Asiatische Fluggesellschaft
Asiens größte Billigfluggesellschaft arbeitet mit Hyland zusammen, um Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit zu verbessern.
Die Herausforderung
Asiens größte Billigfluggesellschaft wollte ihre bestehenden Papierdokumente digitalisieren und den Mitarbeitern elektronisch zur Verfügung stellen, um die Arbeitsabläufe zu optimieren. Manuelle papierbasierte Prozesse sollten verringert und die Weitergabe von Dokumenten in acht Abteilungen in drei Ländern eingerichtet werden. Ziel war es, Prozesse zu rationalisieren, in andere Geschäftssysteme zu integrieren und eine schnelle Entscheidungsfindung für Führungskräfte zu ermöglichen.
Die Fluggesellschaft erhält beispielsweise täglich Hunderte von Papierrechnungen und benötigte daher ein System für ihre elektronische Erfassung und Speicherung sowie zur Integration in automatisierte Arbeitsabläufe für die bessere Verarbeitung. Ein zentrales Repository sollte es erleichtern, Dokumente wie Rechnungen abteilungsübergreifend zu teilen und zu verwalten, anstatt dazu E-Mails oder Papierakten zu verwenden.
Für dieses Projekt bewertete das IT-Team der Fluggesellschaft Dokumentenmanagementsysteme anhand ihrer wichtigsten Anforderungen, darunter:
- Möglichkeit zur Erstellung eines robusten Workflows zur Genehmigung von Dokumenten
- Aufbau auf einer offenen, auf Standards basierenden Architektur zur mühelosen Integration in bestehende Systeme
- Integration mit vorhandener Kofax-Software zur Dokumentenerfassung
- Schaffung eines zentralen, sicheren Repositorys, das in mehreren Ländern genutzt werden kann
Mit der Alfresco-Plattform sind die Geschäftsprozesse unseres Kunden effizienter und seine Mitarbeiter können Geschäftsentscheidungen schneller treffen, wodurch er sich in den letzten drei Jahren als beste Billigfluggesellschaft Asiens behauptet hat.
– Anshul Sharma, Tech Mahindra
Die Lösung
Nach Sondierung verschiedener Lösungen entschied sich der Kunde für die Alfresco-Plattform von Hyland. Diese Plattform war die skalierbarste und kostengünstigste Lösung und ließ sich mühelos an die Bedürfnisse der Fluggesellschaft anpassen. Das Unternehmen war von Anfang an von der Benutzerfreundlichkeit der Alfresco-Plattform beeindruckt, mit der die Mitarbeiter von ihrer bestehenden Windows-Umgebung aus eine Verbindung zum Dokumenten-Repository herstellen konnten. Mit der Alfresco-Plattform mussten die Benutzer keine neuen Veröffentlichungsverfahren erlernen, was den Umstieg erleichterte.
Zur Implementierung wandte sich der Kunde an den globalen Partner von Alfresco Tech Mahindra, um das System einzurichten und es zur Erfassung und Aufnahme von Inhalten in Kofax zu integrieren. Die Implementierung, Anpassung und Integration erfolgte über 18 Monate in mehreren Phasen. Das System musste so konfiguriert und angepasst werden, dass es Single Sign-On für die Niederlassungen in mehreren Ländern unterstützte. Für die verschiedenen Länder wurde ein zentrales Repository erstellt, das einen sicheren Dokumentenzugriff nach Berechtigungsstufen gewährleistet.
Sobald das neue System eingeführt war, erstellte Tech Mahindra Arbeitsabläufe für die Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten. Es wurde eine individuelle Benutzeroberfläche mit dem Firmenlogo erstellt, auf der die Mitarbeiter einsehen können, welche Dokumente überprüft oder genehmigt werden müssen.
Mithilfe der Berichtsfunktionen kann die Geschäftsleitung außerdem sehen, welche Dokumente sich in Prüfung befinden oder wo es möglicherweise Ineffizienzen gibt.
Die Alfresco-Plattform lässt sich in zahlreiche Bestandssysteme auf Abteilungsebene integrieren, beispielsweise in das Finanzmanagementsystem des Unternehmens, um Geschäftsprozesse einschließlich der Rechnungsverwaltung zu optimieren. Diese Integration bietet eine einzige Benutzeroberfläche für mehrere Systeme und erleichtert den Abteilungen das Suchen, Abrufen und Speichern von Ergebnissen in allen Systemen. Für jede Abteilung wurden zusätzliche individuelle Arbeitsabläufe auf Basis ihrer spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen entwickelt.
Der Unterschied
- Der Kunde verfügt nun über eine funktionsreiche Content-Plattform zur Automatisierung seiner Dokumentenabläufe in mehreren Ländern.
- Die automatisierte Rechnungsverarbeitung wird mit der Dokumentenerfassung von Kofax und den Workflows der Alfresco-Plattform zum Kinderspiel.
- Über 700 aktive Benutzer können nun Dokumente sicher teilen und darauf zugreifen, was die Entscheidungsfindung verbessert.
- Das aktuelle Repository der Alfresco-Plattform umfasst über 50 GB an Daten (der Kunde erfasst und digitalisiert täglich zwischen 80 und 100 Papierdokumente mithilfe der integrierten Kofax/Alfresco-Plattformlösung).
Ergebnisse
- Sichere gemeinsame Nutzung und Arbeit an Dokumenten über acht Abteilungen in drei Ländern
- Automatisierter Content-orientierter Workflow für kritische Geschäftsprozesse und geringerer Papierbedarf
- Sofortige Benutzerakzeptanz und bessere Zusammenarbeit im Team
- Bereitstellung einer zentralen und sicheren Speicherung von Inhalten
Ausblick
Der Kunde plant, seinen Einsatz zu erweitern und erwägt die Implementierung eines Wissensmanagementsystems auf der Alfresco-Plattform.