Stadtwerke München GmbH: das größte Stadtwerk Europas

Die Herausforderung

Die Stadtwerke München GmbH (SWM) sind das größte Stadtwerk Europas und zählen zu den bedeutendsten kommunalen Energie- und Serviceanbieter Deutschlands. Die SWM versorgen die Stadt München mit Strom, Erdgas, Fernwärme und Fernkälte sowie mit frischem Quellwasser aus den Bayerischen Voralpen. Das Unternehmen verwaltet auch die entsprechenden Energie- und Wasserversorgungsnetze und kümmert sich um die Verteilung und den Vertrieb. Außerdem betreibt es 18 Hallen- und Freibäder. Die Mobilitätstochter MVG betreibt U-Bahn-, Bus-, Straßenbahn- und Fahrradverleihdienste. Gleichzeitig legen die Stadtwerke München mit dem Ausbau von Glasfaser und weiteren Kommunikationsnetzen den Grundstein für das vernetzte, einladende München von morgen.

Eine nahezu unbegrenzte Vielfalt an Prozessen stellt große Herausforderungen dar

Der immense Diversifikationsgrad bringt für die SWM eine hohe Prozesstiefe mit sich. Deshalb gleicht auch im Enterprise-Content-Management (ECM) kein Prozess dem anderen, wie Dieter Hauer, Technical Product Owner für DMS bei den SWM, erklärt: „Zwischen der herkömmlichen Leitungswasserversorgung einer Eigentumswohnung und der stark regulierten Wasserversorgung eines Krankenhauses liegen, was die dokumentgebundenen Prozesse angeht, Welten. Das bedeutet, dass Prozesse „von der Stange“ nicht hilfreich sind. Stattdessen brauchen wir große Spielräume für Anpassungen und umfassende Möglichkeiten zur Individualisierung – und zwar bereits auf der Ebene der Verwaltungsbeamten.“

Die Lösung

Alfresco Content Services hat sich zum Hauptsystem für technische Dokumentation der Stadtwerke München entwickelt und bietet offene, flexible und hoch skalierbare ECM-Funktionen sowie alle Vorteile einer modernen Content-Services-Plattform. Durch die nahtlose Integration in die alltäglichen Geschäftsanwendungen der SWM-Anwender stellt die Lösung sicher, dass Inhalte aller Art immer und überall verfügbar sind: Mitarbeitende können auf Dokumente, Verträge, Zeichnungen, Inspektionen, Genehmigungen, Rechnungen und Vereinbarungen zugreifen – einschließlich beispielsweise der vollständigen technischen Dokumentation eines neuen Netzanschlusses. Gleichzeitig werden in Konstruktionsdateien eingebettete Kostenberechnungen für jeden Geschäftsbereich separat gespeichert. Dadurch wird der Diversifikationsgrad weiter erhöht, welcher sich mit der Lösung problemlos abbilden lässt.

Darüber hinaus bietet Alfresco leistungsstarke Suchfunktionen. Diese sind zu einem der meistgenutzten Features geworden, weil sie den Stadtwerken München ermöglichen, langwierige Prozesse über den gesamten Lebenszyklus von Gebäuden zu verfolgen. Daher ist das Unternehmen derzeit dabei, von Add-ons von Drittanbietern auf die eigenen Funktionen der Plattform umzusteigen. 

Dieser schnelle und strukturierte Zugriff auf gespeicherte Dokumente auch über längere Zeiträume hinweg hat zunehmend an Bedeutung gewonnen, da sich die Rahmenbedingungen bestimmter Prozesse und Aufgaben im Laufe der Jahre immer wieder geändert haben. Zudem benötigen die SWM eine strikte Versionskontrolle, um sicherzustellen, dass beispielsweise jede Bauakte auch nach Jahren noch gültig ist – trotz zahlreicher Suchen und Anpassungen.

Nahtlose Integration mit SAP und anderen Lösungen

Da die Organisationsstruktur der SWM mehrere Geschäftsbereiche umfasst, ist die Softwarelandschaft des Unternehmens sehr vielfältig. In den kaufmännischen Abteilungen werden beispielsweise häufig Dokumente über SharePoint-Dienste ausgetauscht. Dabei „spielt Alfresco seine Stärken im kontinuierlichen Zusammenspiel mit unseren weiteren Lösungen aus – insbesondere mit den Systemen, die wir für die Technische Dokumentation nutzen“, sagt Wolfgang Kress, Leiter Integration und Services, Enterprise Solutions bei der SWM IT.

Konkret können die Münchner Stadtwerke auf drei verschiedene Umgebungen für dokumentenbasierte Prozesse zurückgreifen: SharePoint für Office-Dokumente, ein weiteres Tool für Prüfprotokolle und andere SAP-bezogene Dokumente sowie Alfresco für Prozesse mit ständigen Änderungen und Anpassungen. „Und das Zusammenspiel all dieser Programme und Anwendungsverfahren über Alfresco ist wirklich vorbildlich“, ergänzt Wolfgang Kress.

Ein Hauptgrund dafür sind die SWM-Mitarbeiter, die sehr technikaffin sind und sich gerne in die Entwicklungs-, Programmier- und Optimierungsprozesse einbringen. „Das Open-Source-Konzept von Alfresco kommt uns dabei sehr zugute, da wir bei Bedarf individuelle Anpassungen ohne großen Aufwand vornehmen können“, berichtet Dieter Hauer.

Von den rund 10.000 SWM-Mitarbeitenden nutzen etwa 4.000 die Alfresco-Lösung. Trotz der hohen Anzahl von Benutzern funktioniert die Lösung immer reibungslos. Wolfgang Kress erklärt: „In den letzten Jahren haben wir keine Beschwerden über die Systemleistung oder die Bedienbarkeit unserer Frontend-Tools erhalten. Alle unsere Benutzer verwenden Alfresco ohne Probleme.“

Viele der Standardanwendungen der SWM verfügen über ein eigenes Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem. „Für unsere Anwendungen reicht das oft nicht aus, weshalb wir hierfür auch Alfresco einsetzen“, erklärt Technikexperte Dieter Hauer. Mittlerweile sind etwa 10 Anwendungen an die Hyland-Lösung angebunden. 

Vollkommen zufrieden mit Alfresco

Alfresco wird bei SWM seit mehr als 10 Jahren intensiv eingesetzt und wird auch weiterhin eine wichtige Rolle für die Stadtwerke München spielen. Das neueste aktuelle Thema ist Data-Mining, da das Management des Unternehmens die Erkennung und Bearbeitung von Metadaten vorantreiben will. Gleichzeitig arbeitet das Team an digitalen Zwillingen und Datenoptimierung, Bereichen, in denen „ECM eine wichtige Rolle spielt“, so Dieter Hauer.

Das Fazit der SWM zu Alfresco fällt rundum positiv aus: „Die native Stabilität der Plattform, die leistungsstarken Tools und die einfache Bedienbarkeit sowie der enge Kontakt zum Anbieter sind die Hauptgründe dafür, dass wir mit Alfresco rundum zufrieden sind“, erklärt Dieter Hauer. „Wir sind in der Lage, andere Lösungen über Standard-APIs zu integrieren. „Außerdem schätzen wir die Möglichkeit, eigene Frontends und Module mit Standardmethoden und -protokollen zu entwickeln, sowie die enormen Freiheitsgrade, die das Open-Source-System Alfresco bietet“, ergänzt Wolfgang Kress.

Der Unterschied

Die Alfresco-Plattform von Hyland basiert auf einem Open-Source-Kern mit offenen Standards und APIs, was eine einfache Integration ermöglicht und eine individuelle Anpassung an die Geschäftsanforderungen gewährleistet. Die offene, modulare Architektur sowie REST-APIs und SDKs ermöglichen eine flexible Erweiterung der Alfresco-Plattform, um Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Darüber hinaus bietet das Alfresco Development Framework eine breite Palette an hochgradig konfigurierbaren, wiederverwendbaren Komponenten, mit denen moderne, responsive Anwendungen für Browser und mobile Geräte entwickelt werden können. Darüber hinaus bietet Hyland sofort einsatzbereite Unterstützung für führende Anwendungen wie Microsoft Office, Office 365, Google Docs, Salesforce und mehr.