Wie Enterprise-Content-Management und Case-Management die Kreditvergabe unterstützen
Um den Service zu bieten, den Verbraucher erwarten, müssen Sie innovative Lösungen nutzen, die Ihnen die Tools bieten, die Sie benötigen, um schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Josh Bird
Account Executive at Kodak Alaris Information Management
Kontinuierliche technologische Innovationen – in den Bereichen Speicherung, Big-Data-Management, Webdienste, Dokumentendigitalisierung, Cloud-Computing und Mobilgeräte – bieten jetzt alle benötigten IT-Bausteine, die benötigt werden, um zentrale Datenverarbeitungssysteme mit digitalen Dokumenten und der Case-Management-Überwachung bei Hypothekenvergabe, Risikoprüfung, Abschluss, Onboarding und Wartung zu integrieren. Kreditgeber bewegen sich schnell in Richtung Automatisierung vieler daten- und dokumentgesteuerter Prozesse im Kreditvergabeprozess, aber nur wenige sind von der Antragsstellung bis hin zu den Serviceprozessen für das Daten- und Dokumentenmanagement vollständig digital.
Zu den größten Herausforderungen bei der vollständigen Digitalisierung eines Kreditbearbeitungssystems gehören:
- Große Anzahl von Datenelementen und Dokumenten, die von Entität zu Entität weitergegeben werden
- Papierdokumente, die sich asynchron mit digitalen, datengesteuerten Prozessen bewegen, die vom Kreditvergabesystem (Loan Origination System, LOS) oder Servicesystem verwaltet werden
- Arbeitsabläufe mit Dutzenden von nicht standardmäßigen Papierdokumenten, die zu unterschiedlichen Zeiten aus mehreren Quellen in den Prozess gelangen
Die halbautomatische Hypothekenkreditvergabe wird immer besser
Das obige Diagramm zeigt den gesamten Lebenszyklus eines Hypothekendarlehens: Eröffnung des Darlehenskontos, Kontobearbeitung, Finanzierung und Onboarding sowie Verwaltung des Darlehenskontos (Betreuung und Inkasso). Prozesse und Technologie werden in der Mitte verwaltet, ebenso wie die Interaktion zwischen Kundenaktivitäten und Kreditgeberaktivitäten.
Die meisten Hypothekengeber haben die oben dargestellten Prozesse teilweise automatisiert. Obwohl die Automatisierung von Kreditgeber zu Kreditgeber unterschiedlich ist, ist der Zeitpunkt der Anwendung ein beliebter Ausgangspunkt. Viele beginnen damit, erste Daten von Bewerbern online zu sammeln, was sich leicht automatisieren lässt.
In den letzten Jahren hat die Branche in vielen Bereichen Fortschritte bei der digitalen Transformation des Kreditsystems gemacht. Erstens werden Einverständniserklärungen mit elektronischer Signatur und die Erstoffenlegung von Hypothekendarlehen immer häufiger eingesetzt. Zweitens scannen manche Kreditgeber bei der Kreditbearbeitung einige oder alle Dokumente; andere scannen nur wenige oder gar keine davon, es sei denn, sie werden digital empfangen. Schließlich werden Verifizierungsdokumente von Kreditnehmern für Einkommen, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Identität zunehmend in Datenformaten empfangen, die keine manuelle Dateneingabe erfordern, oft aus vertrauenswürdigen Drittquellen.
Während dieser Prozesse werden Daten in das Kreditvergabesystem (Loan Origination System, LOS) hinein und aus diesem heraus verschoben, während Kreditbearbeiter und Risikoprüfer dazu neigen, Dokumente manuell zu verschieben, während LOS-Prozesse ausgeführt werden. Kreditgeber haben Schritte unternommen, um einen sicheren digitalen Zugriff auf den Status der Kreditbearbeitung und auf Dokumente wie die Bewertung und die Abschlussentwürfe zu ermöglichen. Persönliche digitale Kreditunterzeichnungen (Zweigstelle, Titelfirma oder Anwaltskanzlei), bei denen papierbasierte Unterschriften mit nasser Tinte überflüssig werden, kommen immer häufiger vor, obwohl die Menge der Unterschriften mit nasser Tinte auf Papierdokumenten vergleichsweise hoch bleibt.
Allerdings bleiben papierbasierte oder nicht maschinenlesbare Dokumente eine Hauptursache für Ineffizienz bei der Verarbeitung.
Erstens sind viele der für die Entscheidung über den Kreditantrag erforderlichen Daten in nachträgliche Dokumente eingebettet, die der Antragsteller zu einem späteren Zeitpunkt vorlegt. Zweitens liegen die meisten Dokumente in mehreren nicht standardmäßigen Formaten vor, stammen aus unterschiedlichen Quellen in unterschiedlichen Phasen des Prozesses und enthalten möglicherweise fehlende Daten oder Daten, die nicht mit den Daten im Kreditvergabesystem übereinstimmen. Drittens werden papierbasierte Dokumente häufig fotokopiert oder per E-Mail weitergegeben. Wenn sich jedoch der Inhalt der Dokumentdaten ändert, gibt es keinen Mechanismus, mit dem alle Mitarbeiter aktuelle Dokumentversionen erhalten können.
In dieser halbautomatisierten Umgebung ist die vollständige Digitalisierung von Dokumenten schwierig. Hier kann Enterprise-Content-Management (ECM) helfen. Die richtige Lösung bietet Kreditgebern Case-Managementfunktionen und die Integration zwischen dem LOS- und ECM-System und ermöglicht ihnen so die vollständige Digitalisierung.
Vollständig digitale Hypothekendarlehen
Das oben stehende, vollständig digitale Lebenszyklusdiagramm für Hypothekendarlehen fasst zusammen, wie dynamisches Case-Management den Arbeitsablauf für Kreditmitarbeiter verwalten kann, indem die datenorientierten Kunden-POS-, Backoffice-LOS- und Servicesysteme mit dem dokumentorientierten ECM integriert werden. In der Praxis integrieren sich zahlreiche Subsysteme in die Kernsysteme und das Case-Managementsystem, um eine durchgängige digitale Kreditvergabe zu ermöglichen.
Der digitale Abschlussprozess kann beispielsweise aus der Ferne, in einer Filiale oder an einem anderen Ort erfolgen. Einige Kreditgeber bieten bei der Kreditunterzeichnung mobile Notarfunktionen an, bei denen der Kreditnehmer während des Unterzeichnungsvorgangs identifiziert und authentifiziert werden muss.
In all diesen Fällen erstellen und verteilen diese Systeme digitale Dokumente sicher an alle Beteiligten. Nach der Unterzeichnung werden digitale Dokumente an ein ECM-System oder ein anderes digitales Dokumentenarchiv gesendet.
Die Integration von Kernsystemen mit dem Case-Management ist getrennten Kreditverarbeitungssystemen weit überlegen, bei denen der Kreditbearbeiter zwei Monitore verwendet, um Daten aus einem statischen Dokument in das LOS- oder Bearbeitungssystem einzugeben. Das Case-Management nutzt Anwendungsprogrammierschnittstellen (API) oder Webservices-Integration, BPM-Software (Business Process Management), konfigurierbare BRMS-Funktionen (Business Rules Management System), Analysen und Aufgabenentwurfsmodelle und ermöglicht es Kreditgebern, die Art und Weise zu verbessern, wie sie unstrukturierte Arbeit verwalten.
Die Hypothekarkreditvergabe ist ein dynamischer, unstrukturierter und wissensintensiver Prozess, der bei der Bearbeitung erhebliche Mengen an Daten und Dokumenten erfordert. Außerdem sind je nach Darlehensart, Immobilienstatus, Investor und anderen Faktoren unterschiedliche Dokumente erforderlich. Das Case-Management kann in dieser dynamischen Umgebung die richtige Mischung von Dokumenten automatisieren, die für jeden Kredit erforderlich sind, und dies im Einklang mit den Anbietern von LOS- und Hypothekendokumenten tun, die Kreditdokumentpakete auf Produkt-, Landes- und Investorenebene erstellen.
Nächste Schritte
Hypothekengeber benötigen einen Aktionsplan für die Konzeption und Umsetzung eines Kreditabschlusssystems, um den Post-Closing- und Service-Lebenszyklus der Hypothek um ein Workflow-gesteuertes digitales Dokumenten- und Datenmanagement zu erweitern. Bei der Bewertung, wie die Kreditaufnahme und -bearbeitung automatisiert werden kann, müssen Kreditgeber drei wichtige Maßnahmen berücksichtigen. Diese sind:
1. Ziele priorisieren
Bewerten und ordnen Sie Ihre strategischen Ziele für Ihr Serviceunternehmen. Bestimmen Sie, welche Serviceprozesse die besten Möglichkeiten für eine Neugestaltung bieten.
2. Systeme und Prozesse bewerten
Ermitteln Sie, wie Sie diese Prozesse am besten neu gestalten können. Bewerten Sie die Fähigkeiten, über die Sie heute verfügen, und finden Sie heraus, was Ihnen fehlt oder was Sie benötigen, um gezielte Serviceprozesse zu optimieren. Bewerten Sie außerdem, in welche Technologien Sie bereits investiert haben, die wiederverwendet oder erweitert werden können.
3. Planen
Identifizieren und klären Sie Ihre Erfolgskriterien und den Business Case ROI für Ihre ersten Projekte. Überlegen Sie auch, wie Sie einmal investieren können, um Ihre Investition für andere Serviceprozesse zu nutzen.
Um den Service zu bieten, den Verbraucher heute im digitalen Zeitalter erwarten, müssen Sie innovative Lösungen nutzen, die Ihnen die Tools bieten, die Sie benötigen, um schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Deshalb sind Enterprise-Content-Management und Case-Management so wichtig.