Grupo Eulen

Die Herausforderung

Grupo EULEN ist ein führendes Unternehmen im Bereich der Bereitstellung von Dienstleistungen für Unternehmen, Institutionen und öffentliche Verwaltungen. Charakteristisch für das Unternehmen ist vor allem die Diversifizierung seiner Geschäftstätigkeiten, da es unter anderem in den Bereichen Reinigung, umfassende Instandhaltung und Zeitarbeit tätig ist. Die Gruppe hat derzeit mehr als 7.000 Kunden und ist in Europa, Asien und Lateinamerika vertreten.

Dank ihrer Präsenz im gesamten spanischen und globalen Unternehmensnetzwerk beschäftigt Grupo EULEN mehr als 75.000 Mitarbeitemde und zeigt ein starkes soziales Engagement.Das Unternehmen fördert den Zugang von Frauen zum Arbeitsmarkt und beschäftigt mehr als 12.000 Mitarbeitende mit Behinderung.

Als großes Unternehmen, das in Ländern tätig ist, in denen die Digitalisierung weniger weit verbreitet ist als in Europa, stand die Grupo EULEN aufgrund ihrer Abhängigkeit von Papierdokumenten vor einer großen Herausforderung. Nach Unternehmensschätzungen verarbeiteten sie täglich mehr als 2.500 Dokumente, die wiederum in fast 200 unterschiedliche Typen unterteilt waren.

Als zusätzlicher Konfliktfaktor ist zu erwähnen, dass jeder Einzelne und jede Abteilung auf seine eigene Art und Weise arbeitete, was eine Standardisierung unmöglich machte. Gleichzeitig nutzte die EULEN-Gruppe drei verschiedene Dokumentenmanager.Letztendlich war eine umfassende Digitalisierung erforderlich, eine neue Vorgehensweise, bei der Dokumente „digital geboren wurden und digital starben“. Um das zu erreichen, hat sich das Unternehmen folgende Ziele gesetzt:

• Erstellung der Dokumente im digitalen Format
• Ordnungsgemäße Aufbewahrung oder Verwahrung von Dateien
• Gewährleistung des Datenschutzes
• Ermöglichung eines sicheren und einfachen Zugriffs auf die Dokumentation
• Automatisches Hochladen von Dokumenten
• Integration des Dokumentenmanagers mit anderen Systemen
• Implementierung von Digital Signature

Die Lösung

Um diese Herausforderung zu bewältigen, hat das Management von EULEN das auf der Alfresco-Software basierende Projekt Ártica gestartet.Der Prozess begann 2018 mit der Implementierung einer strategischen Beratung zur Schaffung eines Kompetenzzentrums. Der nächste Schritt war die Konsolidierung der Plattform und die Erstellung eines Dekalogs bewährter Verfahren und einer Roadmap.

Zwei Jahre später begann die Feldarbeit: Mehr als 95.000 Datensätze wurden hochgeladen und die Integration der Multifunktionsdrucker (zusammen mit anderen Systemen) wurde durchgeführt. In dieser Phase wurden 69 Dokumenttypologien und 9 Vorlagen integriert. Obwohl die vollständige Digitalisierung der Prozesse unmittelbar bevorsteht, konnte auf Drucker nicht verzichtet werden, da einige Mitarbeitende noch keinen Zugang zu E-Mail hatten.

Die nächste Phase startete im Jahr 2022 und beschäftigte sich vor allem mit der Personalverwaltung, dem Datenschutz sowie der Integration von Verträgen und Signaturdiensten.Konkret wurden über 1.000.000 Dokumente migriert und die Integration von 90 Dokumenttypen und rund 800 Vorlagen abgeschlossen. Dank der einfachen Anpassbarkeit von Alfresco war die Erstellung einer benutzerfreundlichen Oberfläche ein Kinderspiel.

Derzeit sammelt Arctica sehr unterschiedliche Informationen und muss diese aus mehreren Informationsquellen speisen.Derzeit gibt es drei Signaturanbieter:

• ERP-System
• Google Docs – Voraussetzung für die Office-Suite der EULEN-Gruppe.
• Multifunktionsdrucker – Wie wir erwartet haben, reichten viele Arbeitnehmende ihre Kündigungsschreiben (oder andere Dokumente) auf Papier ein. Dank Alfresco erscheint das Dokument automatisch im System, sobald es in die Plattform gescannt wurde. Da jeder Drucker ein anderes Betriebssystem verwendet, war das ein komplexer Prozess, der eine integrierte Lösung erforderte.

Die Integration von Lösungen bleibt die Hauptaufgabe für die absehbare Zukunft. Das Unternehmen möchte den Signaturprozess optimieren, indem es von drei Anbietern auf einen wechselt.Möglich wird das durch die Integration mit Oracle ERP, die Implementierung eines Cloud-Modells und natürlich die Zusammenarbeit mit Alfresco.

Der Unterschied

Mehr Effizienz

Die Vereinheitlichung der Prozesse und die Einführung eines zentralen Registers spart Zeit und sorgt für eine bessere Benutzerfreundlichkeit.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Ein effizienteres Management ermöglicht eine zeitnahe Reaktion im Streitfall. Insbesondere entspricht das Ártica-Projekt den ISO-Normen 15489, 30300 und 30301.

Weitere Einsparungen

Weniger Papierdokumente bedeuten niedrigere Kosten für Drucker und Strom.

Verbesserte Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit

Mit einer angepassten, benutzerfreundlichen Oberfläche.

Mehr Sicherheit

Die digitale Transformation bringt einen erhöhten Datenschutz mit sich.