Siemens
Globales Powerhouse stärkt seine Leistungsfähigkeit mit intelligenter Erfassung.
Die Herausforderung
Aufgrund der steigenden Anzahl von Eingangsrechnungen hatte es sich Siemens zum Ziel gesetzt, die Kreditorenbuchhaltung zu verbessern. Es überrascht kaum, dass sich das Unternehmen dazu der Technologie bediente.
Durch eine Investition in SAP und Datenerfassungslösungen verzeichnete Siemens anfänglich Erfolge. Die Effizienzzuwächse blieben jedoch hinter den Erwartungen zurück. Darüber hinaus ergab sich eine fragmentierte Technologielandschaft mit mehreren SAP-Instanzen für unterschiedliche Abteilungen und mit verschiedenen Produkten für die optische Zeichenerkennung (OCR).
„Wir hatten fast 10 verschiedene OCR-Lösungen für die Verarbeitung von Rechnungen in unterschiedlichen Abteilungen“, erklärte Nikolas Barth, Leiter für Strategie, Financial Shared Services, bei Siemens. „Dies führte zu einer starken Fragmentierung und mangelnden Standardisierung. Wir waren auf der Suche nach einem harmonisierten Prozess für eingehende Rechnungen von allen Anbietern.“
Zu diesem Zeitpunkt entschied sich Siemens für die intelligente Erfassungslösung Brainware von Hyland.
Die Lösung
2013 implementierte Siemens Brainware, um die Rechnungsbearbeitung zu verbessern. Da im Shared Services Center in Deutschland Millionen von Rechnungen eingingen, war dies kein leichtes Unterfangen. Die OCR-Lösungen, in die man zuvor investiert hatte, konnten zwar bestimmte Felder mit relativ hoher Genauigkeit extrahieren, aber es gab immer noch zu viele menschliche Berührungspunkte.
Dank der direkten Integration einer fortgeschrittenen Intelligenz in den zugrunde liegenden Engines war Brainware den früheren Investitionen weit voraus.
„Es war das von uns benötigte fehlende Bindeglied, denn die Technologie war wirklich in der Lage, Dokumente so wie ein Mensch zu lesen“, erklärte Karin Springer, Prozessmanagerin für eingehende Rechnungen.
Siemens wollte nicht nur mehrere OCR-Lösungen konsolidieren, sondern sie waren an einer Lösung interessiert, die mit seinen zahlreichen Instanzen von SAP integriert werden konnte. Innerhalb von neun Wochen nach Beginn des Projekts war Brainware for Invoices in den SAP-Systemen des Unternehmens einsatzbereit. Das Produkt bot automatische Rechnungsklassifizierung, Datenextraktion aus Kopfzeilen- und Einzelpostenfeldern sowie die Verknüpfung von Bestellpositionen anhand von Informationen in SAP und die nahtlose Weiterleitung zur Genehmigung.
Die Intelligenz liegt in Brainware, denn alles, was Sie über einen bestimmten Prozess wissen müssen, ist im System integriert.
– Nikolas Barth, Head of Strategy, Financial Shared Services, Siemens
Der Unterschied
Steigende Zahlen führen zu steigenden Gewinnen
Seit seiner Einführung bei Siemens hat Brainware mit dem Wachstum im Unternehmen Schritt gehalten, und seine Leistungsfähigkeit hat sich für das Unternehmen als unbezahlbar erwiesen. Bei Brainware gehen jetzt 3,5 Millionen Rechnungen von Anbietern aus aller Welt ein, und die Fähigkeit des Produkts, neue Rechnungen schnell zu erlernen und genau zu erfassen, einschließlich Rechnungen in mehr als 20 verschiedenen Sprachen, war zur Aufrechterhaltung und Steigerung der Prozesseffizienz von entscheidender Bedeutung.
Durch Nutzung der integrierten Intelligenz konnte das Unternehmen Verarbeitungsregeln hinzufügen und entwickeln, mit denen die Software aus jeder Rechnung mehr als 50 Datenfelder extrahieren kann.
„Wir haben 51 Datenfelder und mehr als 90 Prozent dieser Felder werden ohne manuelles Eingreifen extrahiert“, erklärte Ninja Kobor, verantwortlich für OCR- und Verifizierungssoftware bei Siemens auf globaler Ebene. „Ich denke, damit stellt Brainware seine Leistung wirklich unter Beweis.“
Außerdem wurde die Prozessautomatisierung bei gemeinsam genutzten Diensten verbessert. Barth stellte einen durchschnittlichen Automatisierungszuwachs von 30 % fest – in einigen Fällen erreichten sie jedoch bis zu 80 %.
Diese Steigerung der Automatisierung ist hauptsächlich auf die Integration zwischen Brainware und SAP zurückzuführen. Da jede Abteilung bei Siemens individuelle Instanzen des ERP-Systems besitzt, wurde Brainware erfolgreich mit mehr als 50 Instanzen von SAP integriert. Dies stellt nicht nur die Automatisierung der Datenextraktion sicher, sondern auch die Validierung von Daten und deren Lieferung an die erforderlichen Systeme.
„Die Integration ist tatsächlich ein Schlüsselelement im Vergleich zur Anbieterlösung, die wir ursprünglich implementiert hatten“, so Carlos Vieira Caldeira, Services-Manager für Brainware bei Siemens. „Wir besitzen einen wichtigen Vorteil, wenn Sie es aus einer End-to-End-Perspektive betrachten.“
Optimierung der Prozesse in gemeinsam genutzten Diensten
Infolge der Implementierung von Brainware steigerte das Rechnungsbearbeitungsteam nicht nur die Effizienz, sondern gewann Einblicke in seine Prozesse. Durch die Nutzung des Visibility-Tools, das im Lieferumfang von Brainware enthalten ist, sieht das Team jetzt Dashboards und erstellt Berichte, um die Prozessabläufe besser zu verstehen und festzustellen, wo sich spezifische Rechnungen im Prozess befinden.
„Die Intelligenz liegt in Brainware, denn alles, was Sie über einen bestimmten Prozess wissen müssen, ist im System integriert“, erklärte Nikolas Barth.
AP ist nun in der Lage, alles zentral und effizient zu verarbeiten, und das Team, das für die Verwaltung der Lösungen verantwortlich ist, die die Finanzverarbeitung unterstützen, konnte ebenfalls als gemeinsame Ressourcen fungieren. Da weniger Technologie zu verwalten ist, obliegen alle technischen Fortbildungs- und Managementaufgaben in Bezug auf Brainware einem einzigen Team von Experten. So können sie noch besser auf die geschäftlichen Anforderungen reagieren.
Globale Erweiterung über verschiedene Dokumente und Prozesse hinweg
Dank des anfänglichen Erfolgs hatte Siemens bereits damit begonnen, mithilfe von Brainware ähnliche Lösungen in den globalen Geschäftsstellen einzusetzen, wobei neue Dokumente und Prozesse dazukamen. Da Integrationen für SAP-Instanzen bereits implementiert sind, ist es jetzt einfacher denn je, Lösungen für neue Prozesse in diesen Systemen bereitzustellen.
In der Kreditorenbuchhaltung hat das Team damit begonnen, seine Rechnungsbearbeitungslösung auf dezentral gelegene Geschäftsstellen und Prozesse in Osteuropa auszuweiten. Darüber hinaus gibt es Pläne für eine Expansion in den Südwesten Europas sowie in die Betriebe in den Vereinigten Staaten.
„Ursprünglich war geplant, dieses Produkt nicht global einzuführen, sondern die fragmentierte Lösung im deutschen Markt zu ersetzen und auf den restlichen Märkten externe Anbieter zu verwenden, die die optische Zeichenerkennung und Verifizierung auslagern“, führte Nikolas Barth aus. „Dann beschlossen wir, es wegen der ausgezeichneten Ergebnisse in Deutschland global zu implementieren. Oftmals werden diese Entscheidungen von unseren internen Kunden beeinflusst, die nach einer guten Erfahrung bei dem Einsatz in der Unternehmenszentrale danach verlangen.“
OCR ist zwar häufig nur mit einfacher Datenextraktion verbunden, für Siemens hingegen hat sich Brainware als intelligente Plattform erwiesen. Es lernt und erfasst Daten aus komplexen Dokumenten, validiert und integriert sie mit anderen Systemen. Gleichzeitig erhält der Anwender Einblicke in Prozesse, die vorher einfach nicht verfügbar waren.
Darüber hinaus hat sich Hyland als perfekter Partner erwiesen, der dabei Hilfestellung und Unterstützung bietet. „Von unserem Vertriebs- und Kundenmanagementkontakt bis hin zu unserem technischen Kontakt – jeder bei Hyland ist kompetent und bietet zusätzliche Einblicke“, erklärte Nikolas Barth.