Indiana State University
Renommierte Universität nutzt Hyland Automate für modernisierte Formularsammlungen, betriebliche Effizienz und Studentenerfahrungen.
Die Herausforderung
Die Indiana State University (ISU) war häufig auf den Support von Drittanbietern angewiesen, um ihre Verpflichtung zur Modernisierung der Campusbetriebe zu erfüllen und ihre Studierenden und Mitarbeiter besser zu betreuen. Dieser Ansatz verursachte jedoch mehr Verzögerungen als Effizienzsteigerungen. Die Universität benötigte aktualisierte Sicherheitsmaßnahmen und Funktionen, was zu häufigeren Hotfixes und Upgrades führte, die für die Benutzer zeitaufwändig und problematisch waren. Die Daten der Studierenden zur finanziellen Unterstützung – die über eine Legacy-Formularlösung eingegeben und von den Eltern oder Erziehungsberechtigten der Schüler validiert wurden – existierten als statische Dokumente, was ihre Verwendbarkeit über die Erfassung hinaus einschränkte.
Die Universität benötigte eine skalierbare Lösung, die sich einfach implementieren und in die bestehenden Systeme integrieren ließ, um reibungslose End-to-End-Workflows zu automatisieren und zu erleichtern.
Unser vorheriges System hat uns ausgebremst. Die statische Natur der Formulare und die Integrationsherausforderungen mit unserem SIS führten zu erheblichen Hindernissen, insbesondere in einem schnelllebigen Umfeld wie der finanziellen Unterstützung. Wir wussten, dass wir eine dynamischere Lösung benötigten, die mit uns wachsen konnte.
— Julie Cuffle, Managerin für Anwendungssysteme, Indiana State University
Die Lösung
Um diese Herausforderungen anzugehen, suchte die ISU nach einem System, das dynamische und reaktionsfähige Formulare sowie nahtlose Integrationen mit der bestehenden Infrastruktur bietet. Da die ISU bereits Hyland Perceptive Content verwendet und darauf vertraute, wählte die Universität Hyland Automate wegen seiner cloudnativen Plattform und Integrationsfähigkeiten.
Die cloudnative Architektur von Automate bot Zugänglichkeit und Skalierbarkeit, und die Fähigkeit, sich nahtlos mit Perceptive Content zu integrieren, ermöglichte einen einheitlichen Ansatz für das Content-Management – unerlässlich für die Optimierung der Abläufe der Universität. Julie Cuffle, Managerin für Anwendungssysteme bei ISU, sagte: „Hyland Automate erwies sich als die ideale Lösung, da es nicht nur eine nahtlose Integration in unsere bestehenden Systeme bot, sondern auch die Flexibilität und Unterstützung, die wir zur Modernisierung unserer Prozesse benötigten.“
Automate ermöglichte es den Benutzern auch, dynamische Formulare mit Optionen für digitale Signaturen zu erstellen. Dank bedingter Feldanzeigen konnten sich Formulare in Echtzeit an Benutzereingaben anpassen, wodurch der Prozess für Bewerber weiter optimiert wurde.
Mit Zugang zu direktem Support vom Hyland-Team – ein Service, der bei jeder Investition in Automate verfügbar ist – konnte ISU die Einführungshürden reibungslos überwinden, die Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit des neuen Systems stärken und das Vertrauen in die Partnerschaft mit Hyland fördern.
Der Unterschied
Effizienz in großem Maßstab
Der Übergang zu Hyland Automate hat die Abläufe an der ISU revolutioniert, indem dynamische Formulare mit digitalen Signaturen ermöglicht wurden, was die Benutzererfahrung erheblich verbessert und die Effizienz innerhalb der Abteilung für finanzielle Unterstützung gesteigert hat. Carol Wiemuth, Programmieranalystin bei ISU, teilte mit: „Hyland Automate hat die Art und Weise, wie wir Formulare und Prozesse verwalten, transformiert. Wir haben Verbesserungen bei der Effizienz festgestellt, und das ist erst der Anfang. Wir freuen uns darauf, Automate in Zukunft in weiteren Abteilungen zu nutzen.“
Lösung von Altsystem-Herausforderungen
Hyland Automate löst wesentliche Herausforderungen im Zusammenhang mit der alten Formularlösung der ISU, einschließlich Support, Funktionalität und Integration.
Bestehende Systeme sind oft nicht flexibel, und die Benutzer können die Felder nicht einfach an die Eingaben anpassen, was zu Ineffizienz und höheren Fehlerquoten führt.
Hyland Automate schafft die Grundlage für erweiterte Vielseitigkeit und Anpassungsmöglichkeiten. „Die bedingten Felddarstellungen haben unsere Workflows erheblich verbessert. Jetzt können sich Formulare basierend auf Benutzerantworten dynamisch ändern, was vorher nicht möglich war. Dadurch ist der gesamte Prozess reibungsloser und effizienter geworden“, sagte Wiemuth. Durch die nahtlose Verbindung mit verschiedenen Geschäftsanwendungen ermöglicht Automate Organisationen, Prozesszyklen vollständig abzuschließen.
Organisationsübergreifende Anwendbarkeit
Mit Blick auf die Zukunft plant die ISU, die Nutzung von Hyland Automate über die finanzielle Unterstützung hinaus auf alle Funktionen auszuweiten. Die Universität plant, die Finanzabteilung vollständig zu integrieren und die Arbeitsabläufe in der gesamten Institution zu optimieren, um eine höhere Konnektivität und Funktionsfähigkeit zu gewährleisten und einen dynamischeren und reaktionsfähigeren Ansatz für Formulare und Prozesse sicherzustellen.
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