L'Oréal
L’Oréal nutzt die Nuxeo-Plattform von Hyland, um 6.000 globale Nutzende zu befähigen, ihr vielfältiges Markenportfolio, das 7 Millionen Dokumente umfasst, zu verwalten und Wert daraus zu schöpfen.
Die Herausforderung
Um in einem wettbewerbsintensiven Markt die Nase vorn zu behalten, investiert L‘Oréal massiv in Innovationen und beschäftigt 4.000 Wissenschaftler, 5.500 technische und digitale Fachleute sowie ein F&I-Budget von einer Milliarde US-Dollar. 1998 initiierte das Unternehmen das Projekt Milor, um eine nachhaltige digitale Dokumentendatenbank für Forschung und Innovation zu schaffen, die sich zunächst auf die Reduzierung des Papierverbrauchs und die Verbesserung der Dokumentenverwaltung konzentrierte.
In den letzten Jahren erkannte L‘Oréal, dass diese veralteten Systeme ein Hindernis für das Unternehmen darstellten: Es gab Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit der vorhandenen Dokumentbasis, insbesondere bei der Suche nach Dokumenten aufgrund komplexer Klassifizierungen und Unterordner. Sie mussten den Arbeitnehmern eine verbesserte Benutzererfahrung bieten, die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung gewährleisten und die Kontrolle der Datenqualität verbessern.
Die Lösung
L‘Oréal untersuchte den Markt für Content-Services-Plattformen und entschied sich aufgrund der benutzerfreundlichen Oberfläche, der Cloud-nativen Architektur, der Skalierbarkeit, der Low-Code-Funktionen, der Integrationsfähigkeit in das Informationssystem von L‘Oréal und des API-Managements für die Nuxeo-Plattform von Hyland.
Die Implementierung umfasste Milor+, ein Projekt zur Dokumententransformation, bei dem der Schwerpunkt auf metadatenbasierter Klassifizierung anstelle komplexer Ordnerstrukturen lag, sowie die Nutzung von Nuxeos Dokumentenmanagement-Plattform und eines intelligenten Moduls, das in Zusammenarbeit mit dem Professional Services Team von Hyland entwickelt wurde. Die Hauptziele waren die Kategorisierung für die Verwaltung von Zugriffsrechten, die Vertraulichkeit, die Aufbewahrung von Dokumenten und die Identifizierung personenbezogener Daten.
Der Unterschied
Milor+ managt derzeit über 7 Millionen Dokumente mit 6.000 Nutzenden weltweit und bietet Support für 1.500 Mitarbeitende in den Bereichen Forschung und Betrieb auf der ganzen Welt. Das Projekt ist rund um die Uhr in Betrieb. Pro Monat werden 70.000 Dokumente importiert (10.000 manuell, 60.000 automatisch) und es werden täglich 90.000 Konsultationen durchgeführt. Milor+ managt verschiedene Dokumenttypen, darunter Rohmaterialdateien, Zertifizierungen, Bewertungen, Kommunikationsdateien und Anzeigen, wobei die Fähigkeit zur Verwaltung weiterer Dokumenttypen kontinuierlich erweitert wird.
Der Blick in die Zukunft
L'Oréal plant ein Upgrade auf die Version LTS 2023 von Nuxeo und die Integration elektronischer Signaturen über DocuSign. Zukünftige Initiativen umfassen die Erforschung generativer KI-Funktionen zur Gewinnung von Werten aus unstrukturierten Daten in der Dokumentendatenbank.