Great Ormond Street Hospital
Führendes Kinderkrankenhaus optimiert klinische Arbeitsabläufe, um das Patientenerlebnis durch Digitalisierung von Einwilligungserklärungen, Unterschriftenerfassung und Verwendung klinischer Richtlinien zu verbessern.
Die Herausforderung
Materialverschwendung durch Einwilligungen in Papierform
Vor mehr als fünf Jahren beschloss das Great Ormond Street Hospital (GOSH) – eines der weltweit führenden Kinderkrankenhäuser – im Rahmen seiner digitalen Innovationsreise, papierlos zu werden.
Insbesondere wollte sie die Einverständniserklärungen in Papierform ersetzen, die für ihre Arbeit mit den Patienten von entscheidender Bedeutung sind. Die Mitarbeitenden des Krankenhauses wussten jedoch, dass jeder Schritt zur Ablösung von Papier mit einer robusten Lösung für die elektronische Zustimmung einhergehen musste. Darüber hinaus brauchte das GOSH eine Lösung, die den spezifischen Anforderungen an Einwilligungsformulare gerecht wird.
„Eine der Herausforderungen für ein führendes Kinderkrankenhaus wie dem unseren besteht darin, dass wir aufgrund unserer Organisation bis zu sechs verschiedene Einwilligungsformularversionen für Eingriffe benötigen“, sagte Joanna Tucker, ICT-Programmmanagerin am GOSH.
Das britische Recht schreibt vor, dass Kinderkrankenhäuser wie das GOSH für Patienten unter 16 Jahren, 16- und 17-Jährige sowie für Patienten ab 18 Jahren jeweils eine eigene Einwilligungserklärung einholen müssen. Es obliegt auch dem Personal, die mit der Religion eines Patienten verbundenen Einverständniserklärungen einzuholen, vor allem um die ordnungsgemäße Verwendung von Blutprodukten auf der Grundlage individueller Glaubenssysteme sicherzustellen.
Die Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und ethischen Kriterien führte zu einer außergewöhnlichen Menge an notwendigem Papierkram.
Laut Chris Jephson, HNO-Arzt am GOSH, musste das Krankenhaus für jeden Eingriff bis zu sechs Sätze jeweils sechsseitiger Einverständniserklärungen verwalten. Und jede E-Consent-Lösung müsste in der Lage sein, mehrere Unterschriften in einem Dokument zu erfassen.
„Manchmal muss eine enorme Anzahl von Unterschriften auf einem Formular erfasst werden“, so Jephson. „Die Eltern, das Kind und der Arzt müssen unterschreiben, und wir brauchen manchmal einen Dolmetscher, einen Sozialdienst und einen zweiten Arzt, der unterschreiben muss.“
GOSH benötigte auch zusätzliche Formulare für Fotos, MRT-Anfragen und andere klinische Unterlagen. Das Ergebnis war ein unübersichtlicher Papierweg, der zu verlegten Dokumenten, Auslassungen und Verwirrung führen konnte. Es konnte jederzeit vorkommen, dass mehrere Papierversionen dieser Dokumente in der Klinik kursierten.
Die Lösung
Das Formular von Hyland erfasst mehrere Unterschriften
Angesichts dieser Komplexität entschied sich GOSH, ein eigenes dynamisches E-Einverständnisformular zu designen, das genau auf seine Anforderungen zugeschnitten ist. Das Krankenhaus nutzt bereits PACSgear für medizinische Bilder und OnBase – Hylands Softwareplattform für Enterprise-Content-Management und Prozessmanagement – in anderen Bereichen des Krankenhauses. Außerdem wurde die Integration von Hyland mit dem elektronischen Patientenaktensystem (EPR) von Epic aktiv genutzt.
Zusammen mit anderen Anbietern wurde Hyland nun in den Findungsprozess für eine elektronische Einwilligungslösung einbezogen.
Die meisten Anbieter, mit denen wir sprachen, konnten uns nur zeigen, wie man eine einzelne Unterschrift elektronisch erfasst. Wir haben dies Hyland gegenüber erwähnt. Innerhalb weniger Tage kamen sie mit einem Formular zur Erfassung von mehreren Unterschriften auf uns zurück. Ein Entwickler von Hyland hat diese Anwendung innerhalb weniger Tage für uns erstellt. Das hat uns sehr beeindruckt.
– Joanna Tucker, ICT-Programmleiterin, GOSH
„Tucker fuhr fort: „Wir haben jetzt ein einziges Formular, das sich je nach Alter und religiöser Überzeugung des Patienten dynamisch verändert. Es ist jetzt schwer, ein falsches Formular auszufüllen.“
Die Umstellung von einem papierbasierten Verfahren auf ein digital-dynamisches elektronisches Formular hat diesen wichtigen Teil des Patientenversorgungsprozesses verändert. Es ist auch unendlich viel sicherer und zuverlässiger, was den Schutz von Patientendaten betrifft.
„Durch Verknüpfung mit dem Patientenkontakt ist es unmöglich, das Einwilligungsformular zu verlieren oder zu verlegen“, meint Jephson.
Der Zugriff auf das Formular sowie das Ausfüllen und Absenden sind ganz einfach. Und das alles findet über OnBase und in der Patientenakte statt.
Zunächst erstellen Mitarbeitende und Kliniker einfach ein neues Formular und verknüpfen es mit dem Patientenkontakt aus Epic.
Sobald OnBase das Formular erstellt hat, werden die Felder automatisch mit demografischen Daten aus dem Epic-Datensatz gefüllt. Dann geben die Mitarbeitenden Felder ein, die nicht elektronisch vorab ausgefüllt wurden.
Sobald das abgeschlossen ist, werden die Unterschriften von Patienten, Erziehungsberechtigten und Ärzten digital mit einem Touchscreen-Gerät erfasst.
Da das Formular der gesamten Aufgabenliste des Teams hinzugefügt wird, wird das Gesundheitsteam automatisch darüber informiert, wann ein Patient bereit ist, den Operationssaal zu betreten. Über Epic-Flugtafeln – die den Fallstatus im Operationssaal verfolgen und anzeigen sowie die Timeout-Dokumentation für Operationsteams bereitstellen – werden Ärzte informiert, wenn die Vorbereitungen für die Operation abgeschlossen sind, wenn das Einverständnisformular unterzeichnet ist und wenn die Checkliste vollständig ist.
„Mit Patienteneinwilligungen auf Papier war das nicht automatisch möglich“, so Jephson.
Elektronische Einwilligungen – ein besseres Erlebnis für Arzt und Patient
Die Einführung eines papierlosen Systems hat sich als so erfolgreich erwiesen, dass die Mitarbeitenden für verschiedene Abteilungen und spezifische Verfahren geänderte Formulare angefordert haben. So hat ein Team beispielsweise einen Fragebogen zu Metallen und ein Einwilligungsformular für Patienten angefordert, die eine MRT benötigen.
Das elektronische Einwilligungsformular verbessert das Patientenerlebnis. Wenn sich ein Patient mehrmals derselben Behandlung unterziehen muss, braucht er nicht jedes Mal alle Angaben in ein neues Formular einzutragen. Die Hyland-Lösung speichert die in der ursprünglichen Einwilligung enthaltenen Daten und entfernt lediglich die Unterschriften, die dann erneuert werden müssen.
Ein Chemotherapiepatient, der sich beispielsweise sechs Behandlungszyklen unterzieht, muss nicht mehr für jeden Zyklus ein Einwilligungsformular ausfüllen. Stattdessen werden die Unterschriften unten im bereits vorhandenen Formular hinzugefügt. Das spart den Ärzten Zeit und ermöglicht dem Patienten, sich auf seine Behandlung zu konzentrieren, anstatt sich mit lästigen Formalitäten auseinanderzusetzen.
Noch wichtiger ist, dass Eltern und ihre Kinder das elektronische Formular gern unterschreiben. Ich denke, es hilft ihnen, das Gefühl zu haben, dass sie aktiv in ihre Behandlung eingebunden werden und nicht nur zusehen, wie wir etwas in den Computer eingeben.
– Chris Jephson, HNO-Arzt, GOSH
Im Zuge der digitalen Transformation der Krankenhäuser entdecken Ärzte mithilfe von OnBase immer wieder neue und innovative Möglichkeiten, die Patientenversorgung für Personal und Ärzte zu vereinfachen. Wenn Epic beispielsweise bestimmte Altsysteme ersetzt, dient OnBase als sicheres und zugängliches Repository für historische Daten, die das GOSH von diesen Systemen speichern muss.
Eine weitere Neuerung ermöglicht es Ärzten, während der Arbeit mit Patienten ihre eigenen Geräte zum Erfassen klinischer Fotos zu verwenden. Laut Gesetz dürfen Kliniker kein patientenbezogenes Material auf persönlichen Geräten besitzen. Die Haiku/Canto-Methode zur Erfassung von Einwilligungen – bei der die sicheren Apps für elektronische Patientenakten von Epic verwendet werden – ermöglicht es Nutzenden jedoch, ein Bild zu erfassen und es direkt in OnBase hochzuladen, wobei das persönliche Gerät vollständig umgangen wird.
Es eliminiert das Risiko für den Arzt und verbessert die Patientenversorgung, da Ärzte den Patienten nicht mehr zur Bildaufnahme in eine andere Abteilung schicken müssen.
Die Inbetriebnahme von Mind Palace vereinfacht den Zugriff von Ärzten auf klinische Richtlinien und Protokolle
Im Jahr 2023 ging GOSH in seiner Zusammenarbeit mit Hyland einen weiteren Schritt weiter und gründete Mind Palace, ein Tool zur Erfassung und Verwaltung klinischer Leitlinien, Richtlinien und Verfahren, die in die OnBase-Plattform von Hyland integriert sind.
Es befasst sich mit einem der schwierigsten Aspekte der administrativen Patienten-Support. Wie können Kliniker mehrere Dokumente im ständig wachsenden digitalen Fußabdruck eines Krankenhauses suchen – und finden? Und noch wichtiger: Wie kann das erreicht werden, wenn Echtzeit-Zugriff erforderlich ist?
Die Lösung – Mind Palace – dient als Wissensdatenbank für das Personal und löst diese Probleme mit Facettennavigation, Konversationssuche, natürlichem Sprach-Support und anderen intuitiven Funktionen, um die klinische Produktivität und die Patientenergebnisse zu verbessern.
Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden nicht mehr mit zeitaufwändigen, alten Systemen zur Anzeige von Dokumenten auskommen müssen, die nicht ganz zu ihrem klinischen Arbeitsablauf passen.
Stattdessen ist Mind Palace ein spezialisiertes Tool, das immer verfügbar und von überall aus zugänglich ist und über eine nahtlose Systemintegration verfügt, um unternehmensweite klinische Teams zu unterstützen.
Dr. Shankar Sridharan, Chief Clinical Information Officer bei GOSH, ist sich über die Auswirkungen dieser neuen Lösung im Klaren.
Im GOSH kümmern wir uns um Kinder und junge Menschen mit den komplexesten und schwersten Erkrankungen, und ihre Behandlung kann viele Fachgebiete umfassen. Damit unsere Mitarbeitenden eine erstklassige Versorgung bieten können, benötigen wir einen sicheren, einfachen und schnellen Zugriff auf Informationen innerhalb umfangreicher klinischer Leitlinien. Die Wissensdatenbank von Mind Palace dient als Ergänzung zu unserer elektronischen Patientenakte und wird es uns ermöglichen, eine bessere Versorgung zu gewährleisten.
– Dr. Shankar Sridharan, Chief Clinical Information Officer, GOSH
Der Unterschied
Die Einführung der papierlosen Lösung für elektronische Einverständniserklärungen – und der neueren Mind Palace-Technologie – unterstreicht die enge professionelle Beziehung zwischen GOSH und Hyland. Das bedeutet, dass GOSH seine digitalen Innovationen in der Gewissheit fortsetzen kann, dass Hyland ein etablierter, langfristiger Partner ist, dessen Schwerpunkt auf der Patientenversorgung liegt.
Bisher gilt für beide Projekte:
Kein Papier mehr, Zeitersparnis: Vor der Einführung der Lösung für elektronische Einwilligungsformulare musste das GOSH mit seinem herkömmlichen EPR-generierten Einwilligungsformular das Formular ausdrucken, unterschreiben lassen, zurück in den Computer scannen und dann das Papier schreddern. Mit einem dynamischen E-Einverständnisformular können Mitarbeitende und Ärzte Formulare vorab ausfüllen, indem sie in Epic gespeicherte Patientendaten hochladen. Die Patientendaten sind immer auf dem neuesten Stand und das Ausfüllen der Einverständniserklärungen nimmt weniger Zeit in Anspruch.
Schneller und einfacher Zugang zu Formularen: Die Benutzenden können über eine einzige, benutzerfreundliche Schnittstelle bei Bedarf vorausgefüllte Formularpakete ausfüllen, unterschreiben oder ausdrucken. Administratoren können Formularpakete auf der Grundlage benutzerdefinierter Geschäftsregeln vordefinieren und so sicherstellen, dass das Pflegepersonal jedes Mal die richtigen Formulare erstellt.
Maßgeschneiderte Lösung optimiert den Zugriff: Die maßgeschneiderte Mind Palace-Lösung bietet eine einzige, föderierte Suchoberfläche, über die Mitarbeitende Informationen und Dokumente aus einer Vielzahl von Quellen im großen digitalen Fußabdruck von GOSH finden können. Die Lösung bietet Facettennavigation, Konversationssuche, Unterstützung natürlicher Sprache und andere intuitive Elemente, welche die klinische Produktivität und die Patientenergebnisse verbessern.
Verbessertes Patientenerlebnis: Anstatt mit bis zu sechs Sätzen sechsseitiger Einwilligungsformulare auf Papier zu jonglieren, ermöglicht das dynamische elektronische Einwilligungsformular des GOSH dem Personal und den Klinikern, sich mehr auf die Patienten zu konzentrieren, statt auf das Papier. Die Interaktivität des Formulars ist auch ein Segen für Eltern und Patienten, die das Gefühl haben, dass sie am Prozess ihrer Betreuung teilhaben.
Über Hyland Healthcare
Hyland Healthcare bietet vernetzte Lösungen für das Gesundheitswesen, die unstrukturierte Inhalte in allen Bereichen des Unternehmens nutzen und mit zentralen klinischen und geschäftlichen Anwendungen wie elektronischen Gesundheitsakten (EHR) und Enterprise-Resource-Planning-(ERP)-Systemen verknüpfen. Hyland Healthcare bietet eine vollständige Suite von Content-Services und Enterprise-Imaging-Tools, die Dokumente, medizinische Bilder und andere klinisch aussagekräftige Daten den Akteuren im Gesundheitswesen zur Verfügung stellen, die sie am dringendsten benötigen. Die umfassende Ansicht der Patienteninformationen beschleunigt Geschäftsprozesse, strafft klinische Arbeitsabläufe und verbessert die klinische Entscheidungsfindung.