Scania

Der Kunde

Als einer der weltweit führenden Hersteller von Lkw und Bussen sowie Industrie- und Schiffsmotoren ist Scania in mehr als 100 Ländern tätig und beschäftigt weltweit rund 41.000 Mitarbeiter.

Während die Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten in Schweden konzentriert sind, finden die Produktionstätigkeiten des Unternehmens hauptsächlich in Europa und Südamerika statt. Ein Netzwerk regionaler Produktzentren übernimmt Montage, Karosseriearbeiten und Ausstattung für die lokale Anpassung von Fahrzeugen.

Lokale Beschaffungsbüros in Polen, der Tschechischen Republik, den USA und China ergänzen die zentrale Einkaufsabteilung des Unternehmens in Schweden. Darüber hinaus arbeiten rund 20.000 Menschen in der unabhängigen Vertriebs- und Serviceorganisation von Scania.

Die Herausforderung

Die Identität von Scania wird durch seine Kunden, Produkte und die Menschen im Unternehmen geprägt; Ihre Werte und Arbeitsmethoden umfassen drei Grundwerte: „Der Kunde steht an erster Stelle“, „Respekt vor dem Einzelnen“ und „Qualität“. Diese bilden den Grundpfeiler für die Kultur, Führung und den Geschäftserfolg von Scania.

Dass Kolleginnen und Kollegen Informationen und Wissen finden und austauschen können, ist für den aktuellen und zukünftigen Erfolg von Scania von zentraler Bedeutung. Scania ist davon überzeugt, dass alle seine Mitarbeiter Wissensarbeiter sind, und setzt sich für den Aufbau einer Lernorganisation ein, in der Menschen Informationen und Verständnis austauschen können, um ihre berufliche Zufriedenheit zu maximieren und nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu schaffen.

Niclas Lillman, Manager für Core Collaboration Services bei Scania mit Zuständigkeit für ein Portfolio von Dienstleistungen, die die Wissensarbeiter von Scania im Arbeitsalltag unterstützen, erläutert die ECM-Mission des Unternehmens.

„Wir möchten, dass die Wissensarbeiter von Scania in aller Welt sich vernetzen, zusammenarbeiten und Wissen austauschen können, indem sie eine Technologieplattform nutzen, die den Dokumentenaustausch unterstützt und jeden möglichen Benutzer in die Wissenswertschöpfungskette einbeziehen kann – einschließlich unserer externen Lieferanten, Vertriebspartner und Händler.“

Bei einer früheren Implementierung eines Dateifreigabesystems war es nicht gelungen, die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit zu bieten, die Scania für die Verwirklichung seiner Vision zum Teilen und Zusammenarbeiten „ohne Einschränkungen“ benötigte. Um das Risiko zu beseitigen, dass Benutzer auf unsichere, verbraucherorientierte Freigabedienste zurückgreifen, begab man sich auf die Suche nach einer wirklich erstklassigen Kollaborationslösung.

Die Lösung

Lillman skizziert die wichtigsten Anforderungen für Scanias neue Technologieplattform für Enterprise-Content-Management (ECM). „Basierend auf offenen Standards musste es ein realistisches Lizenzmodell und einen großen Funktionsumfang bieten und vor allem benutzerfreundlich sein“, erklärt er. „Neben der eindrucksvollen Erweiterungsfähigkeit wollten wir die ECM-Plattform in eine Reihe von Umgebungen integrieren können, darunter beliebte Office-Suites sowie unser Extra- und Intranet.“

Nach einer umfassenden Bewertung verschiedener Konkurrenzlösungen wurde die Alfresco-Plattform von Hyland als ECM-System ausgewählt, da sie die offenen Standards bot, die Scania für den Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens und darüber hinaus benötigte.

„Viele Lizenzmodelle der Konkurrenzlösungen waren äußerst unflexibel und kostspielig. Darüber hinaus hätte sich die Bereitstellung für externe Benutzer oder Kunden aus technischer Sicht als schwierig, wenn nicht gar unmöglich erwiesen. Darum war dies unvereinbar mit unserer langfristigen Vision des Wissensaustauschs.“

In weniger als vier Wochen hatte Scania die Alfresco-Plattform erfolgreich für 5.000 Benutzer implementiert und für seine Wissensarbeiter 20.000 Dokumente aus einer Altlösung migriert. „Die Alfresco-Plattform war sofort einsatzbereit“, bestätigt Lillman. „Dank der Flexibilität der Plattform konnten wir in kürzester Zeit den unternehmensweiten Informationsaustausch über einen zentralen Dienst ermöglichen, den die Benutzer nach Belieben nutzen können.“

Ursprünglich wurde die Alfresco-Plattform bestimmten Zielgruppen innerhalb des Scania-Betriebs zur Verfügung gestellt. Es steht jedem frei, eine Website zum Wissensaustausch zu erstellen und mit anderen zusammenzuarbeiten. Heute unterstützt die Plattform funktions- und organisationsübergreifende Projekte, Foren und andere Aktivitäten zum Austausch von Wissen und Best-Practices. Die Websiteinhaber entscheiden, ob ihre Website für alle offen und zugänglich ist oder ob sich Mitglieder bewerben oder eingeladen werden müssen.

Der Unterschied

• Ein organischer Wissensaustausch innerhalb und außerhalb der Organisation ist nun möglich – Vertriebspartner und Händler können sich über das Extranet des Unternehmens austauschen und zusammenarbeiten. Es ist geplant, den Zugriff auch auf andere Zielgruppen auszuweiten.
• Bis zu 40.000 interne Benutzer werden dank der Alfresco-Plattform bald von der verbesserten Zusammenarbeit am Arbeitsplatz und dem Wissensaustausch profitieren, wodurch die Möglichkeiten einer wirklich leistungsfähigen digitalen Belegschaft zusätzlich erweitert werden.
• Mitarbeiter und Partner, die zuvor keine Verbindung hatten, können nun Best Practices austauschen, in funktions- und organisationsübergreifenden Foren und sozialen Netzwerken zusammenarbeiten und von einer dynamischen Umgebung für den Informationsaustausch profitieren.

Heute gibt die Alfresco-Plattform 5.000 Wissensarbeitern in allen Bereichen von Scania die Möglichkeit, sich schnell und effizient zu vernetzen und Tausende von Dokumentinformationen auszutauschen.

Derzeit ist geplant, diese Fähigkeit zur Zusammenarbeit auf alle Mitarbeiter innerhalb der Scania-Gruppe auszudehnen und so eine stärkere funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen allen Mitarbeitern und auch externen Parteien zu ermöglichen.

„Unsere Rolle besteht darin, als Vermittler zu fungieren und einen zentralen Service bereitzustellen, den Benutzer so nutzen können, wie es ihren eigenen Anforderungen am besten entspricht“, fährt Lillman fort. „Die Alfresco-Plattform fungiert ganz einfach als Informationsspeicher und Kollaborationstool, das im Hintergrund arbeitet. Die Benutzer setzen dabei ihre eigene Kreativität ein, um Modelle für den Wissensaustausch zu erstellen, die ihren Bedarf am effizientesten decken.“

Bei der Bewertung der Amortisation der Implementierung der Alfresco-Plattform bei Scania sieht Lillman die Vorteile im strategischen Wert: „Unsere langfristige Unternehmensvision der verstärkten Zusammenarbeit ist einen großen Schritt vorangekommen – das ist einfach unbezahlbar.“