Ethias
Belgischer Versicherer wechselt von altem Speichersystem zur Content-Plattform, die für moderne Unternehmen geeignet ist.
Ethias, ein wichtiger Akteur auf dem belgischen Versicherungsmarkt, hat mithilfe der Lösungen von Hyland bedeutende Meilensteine erreicht. Im Jahr 2022 wurde Ethias mit dem Preis für die beste Marke ausgezeichnet und verzeichnete einen Umsatz von 3 Milliarden Euro, der sich gleichmäßig auf Lebens- und Nichtlebensversicherungen verteilte und zu 75 % im B2B-Bereich erzielt wurde.
In Zusammenarbeit mit NRB, einem der drei größten IKT-Unternehmen Belgiens, hat Ethias eine Reise zur digitalen Transformation begonnen. NRB, mit einem Umsatz von 500 Millionen Euro und 3.500 Mitarbeitenden in fünf europäischen Ländern, spielte bei der Implementierung der Lösungen von Hyland eine entscheidende Rolle.
Xenit, ein Alfresco-Partner mit Sitz in Leuven, Belgien, schloss sich der Initiative als Spezialist für Skalierung und operative Exzellenz an. Gemeinsam suchten Ethias, NRB und Xenit nach einem Ersatz für ein Documentum-Archiv, was zur Implementierung der Alfresco-Plattform von Hyland führte.
Ihre Alfresco-Lösung, die von Xenit verwaltet wird, verarbeitet rund 180 Millionen Dokumente für Ethias. Die Implementierung zielte darauf ab, Herausforderungen in Bezug auf Sicherheit, Skalierbarkeit und Leistung zu bewältigen. Die Architektur umfasste einen Alfresco-Cluster mit Active Directory-Integration, Caringo Swarm für die Inhaltsspeicherung und eine von NRB verwaltete Oracle-Datenbank.
Das System wuchs stetig; monatlich wurden etwa 2 Millionen Dokumente generiert. Die Implementierung umfasste eine innovative Ordnerstruktur zur Leistungsoptimierung und eine umfassende Überwachung, einschließlich Solr-Analyse für Suchanfragen, stellte die Integrität und Effizienz des Systems sicher.
Sicherheit hatte höchste Priorität, mit Integration von CA SiteMinder, Active Directory und attributbasierter Zugriffskontrolle (ABAC). Die Inhaltsverschlüsselung vor der Speicherung in Caringo Swarm fügte eine zusätzliche Schutzebene hinzu.
Die Zusammenarbeit präsentierte ein erfolgreiches Serviceintegrations- und -managementmodell (SIAM), bei dem die End-to-End-Verantwortung zwischen NRB, Xenit und Ethias im Vordergrund stand. Regelmäßige strategische, taktische und operative Meetings förderten ein vertrauensvolles und kooperatives Umfeld.
Zu den Zukunftsplänen für das Projekt gehören die Migration von Swarm zu einer S3-basierten Objektspeicherlösung und ein Upgrade auf Alfresco 7.4. Ethias und seine Partner planen, der wachsenden Anzahl an Dokumenten durch das Hinzufügen neuer Solr-Server und die Auswertung der Leistung des Alfresco-Clusters gerecht zu werden.
„Die Alfresco-Plattform hat sich als skalierbar und robust erwiesen und ermöglicht eine einfache Integration in andere Systeme. Das war entscheidend für den Projekterfolg. Den Benutzern stehen die Inhalte in den Systemen zur Verfügung, mit denen sie ihre Aufgaben erledigen. Alfresco verwaltet die Inhalte und ermöglicht erweiterte Such- und Anzeigefunktionen. So sind unsere Prozesse effizienter geworden.
– Benoît Vard, Projektmanager, Ethias
Der Prozess: Eine sorgfältige Methodik
Ethias verfolgte bei seiner Projektplanung einen forensischen Ansatz. Dazu gehörte die Auflistung aller möglichen Content-Management-Funktionen, der Anwendung, mit denen die Alfresco-Plattform eine Verbindung herstellen musste, sowie der Datengesetze und behördlichen Anforderungen.
Die oberste Priorität bestand darin, neue Lösungen und bessere Erfahrungen für ihre Kunden zu entwickeln und bereitzustellen. Angesichts geplanter Verbesserungen, einschließlich der Einführung einer optischen Zeichenerkennung sowie einer neuen Dokumentenproduktionsplattform, wusste das Ethias-Team die Wertschöpfungskraft und die wasserdichte Sicherheit der offenen, agilen Architektur der Alfresco-Plattform zu schätzen.
Die Alfresco-Plattform hat außerdem unter Beweis gestellt, dass sie den Informationsfluss verbessern und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter erleichtern kann, indem sie zuverlässige Verbindungen mit vorhandenen Produktivitäts- und Branchenanwendungen wie Guidewire PolicyCenter, ClaimCenter und Salesforce herstellt.
„Die Alfresco-Plattform hat sich als skalierbar und robust erwiesen und ermöglicht eine einfache Integration in andere Systeme. Das war entscheidend für den Projekterfolg“, so Ethias-Projektmanager Benoît Vard.
Wichtig war auch, dass die Lösung einen finanziellen Vorteil bieten würde. Neben dem Wegfall der laufenden Kosten für Documentum war es entscheidend, dass Ethias darlegen konnte, dass die neue Content-Management-Lösung eine merkliche Rendite bieten würde.
Das Ergebnis: Schnell, flexibel und zukunftssicher
Unter der Anleitung von XeniT war die Migration ein unglaublicher Erfolg. Ethias hat seine 57 Millionen Dokumente in weniger als drei Monaten auf die Alfresco-Plattform übertragen. Und nicht nur die Geschwindigkeit war beeindruckend. Durch die Festlegung neuer Metadatenparameter wurden die historischen Daten umfangreicher und wertvoller.
Dies brachte weitere Verbesserungen in puncto Sicherheit. Dank der Alfresco-Plattform profitiert Ethias von einer effektiveren Verschlüsselung, Identitätsverwaltung und Zugriffskontrolle.
Da die Alfresco-Plattform als gemeinsame Content-Service-Ebene fungiert, ist die Produktivität sprunghaft angestiegen. Ethias kann neue digitale Prozesse schneller als je zuvor implementieren und integrieren. Und der Einsatz einer Unternehmens-API kommt den Interaktionen zwischen der Plattform und Drittanwendungen zugute.
Die Alfresco-Plattform hat Ethias die Gewissheit gegeben, dass sie über die nötige Kapazität und Flexibilität verfügt, um nach Belieben skaliert zu werden. Heute werden 70 Millionen Dokumente auf der Alfresco-Plattform verwaltet, wobei jährlich 10 bis 20 Millionen Dokumente hinzukommen. Mit einer Container-basierten Architektur kann Ethias problemlos 100.000 Benutzerinteraktionen verarbeiten und ist mehr als bereit für den Moment, in dem die Schwelle von 100 Millionen Dokumenten erreicht wird.
Sie eignen sich auch für eine verschärfte Regulierung. Da auch komplexere Abfragen unterstützt werden können, lassen sich die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung problemlos berücksichtigen.
Und wie sieht es mit den Kosten aus? Es dauerte nicht lange, bis die Alfresco-Plattform ihren Mehrwert unter Beweis stellte. Die Amortisierung erfolgte in weniger als 12 Monaten und die Gesamtbetriebskosten sanken im Vergleich zum Altsystem um 50 %. Dass sich die Betriebskosten durch die Migration stabilisiert haben, ist ein täglich spürbarer Vorteil, durch den Ethias sich auf die Bereitstellung moderner Versicherungslösungen statt auf die Kostenkontrolle konzentrieren kann.