Erste Ukrainische Internationale Bank
Die führende ukrainische Bank verbessert ihre Dienstleistungen, steigert ihre Effizienz und rüstet sich für die zukünftige Skalierbarkeit durch die Digitalisierung von Inhalten.
Die Herausforderung
Ein Übermaß an ungeordneten Papierdokumenten erweist sich als herausfordernd und archaisch
Die First Ukrainian International Bank (FUIB) ist eine der führenden Banken in der Ukraine und legt ihren Schwerpunkt auf die Bereitstellung von erstklassigem Kundenservice, maßgeschneiderten Bankangeboten und Innovationen für Privatpersonen und Unternehmen.
Die 1991 gegründete Bank hat ihren Hauptsitz in der Landeshauptstadt Kiew. Mit über 7.000 Mitarbeitenden betreut das Unternehmen 1,7 Millionen Privatkunden und 110.000 Firmenkunden. Trotz der schwierigen Zeiten, die das Land derzeit durchmacht, ist die FUIB bestrebt, für ihre Kunden eine stabile und zuverlässige Bank zu bleiben und ihre Prozesse zu ihrem Komfort und ihrer Sicherheit ständig zu verbessern.
Neben dieser bereits erheblichen Herausforderung wollte das Unternehmen auch seine Prozesse modernisieren und zu einem papierlosen Geschäftsansatz übergehen.
Als großes, alteingesessenes Finanzinstitut mit mehr als 20 Jahren Erfahrung hatte die Bank eine große Anzahl von Papierdokumenten erzeugt, die einen wichtigen Teil der Unternehmensprozesse ausmachten. All diese Inhalte waren sehr uneinheitlich – sie waren über zahlreiche Kanäle innerhalb des Unternehmens erstellt worden, befanden sich an verschiedenen Standorten und wurden in unterschiedlichen Formaten erstellt.
Diese Situation führte zu großen Frustrationen bei den Nutzenden und hielt das Unternehmen auch von seinen ehrgeizigen Plänen zur digitalen Transformation ab. Um die Prozesse für Mitarbeitende und Kunden zu vereinfachen und zu modernisieren, musste FUIB auf einen unternehmensweiten, papierlosen Ansatz umsteigen. Das bedeutete, dass ein System implementiert werden musste, das elektronische Dokumente speichern konnte und den Nutzenden die Möglichkeit gab, Papierdokumente zu verfolgen und sie dann in ein einheitliches Repository zu übertragen.
Da sich das Unternehmen in einem Land befindet, das mitten im Krieg ist, hatte die Einführung des papierlosen Ansatzes auch den zusätzlichen Vorteil, dass das Risiko des Verlusts oder der Zerstörung physischer Dokumente verringert wurde. Es bedeutete auch, dass das überragende Kundenerlebnis, auf das die Bank stolz ist, trotz der schwierigen Zeiten, die das Land erlebte, aufrechterhalten werden konnte.
„Ein solches System zur Dokumentenspeicherung und -verwaltung gab es bei unserer Bank nicht“, sagt Illia Morozov, technischer Inhaber bei FUIB. „Das Team suchte daher nach einer Lösung, mit der es große Mengen elektronischer Dokumente systematisieren und effizient verwalten, sie in verschiedenen Prozessen wiederverwenden und autorisiertem Personal sicheren Zugriff gewähren konnte.“
Das Fehlen eines umfassenden und zentralisierten Systems führt zu Verzögerungen, erhöhtem Risiko und Zeitverlust
Der Bank fehlte ein geeignetes System für die zentrale Verwaltung der Kundendokumente. Stattdessen gab es mehrere verschiedene Systeme mit eigenen Integrationsprotokollen. Es war klar, dass das Fehlen eines Dokumentenmanagementsystems Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit dieser sich schnell entwickelnden Bank und ihrer Mitarbeitenden hatte.
„Eine der größten Herausforderungen bei unserem Ziel, auf Papier zu verzichten, bestand darin, große Mengen an Dokumenten in physischer und elektronischer Form effektiv zu systematisieren und zu verwalten“, sagte Morozov.
Die vorherige Konfiguration führte zu Verzögerungen bei der Verarbeitung von Anfragen sowohl von Kunden als auch von Aufsichtsbehörden. Gleichzeitig nahm die erhebliche Menge an manueller Dokumentenverarbeitung viel Zeit in Anspruch, erhöhte die betrieblichen Risiken und beeinträchtigte die Fähigkeit, Kunden schnell und effizient zu bedienen. Das führte auch zu höheren Ausgaben.
Eine weitere Herausforderung bestand darin, dass die verschiedenen Systeme, Plattformen und Ansätze zur Dokumentenspeicherung die Suche und Wiederverwendung derselben Kundendokumente in verschiedenen Geschäftsprozessen und Bankkanälen erschwerten.
Verschiedene Geschäftseinheiten nutzten ihre eigenen lokalen Lösungen für die Handhabung und Aufbewahrung von Dokumenten. Das behinderte die Wiederverwendung von Dokumenten zwischen Geschäftseinheiten und führte zu Ineffizienzen bei der Bearbeitung von Kundenanfragen.
über 7.000
Beschäftigte
1,8 Millionen
Kunden
30 Millionen
Dokumente
Die Lösung
Hyland bietet Open-Source-Skalierbarkeit für die zentrale Dokumentenspeicherung und -verwaltung
FUIB benötigte eine Lösung, die die Dokumentenspeicherung zentralisieren, autorisierten Benutzenden mithilfe eines einheitlichen Integrationsprotokolls sicheren Zugriff ermöglichen und Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum ermöglichen konnte.
Auf der Suche nach dem besten Lösungsanbieter führte die Expertenkommission der Bank eine Analyse potenzieller Optionen durch. Zu den Anforderungen an das Dokumentenmanagementsystem gehörten außerdem einige obligatorische Funktionen.
Da der Fokus der Teams auf der zukünftigen digitalen Transformation der Bank lag, war es von entscheidender Bedeutung, dass das Tool skalierbar war und den ehrgeizigen Wachstumsplänen des Unternehmens gerecht wurde. Als ein Unternehmen, das sich auf Innovationen konzentriert und stolz darauf ist, musste sich der neue Ansatz nahtlos in das bestehende Ökosystem einfügen und schnell umgesetzt werden, um Unterbrechungen bei wichtigen Diensten zu vermeiden.
Darüber hinaus musste der Tech-Stack der Plattform mit dem Stack der Bank übereinstimmen – mit eingebauten Audit-Funktionen und gebrauchsfertigen APIs für die wichtigsten Dokumentenoperationen. Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Anpassung und die Möglichkeit, zusätzliche Plattformmodule für das Content-Management über den gesamten Dokumentlebenszyklus hinweg zu erstellen.
Um den Bedürfnissen der gesamten Bank gerecht zu werden und diese Anforderungen zu erfüllen, hat sich FUIB aus mehreren Gründen für die Open-Source-Lösung von Hyland, die Nuxeo Platform, entschieden.
„Der Vorteil von Nuxeo liegt in seiner Open-Source-Lösung: Sie ist plattformübergreifend und verfügt über Skalierbarkeitspotenzial, um die Anforderungen der gesamten Bank zu erfüllen. Darüber hinaus haben wir positive Referenzen und zügige Umsetzungstermine zur Kenntnis genommen. Nuxeo erfüllte alle Bewertungskriterien, einschließlich der Möglichkeit, intern mit verfügbaren Ressourcen konfiguriert zu werden“, fügte Morozov hinzu.
Da so viele Dokumente organisiert und verwaltet werden mussten, musste schnell die Nuxeo Studio-Lösung von Hyland her. Das Tool wurde eingeführt und konnte schnell verschiedene Dokumentenspeicher-Schemas konfigurieren, mit einem Automatisierungsdienst, der die Funktionalität der Standard-APIs von Nuxeo anpassen konnte.
Durch die Implementierung von Nuxeo als Plattform für unser Dokumentenmanagementsystem haben wir die Digitalisierung wichtiger Bankprozesse fortgesetzt und verbessert. Das führte zu einer Verbesserung der Servicequalität für unsere Kunden und zu mehr Effizienz in der Zusammenarbeit zwischen unseren Mitarbeitenden.
— Illia Morozov, Tech-Inhaber, First Ukrainian International Bank
Die Implementierung
Das FUIB-Team begann mit einem Testarchiv für Privatkunden namens „UCB“. Die Umstellung wurde dann in der Kundenservicesoftware der Bank in den Filialen implementiert, bevor sie durch eine mobile Anwendung erweitert wurde. Derzeit verfügt Nuxeo über 30 Millionen Dokumente mit einem monatlichen organischen Wachstum von 500.000 Dokumenten. Dadurch wird der Zeit- und Energieaufwand für die manuelle Dateneingabe und das Hochladen verringert und die Genauigkeit erhöht.
Im Gegensatz zum vorherigen System, bei dem die Dokumente von Grund auf neu erstellt werden mussten, konnten die Mitarbeitenden bei der Implementierung von Hyland Services zur automatischen Generierung von Dokumenten entwickeln. Das gibt Teams auch die Möglichkeit, wichtige Vorlagen für Inhalte direkt auf der Plattform zu speichern, was Zeit bei der Erstellung von Standarddokumenten spart. Die Mitarbeitenden an der Front fanden auch, dass die Verlagerung des Schwerpunkts von physischen Dokumenten auf elektronische Bestände ein einfacher Prozess war, an den sie sich anpassen konnten.
Zuvor befanden sich die zahlreichen Dokumente und Vermögenswerte des Unternehmens in Silos ohne einheitlichen Speicherort oder Format. Das elektronische Archiv „MoSt“ (more than storage) vereinfacht den Zugriff und Austausch von Mandantendokumenten über verschiedene Abteilungen hinweg.
Die Mitarbeitenden des Unternehmens können nun eine viel größere Bandbreite an Inhalten, darunter elektronische Dokumente, Bilder und andere digitale Assets, speichern und zentral verwalten. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden den gesamten Funktionsumfang des Hyland-Tools nutzen können und die Kunden den bestmöglichen Service erhalten.
Neben der verbesserten Speicherung von Dokumenten und digitalen Assets verbesserte die neu entdeckte Fähigkeit der Bank, anpassbare Metadatenfelder zu erstellen, die Fähigkeiten des Teams zur Suche und zum Abruf von Inhalten erheblich. Das spart nicht nur Zeit, sondern unterstützt auch das Image des Unternehmens als technologieorientierte Marke.
Das Unternehmen stellte eine wirksame Lösung für Herausforderungen bereit und lieferte sowohl während der Systemimplementierungsphase als auch während unserer gesamten Partnerschaft qualitativ hochwertigen Support. Wir schätzen ihre Loyalität und ihre Entgegenkommensbereitschaft, insbesondere in Kriegszeiten, sehr. Wir hoffen, dass wir unsere Zusammenarbeit fortsetzen und diese entscheidende Flexibilität in unserer Interaktion beibehalten können.
— Illia Morozov, Tech-Inhaber, First Ukrainian International Bank
Der Unterschied
Reduziertes Risiko von Dokumentenverlust
In der Ukraine, die sich im Krieg befindet, ist ein papierloser Ansatz für das Bankgeschäft ein großer Vorteil. Die Digitalisierung physischer Dokumente hat das Risiko von Dokumentenverlusten in dieser herausfordernden Zeit erheblich reduziert und gleichzeitig das hervorragende Kundenerlebnis von FUIB beibehalten.
Zeit- und Kosteneinsparungen
Die physische Speicherung und Abfrage von Dokumenten ist nicht nur veraltet, sondern auch kostspielig. Durch den von Hyland implementierten Digitalisierungsprozess konnte die Bank nicht nur ihre Kosten deutlich senken – auch der Zeitaufwand für die manuelle Verarbeitung und Organisation von Dokumenten wurde drastisch reduziert.
Die führende Bank der Ukraine zukunftssicher machen
Für die sich rasch entwickelnde Bank ist die Abschaffung physischer Dokumente ein erster Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation, den das Unternehmen angestrebt hat. Die Umstellung auf einen papierlosen Prozess und die Umstellung auf elektronische Inhalte unterstreicht den Fokus des Unternehmens auf Innovation.