Oxford University Press

Der Kunde

Oxford University Press (OUP) ist der größte Universitätsverlag der Welt und veröffentlicht in mehr als 40 Sprachen. Als Abteilung der renommierten University of Oxford fördert er das Ziel der Universität, exzellente Arbeit in Forschung, Wissenschaft und Bildung zu leisten.

OUP hat ein vielfältiges Verlagsprogramm, das in den unterschiedlichsten gedruckten und digitalen Formaten für ein breites Publikum veröffentlicht wird – von der Vorschule bis zur Sekundarstufe, von Studenten bis zu Wissenschaftlern, von Dozenten bis zu Forschern, von Einzelpersonen bis zu Institutionen. Das Ziel der Organisation ist es, Content für Nutzer verfügbar zu machen, ganz gleich, welches Format sie vorziehen – als Teil ihres übergeordneten Ziels, so breit und effektiv wie möglich Bildung zu fördern und Wissen zu vermitteln.

Die Herausforderung

Als Teil seiner Bemühungen, durch digitalen Content neue Zielgruppen zu erreichen, suchte OUP nach einer global verteilten Plattform für Digital-Asset-Management (DAM), mit der seine beträchtliche Bibliothek digitaler Assets optimiert und die Zusammenarbeit in der gesamten Organisation verbessert werden könnte.

Bei über 6.000 Mitarbeitern und Millionen von Assets, die verwaltet werden müssen, benötigte OUP eine DAM-Lösung, die robust, skalierbar und weltweit zugänglich ist.

OUP gliedert sich in Abteilungen, jede mit eigenem Wissen, eigenen Inhalten und eigenen digitalen Assets. Als Hauptziele des DAM wurden definiert: Steigerung von Kooperation und Kommunikation in allen Geschäftsbereichen, Minimierung von manuellen Verwaltungsaufgaben, Kosten und Aufwand sowie eine optimierte Nutzung der Assets.

Insbesondere gab OUP als Erfordernisse an:

• Einfaches/effektives Erstellen, Wiederverwenden und Bereitstellen von Assets
• Schnelles Reagieren auf Marktbedürfnisse und das Übertreffen von Erwartungen
• Steigerung des digitalen Outputs

Die Lösung

Nach einer formalen Bewertung von zwölf Unternehmen wurde die Alfresco-Plattform von Hyland  als Fundament für ein globales DAM-System ausgewählt, das den Anforderungen von OUP gerecht wird.

Die entwickelte DAM-Lösung ermöglicht es Redakteuren, Verlegern, Designern und Content Workers, den gesamten redaktionellen Zyklus zu steuern – von Grundkonzept und Definition über frühe Recherchen bis zur Beauftragung und Erstellung von Büchern und interaktiven elektronischen Produkten. Das beschleunigt die Entwicklung und Auslieferung der Produkte – so wird die Arbeit effizienter und wirtschaftlicher. Außerdem lässt sich einfacher sicherstellen, dass alle Vorgaben erfüllt und Qualitätsprüfungen sowie rechtliche Klärungen durchgeführt werden.

Das System umfasst verschiedene Ebenen von Sicherheit und Zugriffsberechtigungen, so dass interne Projektmanager zugangsbeschränkten Content mit externen, weltweit verteilt arbeitenden Freelancern teilen können, ohne die gesamte Asset-Bibliothek freizugeben. Diese zentrale Steuerung ermöglicht es dem Verlag, eine bessere Regulierung der Assets beizubehalten sowie einen hochqualifizierten Überblick darüber zu geben, wer wann worauf zugreifen kann.

Bei den vorhandenen Systemen von OUP waren Assets in unterschiedlichen Content-Silos enthalten, was es für die Abteilungen schwierig und zeitaufwendig machte, sich über Projekte zu verständigen oder gemeinsam an ihnen zu arbeiten. Die neue DAM-Lösung ordnet jeder Abteilung eine Alfresco-Site zu, und alle befinden sich auf einer gemeinsamen, integrierten Plattform.

Die Alfresco-Plattform verfügt über leistungsstarke Such- und Abruffunktionen, die die Auffindbarkeit von Assets erheblich verbessern, indem sie es Benutzern ermöglichen, standortübergreifend, innerhalb von Standorten, innerhalb von Projekten, innerhalb von Ordnern usw. zu suchen.

Die erweiterten Suchoptionen innerhalb der Lösung umfassen:

• Festlegung des Suchbereichs: an meinem aktuellen Standort; auf einer bestimmten Seite; innerhalb des gesamten DAM
• Erweiterte Suche, unter anderem nach verschiedenen Einheiten und Asset-Typen
• Facettierte Suche
• Ähnlichkeitssuche (Fuzzy-Suche), Umkreissuche, Logikverküpfungen (und/oder/kein)
• Globale Verbundsuche
• Metadatensuche
• Folksonomien und Taxonomien

Die erweiterte Suchfunktion des DAM ermöglicht auch eine Vielzahl von personalisierten Ansichten (einfach, detailliert, Raster, Galerie, Vorschau, endloses Scrollen). Damit bietet sie eine individuelle Benutzererfahrung und hilft den Anwendern, zur richtigen Zeit das Benötigte zu finden.

Das neue, integrierte, globale DAM ist auf einer offenen, flexiblen und zukunftssicheren Architektur aufgebaut und nutzt das Open-Source-ECM von Alfresco als redaktionelle Plattform und Contentspeicher – integriert in MarkLogic als flexible, skalierbare NoSQL-Datenbank, Dell DX als Object Storage-Plattform und Solr für eine leistungsfähige Suche und Recherche. Die DAM-Lösung lässt sich in das vorhandene Desktop Publishing-System von OUP integriert und stellt damit eine durchgehende Content-Lösung dar, mit der die Nutzer ihre vertraute Arbeitsweise bei einem Minimum an Änderungen beibehalten können.

Der Unterschied

Zusätzlich zu seinen Druckanforderungen generiert OUP eine beträchtliche und schnell wachsende Menge an digitalen Medien. Das Alfresco DAM wird in diesen Bereichen zu erheblichen Qualitäts- und Prozessverbesserungen führen. Als einheitliche Informationsquelle bietet die Plattform eine zentrale Drehscheibe für alle Suchfunktionen und redaktionellen Anforderungen in der gesamten Organisation. Im Lauf ihrer Weiterentwicklung berücksichtigt sie unmittelbare und zukünftige Bedürfnisse gleichermaßen.

Die neue Plattform ermöglicht es OUP, all seine digitalen Assets sicher zu speichern und auf sie zuzugreifen – in einer Weise, die sie leicht kontrollierbar und auffindbar macht, sodass die Wiederverwendung und Weiterverwertung von Content vereinfacht wird. Das ermöglicht es OUP, den Wert seiner Assets zu steigern und Zielgruppen schneller und effizienter zu erreichen. Aus organisatorischer Sicht wurden Kommunikation und Kooperation abteilungsübergreifend verbessert, was ein höheres Niveau an Zusammenarbeit und Wissensaustausch ermöglicht. Optimierte Arbeitsabläufe und Freigabeprozesse ermöglichen es, effizienter und wirtschaftlicher zu arbeiten sowie Genauigkeit und die Einhaltung der Produktspezifikationen zu sichern.