Servier
Servier bewältigt komplexe geschäftliche Herausforderungen und erzielt schnell Effizienzgewinne durch die Implementierung von OnBase.
Die Herausforderung
Servier Laboratories ist ein 1954 in Frankreich gegründeter internationaler Pharmakonzern, der von einer gemeinnützigen Organisation geführt wird und sich dem therapeutischen Fortschritt zur Erfüllung der Bedürfnisse der Patienten verschrieben hat. Das Unternehmen ist derzeit in über 150 Ländern, darunter Spanien, vertreten und beschäftigt mehr als 20.000 Mitarbeitende. Die Philosophie des Unternehmens stellt den Patienten in den Mittelpunkt – und seine Bedürfnisse haben höchste Priorität.
Im Pharmasektor ist die Beziehung zu den Ärzten – Spitzname RELEM – von größter Bedeutung. Trotz seines Akronyms richtet es sich an ein breiteres Publikum: Handels- und Werbeteams, Marketing, externe Dienstleister, Buchhaltungs- und Finanzteams, Rechts- und Ärzteteams.
Allein im letzten Jahr waren mehr als 7.500 Ärztinnen und Ärzte Teil des Servier-Netzwerks. Bei so vielen Beteiligten ist eine große Menge an Dokumenten zu verwalten, sowohl digital als auch in Papierform.
Anders als bei anderen Unternehmen hatte bei Servier Spain die anfängliche Umgestaltung bereits begonnen, die Prozesse waren jedoch langwierig. Die fehlende Rückverfolgbarkeit stellte ein weiteres großes Hindernis dar, da nicht bekannt war, wo sich die einzelnen Dokumente in ihrem Lebenszyklus befanden. Kurz gesagt, der Mangel an Sichtbarkeit führte zu einem Mangel an Sicherheit.
Erschwerend kam hinzu, dass ERP und CRM nicht miteinander kommunizierten. Jedes Mal, wenn eine Inkonsistenz auftrat, musste sie manuell überprüft werden, was den Zeitverlust noch weiter erhöhte.Das Unternehmen benötigte ein Tool, das in der Lage war, die benötigten Informationen aus dem CRM zu extrahieren und fehlende Informationen selbstständig beim Benutzer anzufordern. Kurz gesagt, Servier benötigte ein offenes, erweiterbares und benutzerfreundliches Tool mit der Fähigkeit zu:
- Sehen Sie, wo sich jedes Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt befand.
- Führen Sie die Nutzenden
- Unterstützen Sie verschiedene Abteilungen
- Beschleunigen Sie die Entwicklungszyklen
Die Lösung
Die Unternehmensphilosophie von Servier spielte bei der Wahl der Hyland-Plattform eine wichtige Rolle. Der multinationale Konzern verwendet das Slim-Modell, ein Ausdruck, der mit dem Satz „Wagen Sie Innovationen (Dare to innovate)“ zusammengefasst werden kann. Es ist ein Modell, das Mitarbeitende dazu ermutigt, neue Ideen zur Verbesserung ihrer täglichen Arbeit einzubringen. Dank dieser Unternehmenskultur fand Sonia López – Financial Solution Specialist bei Servier – OnBase.In ihren eigenen Worten: „Es war Liebe auf den ersten Blick“.
Die spanische Tochtergesellschaft von Servier arbeitete mit einem CRM (Veeva) und einem ERP (JD Edwards – Oracle).OnBase wurde zum Gehirn aller Abläufe und stellte eine radikale Veränderung im Dokumentenmanagement von Servier dar.Seine Funktion bestand darin, Informationen aus dem CRM zu extrahieren, um automatisch Dokumente zu generieren und Anweisungen zur Erledigung von Aufgaben korrekt zu verteilen.Darüber hinaus wurde eine spezifische Entwicklung für Rechnungen umgesetzt.Vereinfacht ausgedrückt: Wenn ein Beleg in das ERP-System eingeht, wird er automatisch und autonom in den entsprechenden „Einträgen“ verbucht.All das ermöglicht eine bessere Budgetkontrolle und sorgt zugleich für Transparenz – ein wesentlicher Faktor im Pharmasektor.
Der Prozess begann im September 2021 und wurde im Februar 2022 abgeschlossen. Insgesamt wurden durch die Implementierung von OnBase die folgenden Ziele erreicht:
- Die Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Beteiligten.
- Verbesserung der Transparenz des Dokumentationsprozesses
- Eine sichtbare und nützliche Budgetkontrolle.
- Die Sicherstellung von FMW
Nachdem bestätigt war, dass OnBase der ideale Reisebegleiter ist, wollte das Servier-Team weitere Verbesserungen vornehmen. Gemeinsam mit Hyland entwickelten sie ein Projekt auf Grundlage der bekannten Agile-Methodik mit den folgenden Zielen: Zeitersparnis, Steigerung von Flexibilität und Genauigkeit, Implementierung der digitalen Signatur, Rationalisierung der Budgetverwaltung, Visualisierung eines sofortigen Dashboards und Verfolgung von RELEM-Status.
Der Unterschied
OnBase hat die Erwartungen mehr als erfüllt. Die ausgezeichneten Ergebnisse, die erzielt wurden, können von Servier-Mitarbeitenden bestätigt werden, die die zahlreichen Vorteile der Plattform hervorheben:
Vom Dokumentenmanager zum Prozessmanager
Die Flexibilität von OnBase ermöglicht es, für jede geschäftliche Herausforderung eine Lösung zu finden.Im Fall von Servier gelang es, einen Dokumentenmanager in einen Prozessmanager umzuwandeln.Das war der eigentliche Schlüssel zu einem robusten ROI.
Digitale Transformation
Die Einführung von OnBase hat die meisten manuellen Prozesse eliminiert, Fehler reduziert unddie Effizienz gesteigert.
User-friendliness
OnBase ist alles andere als ein „feindliches“ Tool, es besticht durch seine einfache Bedienung und extreme Anpassungsfähigkeit. Dank dieses Tools haben sich Probleme schnell in Lösungen verwandelt.