Spanisches Justizministerium
Das spanische Justizministerium und insbesondere der horizontale Produktbereich sah sich mit der Notwendigkeit konfrontiert, seine Dokumentenprozesse zu modernisieren und zu digitalisieren.
Die Herausforderung
Das spanische Justizministerium und insbesondere der horizontale Produktbereich standen vor der Notwendigkeit, seine Dokumentenprozesse zu modernisieren und zu digitalisieren. Angesichts einer großen Zahl interner und externer Anwendungen und Benutzer benötigte das Justizministerium eine robuste Lösung für die effiziente und sichere Verwaltung, Speicherung und den Zugriff auf Dokumente.
Die Lösung
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich das Justizministerium im Jahr 2011 für die Alfresco Plattform von Hyland als Dokumentenmanagementsystem.
Die Generaldirektion für digitale Transformation ist für die Planung und Verwaltung der digitalen Transformation im Justizsektor zuständig. Die Implementierung von Alfresco ermöglichte es dem Ministerium, Dokumentenservices sowohl für interne Anwendungen als auch für Endbenutzer über dedizierte Clouds bereitzustellen.
Erbrachte Leistungen
Die Alfresco-Plattform von Hyland für Dokumentenmanagement bietet zwei Hauptdienste:
- Dienste für Anwendungen: fungiert als Dokument-Repository für alle Abteilungsanwendungen und erleichtert die Integration und das Inhaltsmanagement.
- Endbenutzerdienste: bietet Speicherung und Zugriff auf Dokumente für verschiedene Gerichtsebenen, vom Obersten Gerichtshof bis zu den Amtsgerichten.
Der Unterschied
Alfresco hat dem Justizministerium erhebliche Vorteile gebracht, darunter die Vereinfachung und Universalisierung des Zugangs durch die Vereinfachung von Umgebungen und die Standardisierung des Dokumentenmanagements. Darüber hinaus wurden die Sicherheit und die Revisionsfunktionen verbessert, die für das Ministerium von grundlegender Bedeutung sind. Darüber hinaus gelang es, das große Dokumenten- und tägliche Transaktionsvolumen (durchschnittlich 109.000 Dateien und 300.000 Transaktionen pro Tag) effizient zu verarbeiten und zu optimieren.
Für Support und Wartung steht ein Team von sechs qualifizierten Technikern zur Verfügung, und der erstklassige Support von Alfresco gewährleistet einen effizienten Wartungsdienst. Außerdem verfügen sie über eine globale Verwaltungskonsole, ein zentrales Tool für die Verwaltung, Prüfung und statistische Analyse, das die Entscheidungsfindung und Skalierbarkeit der Plattform verbessert.
Zur Erleichterung des Zugangs und der Dokumentenverwaltung wurden maßgeschneiderte Benutzeroberflächen eingerichtet. Die Integration mit Systemen wie Identitätsmanagement und elektronischen Signaturen wurde ebenfalls bereitgestellt, um die Arbeitsabläufe zu optimieren.
Auswirkungen und Zukunft
Alfresco hat nicht nur die interne Verwaltung rationalisiert, sondern auch die Interaktion mit Bürgerinnen und Bürgern und anderen Justizbehörden verbessert. Mit einer Vision für die Zukunft entwickelt und verbessert das Ministerium seine digitalen Dienste kontinuierlich weiter und sorgt so für eine effizientere und zugänglichere Justiz für alle.