Mintel
Globale Marktforschungsagentur ersetzt mehr als zehn separate Content-Management-Systeme durch ein einziges: die Alfresco-Plattform von Hyland.
Die Herausforderung
Mintel wurde 1972 gegründet und hat seinen Hauptsitz in London. Mit mehr als 1.200 Mitarbeitern in seinen weltweiten Niederlassungen ist es die weltweit führende Marktforschungsagentur. Mintel nutzt Daten, Erkenntnisse und multidisziplinäres Fachwissen, um seinen Kunden ein besseres Verständnis der Verbraucherbedürfnisse und Markttrends zu vermitteln. Das Inhaltsvolumen des Unternehmens ist enorm und es deutet nichts darauf hin, dass sich dieser Trend umkehren wird.
Die Verwaltung dieser Inhalte war eine ständige Herausforderung. 2014 nutzte Mintel mehr als 10 eigenständige, veraltete Content-Management-Systeme, die über 20 Jahre entwickelt worden waren – was selbst kleinste Aufgaben schwierig machte.
„Wir hatten ähnliche Inhalte an verschiedenen Orten. Alles war voneinander getrennt. „Es war fast unmöglich, auf dem alten System die richtige Version von irgendetwas zu finden“, sagte Ana Gouveia, leitende Softwareentwicklerin.
Also schmiedete Mintel einen Plan: Ein einziges Content-Management-System (CMS) für alles zu nutzen.
Wir hatten ähnliche Inhalte an verschiedenen Orten. Alles war voneinander getrennt. Es war fast unmöglich, auf dem alten System die richtige Version von irgendeinem Dokument zu finden.
– Ana Gouveia, leitende Softwareentwicklerin, Mintel Group Ltd.
Die Lösung
Mintel setzte auf die Alfresco-Plattform von Hyland, um die Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung aller Mintel-Inhalte von einem Ort aus zu steuern.
Um die Funktionsfähigkeit der Plattform zu testen, beschloss Mintel, seine digitale Transformation mit Berichten in Langform zu beginnen, die detaillierte Verbraucher- und Marktdaten enthielten. Traditionell dauerte die Veröffentlichung solcher Berichte drei bis vier Monate und erforderte 17 Arbeitsabläufe und mehr als 150 Benutzeraufgaben. Darüber hinaus galten strenge Prozessregeln und Berechtigungen, um die Sicherheit der Verbraucherdaten zu gewährleisten. Mintel begann mit der Sammlung von Erkenntnissen, um die Arbeitsweise von Mitarbeitern, die an der Veröffentlichung von Inhalten beteiligt waren, besser nachzuvollziehen. Anschließend implementierte Mintel Arbeitsabläufe und testete sie innerhalb einer Fokusgruppe, damit Führungskräfte feststellen konnten, wo im Prozess Verzögerungen und Fehler auftraten.
Mit diesen Erkenntnissen baute Mintel Content-Management-Funktionen auf Alfresco Share auf. Die eingebettete Workflow-Engine der Plattform gibt allen Führungskräften auf einen Blick umfassende Informationen zu jedem Bericht – einschließlich des Fortschrittsberichts, der nächsten Schritte und des Prüfpfads der Aktivitäten.
Nach Abschluss des Projekts für Langform-Inhalte beschloss Mintel, sich auch um seine Kurzform-Inhalte zu kümmern. Das Unternehmen entschied sich für eine Web-First-Strategie zur Content-Erstellung, weil es „wollte, dass Analysten ihre Inhalte so verfassen können, wie sie den Kunden angezeigt werden. Sie sollten dennoch alle Funktionen nutzen können, die wir für Berichte entwickelt haben und von Alfresco bereitgestellt werden, wie z. B. die Versionsverwaltung, Arbeitsabläufe und Berechtigungen“, so Gouveia.
Innerhalb eines Jahres erstellte das Team den Mintel Editor, eine Bibliothek für Alfresco Share, die eine HTML-Bearbeitung mit diesen Funktionen ermöglicht. Mit dem Rollout konnte Mintel seine bestehenden Content-Management-Systeme ausrangieren. Als nächstes plant Mintel, die Konsolidierung seiner Inhalte in der Mintel Editor-Bibliothek abzuschließen, damit alle Altsysteme ausgemustert werden können.
Beeindruckend ist, dass Mintel die Alfresco-Plattformlösung mit einem fünfköpfigen Team implementieren und alle Vorteile ausschöpfen konnte. Neben Gouveia waren drei Softwareentwickler und ein leitender Produktmanager beteiligt. Dies spricht für die unkomplizierte Anwendung, Bereitstellung und Konfigurierbarkeit der Alfresco-Plattform.
Der Unterschied
Schnellere Markteinführung
Durch eine einzige effiziente Content-Services-Lösung konnte Mintel die Markteinführungszeit sowie die Veröffentlichungszyklusdauer verkürzen. Dank der Alfresco-Plattform, so Gouveia, „liefern wir neue Produkte auf ganz einfache Weise.“
Die Agilität von Alfresco zeigte sich besonders während der COVID-19-Pandemie. Gouveia meint, dass die Plattform „eine reibungslose Umstellung auf die Pandemie ermöglichte“, weil „sich sämtliche Inhalte und Forschungsergebnisse an einem Ort befanden“, der leicht zugänglich war.
„Es war einfach, auch asynchron zusammenzuarbeiten und dennoch Inhalte rechtzeitig und in der gleichen Qualität bereitzustellen, die unsere Kunden gewohnt sind“, sagte sie.
Größere Markenkonsistenz
Auch nahm die Markenkonsistenz im gesamten Unternehmen zu. „Der Inhalt sieht auf jedem Gerät gut aus. Alles ist stimmig. „Wenn Sie etwas von Mintel sehen, hat es ein einheitliches Erscheinungsbild“, so Gouveia.
Transparente Leistungsdaten
Darüber hinaus verfügt Mintel jetzt über Nutzungsmetriken, mit denen es seine Teams und Inhalte bewerten kann. Diese datengesteuerten Erkenntnisse unterstützen die Entscheidungen der Geschäftsleitung, um betriebliche Verbesserungen zu fördern und einen sofortigen Einblick in Produktivität und Trends zu ermöglichen.
Kosteneinsparungen durch optimierte Abläufe
Am meisten profitierte Mintel vermutlich von der Tatsache, dass mehr als zehn Systeme durch eine einheitliche Content-Management-Lösung ersetzt wurden. Das Unternehmen hat dadurch erhebliche Betriebs- und Wartungskosten eingespart.
„Sämtliche Inhalte befinden sich am selben Ort. Man kann sie wiederverwenden, weil sich alles im selben System befindet“, sagte Gouveia.