Stadtverwaltung Rotterdam
Digitale Zusammenarbeit für die Bearbeitung von Dateien bei der Stadtverwaltung von Rotterdam
Die digitale Zusammenarbeit an einzelnen Dateien ist heute relevanter denn je zuvor. Aber ist dies in einer Organisation umzusetzen, in der täglich so viele Dokumente erstellt und genutzt werden? Wie behält man den Überblick und die Kontrolle? Die Stadtverwaltung von Rotterdam suchte nach Antworten auf genau diese Fragen.
Vier wichtige Aspekte zur Erreichung der Ziele
Die digitale Zusammenarbeit wird immer mehr zur Norm, weshalb die Stadtverwaltung von Rotterdam nach einer Lösung suchte, mit der die gemeinsame Bearbeitung von Dateien auf digitaler Ebene unterstützt werden sollte. Dabei standen insbesondere die Rückverfolgbarkeit, Vollständigkeit, Sicherheit und Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften im Vordergrund. Ziel war es, ein gruppenweites Dokumentenmanagementsystem zu installieren, das die vorstehenden Ziele beispielsweise über Berechtigungen, Prüfprotokolle, Archivmanagement, benutzerfreundliche Oberflächen und Prozessautomatisierung sicherstellen sollte.
Eine weitere wichtige Säule der digitalen Zusammenarbeit ist die Automatisierung von Prozessen mit Verwaltungsaktdateien. Über einen allgemeinen Integrationsladevorgang wird zudem eine Verknüpfung zu anderen Anwendungen und Diensten, wie z. B. der digitalen Signierung und der Dokumentenerstellung, bereitgestellt.
Von der Zusammenarbeit und Archivierung bis zur Benutzererfahrung
Bei der Suche nach einer Lösung stand im Vordergrund, den Benutzern einen optimalen Support zu bieten, um die digitale Bearbeitung von Dateien zu fördern und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Stadtverwaltung die Kontrolle über Informationen nicht verliert. Mit einem benutzerzentrierten Ansatz haben wir die Benutzer in alle Phasen des Prozesses einbezogen. Über Studien zur Benutzererfahrung und die Verwendung eines Designsystems haben wir eine einheitliche, zugängliche und benutzerfreundliche Lösung für die Zielgruppe geschaffen.
Natürlich haben wir auch an die Managementseite gedacht. Da von Anfang an eine Archivierung erzwungen wird, kann auch die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften bezüglich der Speicherung und Vernichtung von Informationen ab dem Zeitpunkt der Erstellung einer neuen Datei sichergestellt werden. Beispielsweise wird im Voraus festgelegt, wie Dateien am Ende der Laufzeit ordnungsgemäß archiviert werden sollen, was äußerst praktisch ist. Dadurch kann die Kontrolle über die Informationen in einer nachhaltigen und zukunftsorientierten Lösung enorm gesteigert werden.
Die Stadtverwaltung von Rotterdam ist nun zudem in puncto Technologie perfekt für die Zukunft aufgestellt. Mit der modernen Cloud-nativen Plattform von Alfresco hat die Stadtverwaltung eine Lösung erworben, die in den kommenden Jahren ausgebaut werden kann. Durch die Anwendung einer Microservice-Architektur haben wir eine skalierbare und zukunftssichere Lösung umgesetzt. Darüber hinaus ist Alfresco ein System auf Open-Source-Basis und mit offenen Standards.
„DIVA übernimmt die Archivierung für das Digitalisierungsprogramm der Stadtverwaltung Rotterdam.“
– Bart Ballaux
Digitalisierung und Rotterdam-basierte Zusammenarbeit für zufriedene Mitarbeiter
Die neue Plattform stellt sicher, dass Mitarbeiter leicht die Informationen erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Mit der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen wurde ihre Arbeit nicht nur beschleunigt, sondern Ihnen auch ein besserer Einblick ermöglicht. Da Gesetze und Vorschriften zur Aufbewahrung und Vernichtung von Daten von Anfang an berücksichtigt werden, kann die Kontrolle über Informationen enorm gesteigert werden. Die Stadtverwaltung von Rotterdam ist nun in der Lage, die folgenden vier Schwerpunkte zu erreichen: Vollständigkeit, Rückverfolgbarkeit, Sicherheit und Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Und was vielleicht am wichtigsten ist: Die Benutzer sind glücklich und zufrieden mit dieser neuen Lösung!
Partnerschaft
Der Schlüssel zum Erfolg war von Anfang an die Zusammenarbeit zwischen der Stadtverwaltung von Rotterdam und Incentro. Im Rahmen dieser erfolgreichen Partnerschaft haben beide Parteien alles daran gesetzt, gemeinsam etwas zu bewirken. Mit einer neuen Art des agilen Arbeitens bei der Stadtverwaltung von Rotterdam haben wir die Lösung in einem iterativen Prozess entwickelt. Als Spezialisten für die Alfresco-Plattform haben unsere Incentronauten ihr Möglichstes getan, um die Stadtverwaltung herauszufordern und eine großartige Lösung zu entwickeln. Der wichtigste Aspekt in diesem Prozess sind die Einbeziehung der Endbenutzer und der Fokus auf die Benutzererfahrung. So kann das Feedback der Benutzer kontinuierlich in die nächste Iteration einbezogen werden.
„Früher war es eher ein Zwang, Systeme zu nutzen. Jetzt wollen Mitarbeiter jedoch diese Lösung wirklich nutzen, da sie ihnen dabei hilft, ihre Arbeit besser zu erledigen.“
– Maarten van Veelen