STRATO AG
Orchestrierte Prozesse und hohe Benutzerfreundlichkeit mit OnBase von Hyland
Die STRATO AG ist einer der weltweit größten Internetdienstanbieter und gehört zur Unternehmensgruppe United Internet. Das Unternehmen verwaltet mehr als zwei Millionen Kundenverträge und rund vier Millionen gehostete Domains. Der Technologiespezialist mit Sitz in Berlin verfügt über zwei hochsichere Rechenzentren mit über 70.000 Servern, die seit 2008 komplett CO²-neutral betrieben werden. Als eines der ersten Unternehmen der Hostingbranche ist STRATO seit 2021 zudem vollständig klimaneutral.
Die Herausforderung
Als naturgemäß sehr IT-affines Unternehmen verfolgt die STRATO AG einen klaren Digitalisierungskurs, der vor allem zwei Schwerpunkte setzt: moderne Prozesse für hohe Kundenzufriedenheit und große Benutzerfreundlichkeit. Diese Ziele ließen sich mit der bestehenden Content-Management-Lösung jedoch nicht mehr optimal verwirklichen: Die Bestandssoftware war mit der Zeit zu schwerfällig geworden, erforderliche Anpassungen waren mit einem nicht mehr vertretbaren Zeitaufwand verbunden und die Usability war nicht mehr zeitgemäß.
Die Lösung
Die STRATO AG setzt auf OnBase, die Content-Services-Plattform von Hyland für das Management von Inhalten, Prozessen und Transaktionen. OnBase führt wichtige Unternehmensinhalte des Internetproviders an einem sicheren Ort zusammen und stellt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern relevante Informationen jederzeit nach Bedarf zur Verfügung.
Sowohl das interne Bestellsystem als auch die Vertragsverwaltung und das Rechnungsfreigabesystem laufen nun über OnBase, was eine deutliche Optimierung auch hinsichtlich der Usability darstellt.
— Claudia Behrens, Leiterin Einkauf STRATO AG
Komplexe Prozesse einfach in OnBase gebündelt
Nach der Implementierung durch den Hyland-Partner INNODOX Technologies und der Migration von 150 Millionen Dateien aus dem bestehenden System, „ermöglicht OnBase ein perfektes Zusammenspiel mehrerer Lösungen aus einer Hand. Die Plattform orchestriert viele Prozesse zu einem schlüssigen Gesamtbild und wird von der STRATO AG in zahlreichen Bereichen eingesetzt“, erklärt Sebastian Fiedler von INNODOX Technologies.
So laufen sowohl die Prozesse des internen Bestellsystems als auch der Vertragsverwaltung und des Rechnungsfreigabesystems komfortabel über OnBase. Sie werden nun deutlich reibungsloser und weniger fehleranfällig abgewickelt als zuvor. „Die Usability ist moderner und es ist deutlich einfacher, neue Prozesse aufzusetzen. Denn diese müssen nicht mehr programmiert, sondern lediglich nach Bedarf konfiguriert werden“, so Claudia Behrens, Leiterin des Einkaufs bei STRATO, und ergänzt: „Darüber hinaus sind Prozesse reproduzierbar und somit einfach nachzuvollziehen. Das hat auch die Wartbarkeit und Erweiterbarkeit der Software vereinfacht.“
Darüber hinaus spart die STRATO AG mittels OnBase Kosten und schont ihr Softwarebudget, genauer: Das Unternehmen benötigt weniger ERP-Lizenzen im Bereich der Wareneingangsbuchungen. Das funktioniert so: Eine Robotik wählt sich als Einheitsnutzer ins ERP-System ein und vollzieht dort Wareneingänge. So braucht nicht jeder einzelne ERP-Nutzer eine eigene Client-Lizenz.
Benutzerfreundlichkeit deutlich verbessert
Die Integration mehrerer Systeme unter der OnBase-„Motorhaube“ hatte neben dem geringen Programmieraufwand vor allem zum Ziel, es den Nutzerinnen und Nutzern bei der Bearbeitung unterschiedlicher Vorgänge so einfach wie möglich zu machen. So kann das Berliner Unternehmen etwa für Wirtschaftsprüfer alle in OnBase gebündelten Prozesse lückenlos dokumentieren, was hinsichtlich Compliance ein weiteres Plus ist.
Ein zusätzlicher betriebswirtschaftlicher Vorteil der neuen Lösung sind die konfigurierbaren Reports, die OnBase beispielsweise für den Einkauf bereitstellt. „Wir sehen genau, wie viel Volumen wir mit welchem Handelspartner erwirtschaftet haben und können so gut informiert in Vertragsverhandlungen gehen“, sagt Claudia Behrens.
„In Summe konnten wir mit OnBase zahlreiche klassische Prozesse digitalisieren“, resümiert Bastian Schubert, Leiter der internen IT der STRATO AG. „Dadurch, dass die Abläufe so reibungslos laufen, ist auch die interne Akzeptanz des neuen Systems sehr hoch. Das hat auch mit der modernen Benutzerführung zu tun“, ergänzt Claudia Behrens.
Aufgrund des großen Erfolgs des Projektes sowohl auf Anwender- als auch auf Unternehmensseite, plant die STRATO AG das System in absehbarer Zeit zu erweitern. So arbeitet das Unternehmen gemeinsam mit INNODOX Technologies daran, künftig auch die Reise- und Spesenkostenabrechnung mit den entsprechenden Workflows und Freigaben über OnBase abzubilden. Zudem ist geplant, weitere Prozesse mittels RPA zu digitalisieren.
In Summe konnten wir mit OnBase zahlreiche klassische Prozesse digitalisieren.
— Bastian Schubert, Leiter interne IT STRATO AG
Der Unterschied
OnBase von Hyland stellt Unternehmen ein breites Angebot von Content-Anwendungen auf einer einzigen Plattform bereit und ermöglicht es, leicht weitere Kerngeschäftssysteme anzubinden. Das schafft einen Mehrwert für Geschäftseinheiten und IT-Abteilungen. Zudem lassen sich die Content-Applikationen mit geringem Programmieraufwand durch Konfiguration erstellen, was Kosten, Entwicklungszeiten und abteilungsgebundene Informationssilos reduziert. Die Automatisierung von Hintergrundprozessen spart darüber hinaus Lizenzen und verbessert die Nutzerfreundlichkeit, weil Anwenderinnen und Anwender die vertraute OnBase-Nutzeroberfläche nicht verlassen müssen.