden sich ergänzenden Technologien.
RPA ist eine programmgesteuerte Lösung zur Automatisierung sich wiederholender, vorhersehbarer Aufgaben, während IDP über native Intelligenz zur Bewältigung komplexerer, datenzentrierter Aufgaben verfügt. Zusammen erweitert IDP die RPA-Funktionen und bildet so eine wirklich umfassende End-to-End-Automatisierungslösung, die hochpräzise und effiziente Ergebnisse liefern kann.
Warum ist IDP so wichtig?
IDP digitalisiert nicht nur Dokumente, sondern ist auch ein wirkungsvoller Katalysator für die Modernisierung. Angesichts des zunehmenden Volumens und der zunehmenden Komplexität wichtiger Geschäftsinformationen ist die manuelle Dokumentenverarbeitung keine praktikable Option mehr. Sie führt zu kostspieligen Fehlern und Engpässen im Arbeitsablauf, die den Betrieb stören können.
Durch die Implementierung von IDP werden diese Herausforderungen umgangen und eine schnelle, genaue und kostengünstige Dokumentenverarbeitung ermöglicht.
Nehmen wir beispielsweise Rechnungen: IDP behebt die Ineffizienzen bei der manuellen Bearbeitung von Papierrechnungen, da wichtige Informationen wie Bestellnummern und Lieferantennamen extrahiert und in ein digitales Format konvertiert werden, was den Dateneingabeprozess beschleunigt.
Dieser automatisierte Workflow lässt sich nahtlos in die entsprechenden Buchhaltungssysteme integrieren und führt zu einem fehlerfreien und kosteneffizienten Rechnungsverarbeitungssystem mit verbesserten Dokumentenverwaltungsfunktionen.
Laut Bain and Company haben Führungskräfte festgestellt, dass Teammitglieder durch die Automatisierung ihrer Arbeitsabläufe höherwertige Arbeiten übernehmen können. Aus demselben Bericht geht hervor, dass die Flexibilität der Mitarbeitenden nach der Einführung um 45 % zunimmt, und dass es noch einige andere Vorteile für den Profit gibt.
Bis zu 20%
bei Kosteneinsparungen
34 %
Schnellere Prozesse
32%
Verbesserung der Servicequalität
Darüber hinaus fungiert IDP auch als Wettbewerbsvorteil, indem sie Rohdaten in wichtige Geschäftsinformationen umwandelt, die zu mehr Innovation und Wachstum anregen.
80 % der Befragten stellten fest, dass Prozessintelligenz bessere Geschäftsergebnisse erzielt, indem sie hochwertige Prozesse identifiziert.
– Deloitte, Automation with Intelligence, 2022
Mit diesen Stärken im Hinterkopf ist es leicht zu verstehen, warum viele Unternehmen beginnen, IDP bei ihren Bemühungen zur Prozessoptimierung Priorität einzuräumen – und warum auch Sie das tun sollten.
Was sind die Vorteile von IDP?
Moderne IDP-Lösungen sind für jedes Unternehmen mit dokumentenlastigen Prozessen ein entscheidender Vorteil (selbst im Vergleich zu älteren IDP-Angeboten). Es bringt konkrete Geschäftsvorteile wie zum Beispiel die Folgenden:
Bessere Effizienz und Genauigkeit
IDP minimiert die menschlichen Fehler, die häufig mit manueller Verarbeitung verbunden sind, indem es Daten zuverlässig mit hoher Genauigkeit erfasst. Die Automatisierung dokumentenbezogener Aufgaben strafft auch die Arbeitsabläufe und verkürzt die Geschäftszyklen, was die Effizienz im gesamten Unternehmen erhöht.
Zeit- und Kosteneinsparungen
Die Optimierung routinemäßiger Back-Office-Prozesse durch den Einsatz von KI-basierten Extraktionstechniken kann Unternehmen 30–40 % der Stunden und 20 % der Betriebskosten ersparen, die normalerweise für die Dokumentenverarbeitung aufgewendet werden.
Schnellere, leistungsstärkere Entscheidungsfindung
Nutzen Sie wertvolle datengestützte Erkenntnisse zur Unterstützung schneller, strategischer Geschäftsentscheidungen, die aufkommende Trends nutzen oder einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Verbesserte Mitarbeiterproduktivität
Da IDP Ihre Mitarbeitenden von manuellen Eingaben entlastet, können sie sich stattdessen auf höherwertige strategische Initiativen konzentrieren.
Verbesserter Kundenservice
IDP ermöglicht Ihrem Team, außergewöhnliche Kundenerlebnisse zu bieten, indem es die Reaktionszeiten auf Anfragen drastisch verkürzt. Die extrahierten Daten bieten auch einen personalisierten Ansatz, um auf individuelle Kundenbedürfnisse einzugehen.
Compliance und Risikomanagement
Die automatisierten Funktionen von IDP zur Dokumentenklassifizierung stärken die Compliance- und Datenverwaltungsmaßnahmen, indem sie sicherstellen, dass Aufzeichnungen gemäß den entsprechenden behördlichen Richtlinien verwaltet und aufbewahrt werden.
Datensicherheit
Schützen Sie vertrauliche Daten durch die Reduzierung des menschlichen Eingriffs und durch robuste integrierte Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und Zugriffskontrollen, die den globalen Datenschutz- und Sicherheitsstandards entsprechen.
Eine konfigurierbare, skalierbare Plattform
Der Funktionsumfang von IDP-Lösungen kann unterschiedlich sein, ideale Plattformen sind jedoch vielseitig (im Gegensatz zu festen, fest verdrahteten Pro-Code-Lösungen) und können an eine breite Palette von Branchenanwendungen angepasst werden. Die skalierbare Architektur ermöglicht auch wachsende Dokumentenmengen, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.
Nahtlose Integration
IDP ist für die nahtlose Integration mit vorhandenen Unternehmensanwendungen wie ERP- und CRM-Plattformen konzipiert und überbrückt Inhaltssilos, um eine effektive abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu unterstützen.
Lesen Sie mehr: Ihr Leitfaden zur intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP)
5 häufige Anwendungsfälle für IDP
Aufgrund der agilen und vielseitigen Natur bietet IDP eine branchenunabhängige Lösung zur Datenverarbeitung. Sehen Sie sich im Folgenden einige der gängigen Anwendungen an:
- Versicherung: Versicherungsunternehmen setzen IDP ein, um den Schadenzyklus zu automatisieren, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und den Risikoprüfungsprozess zu optimieren. Die kontinuierlich lernende KI der Software analysiert außerdem Datenmuster, um betrügerische Aktivitäten zu erkennen.
- Gesundheitswesen: IDP reduziert den Verwaltungsaufwand für Ärztinnen und Ärzte, indem es die Verarbeitung von Patientenakten, medizinischen Bildern und Laborergebnissen optimiert. IDP zieht auch wertvolle Erkenntnisse aus diesen Datenmengen, um eine einheitliche Sicht auf den Patienten zu ermöglichen und so bessere Ergebnisse zu erzielen.
- Finanzdienstleistungen: In stark regulierten Branchen wie dem kommerziellen Bankwesen extrahiert und validiert IDP Kundendaten für Kreditanträge, Kontoeröffnungen und KYC-Verifizierungen (Know Your Customer) genau.
- Kreditorenbuchhaltung: Die KI-gestützte Software von IDP beschleunigt die Rechnungsfreigabe und sorgt für pünktliche Zahlungen, sodass Ihr Team Rabatte bei vorzeitiger Zahlung in Anspruch nehmen kann. Die prädiktiven Analysefunktionen bieten auch eine Gesamtperspektive für ein optimiertes Cashflow-Management.
- Personalwesen: Die Fähigkeit von IDP, komplexe Texte und Syntax zu erkennen, macht es zur idealen Lösung für die inhaltsbezogenen Aufgaben der Personalabteilung, von der Personalbeschaffung bis zum Leistungsmanagement. Es vereinfacht diese Prozesse, indem es große Mengen an Dokumenten aufnimmt und diese automatisch extrahiert und für zukünftige Anwendungen speichert.
> Weiterlesen: 20 Anwendungsfälle für die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)
Auswahl der richtigen IDP-Software für Ihr Unternehmen
Angesichts der Vielzahl der auf dem Markt verfügbaren IDP-Angebote kann es schwierig sein, eines für Ihr Unternehmen auszuwählen. Es ist wichtig zu überlegen, wie IDP Ihre spezifischen Organisationsanforderungen erfüllen kann und ob es über die richtigen Funktionen verfügt, um diese zu unterstützen.
Hier sind einige Merkmale, auf die Sie bei der Bewertung von Optionen achten sollten:
Wie genau ist sie?
Die meisten IDP-Lösungen haben eine Genauigkeitsrate von 80 % bis zu 99 %. Fragen Sie den Anbieter, wie genau die KI-gestützte Engine der Lösung beim Extrahieren, Klassifizieren und Überprüfen komplexer Dokumenttypen, einschließlich strukturierter und unstrukturierter Formate, ist.
Liefert sie durchgehend?
Beurteilen Sie, wie zuverlässig die Lösung einen Dokumentenzustrom bewältigt und gleichzeitig eine qualitativ hochwertige Ausgabe gewährleistet.
Ist sie für Ihre Bedürfnisse skalierbar?
Achten Sie auf eine konfigurierbare Option, die es auch technisch nicht versierten Benutzern ermöglicht, die Funktionen der Plattform mit Low-Code- oder No-Code-Tools zu erweitern, um Ihren wachsenden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
Ist sie anwenderfreundlich?
Die Lösung sollte über eine intuitive, webbasierte Benutzeroberfläche verfügen, die einfach zu bedienen ist und sich nahtlos in bestehende Geschäftsanwendungen integrieren lässt.
Was sind ihre Datenverwaltungsrichtlinien?
Information Governance hat für viele Unternehmen einen hohen Stellenwert. Stellen Sie sicher, dass die Lösung über eine robuste Datenprotokollierung und strukturierte Richtlinien zur Dokumentaufbewahrung für Compliance- und Prüfzwecke verfügt.
Wie effektiv ist das Trainingsmodell?
IDP-Lösungen arbeiten mit einem integrierten Intelligenzmodell, das mit der Zeit lernen, sich verbessern und trainieren kann. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Umfang der KI-basierten Fähigkeiten und Grenzen kennen und wissen, wie effektiv sie menschliche Eingaben einbeziehen können.
Haben Sie Zugang zum technischen Support?
Der Anbieter sollte bei Bedarf auch Zugang zu umfassenden technischen Schulungen und Expertensupport bieten.
IDP ist entscheidend für die Modernisierung Ihres Arbeitsplatzes
Die Integration von IDP in den Geschäftsbetrieb ist nicht nur ein Schritt in Richtung Automatisierung; es ist ein Sprung in eine datenintelligentere Zukunft. Hyland IDP bietet integrierte Prozessautomatisierung, erweiterte KI-gesteuerte Datenextraktion und eine hoch skalierbare Low-Code-Architektur zur Beschleunigung der Plattformbereitstellung und -erweiterung.
In der heutigen datengesteuerten Landschaft revolutioniert IDP die Art und Weise, wie Daten mit beispielloser Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit verwaltet werden. Eine Investition in Hyland IDP ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens, die wertvolle Geschäftsergebnisse hervorbringt und größere Innovationen ermöglicht, beispielsweise die Etablierung neuer Anwendungsfälle für KI-gestützte Automatisierung.
Mit seinem ständig lernenden KI-Modell wird Hyland IDP mit der Zeit immer leistungsfähiger, präziser und schneller, was letztendlich Ihren Return on Investment verbessert. Wenn es Ihr Ziel ist, Ihr Unternehmen in eine intelligente digitale Organisation umzuwandeln, kann es sich lohnen, Hyland IDP als eine Möglichkeit in Betracht zu ziehen, Ihre wichtigsten Daten zum Leben zu erwecken.
