DGT

Die Herausforderung

Die Dirección General de Tráfico (DGT) ist die für die Verwaltung des Fahrzeugverkehrs und der Verkehrssicherheit in Spanien zuständige Behörde. Jährlich werden dort Millionen von Kauf-/Verkaufsregistern, Neuanmeldungen, Bußgeldern und anderen Verfahren bearbeitet. Daher bietet es einen wirkungsvollen Dienst für Privatpersonen, Unternehmen, aber auch für andere öffentliche Verwaltungen und arbeitet beispielsweise mit den Strafverfolgungsbehörden zusammen, um wichtige Informationen für die Aufklärung von Straftaten bereitzustellen. Kurz gesagt: Die Modernisierung der Dokumentenverwaltung und -verarbeitung stellt für die DGT eine ständige Herausforderung dar, insbesondere aufgrund der großen Auswirkungen auf die Bürger.

Vor 2015 war die Organisationskultur der DGT zu 100 % papierbasiert. Unter anderem gab es erhebliche Schwierigkeiten bei der Auffindbarkeit der Dokumente, was zu Mehrkosten sowohl bei der Archivierung als auch bei der Personalverwaltung führte. Der Weg zu einer soliden institutionellen Digitalisierungsstrategie war mit einem radikalen Wandel in der Organisation und einer großen technologischen Herausforderung verbunden, an der Hyland noch immer beteiligt ist.

Das technische Team der DGT musste nicht nur eine ganze Organisation von den Vorteilen des papierlosen Büros überzeugen, sondern auch eine erfolgreiche Migration planen und dabei Themen wie Interoperabilität, Transparenz und agiles Management priorisieren. Sie berechneten den ROI dieser Herausforderung: eine Einsparung von mehr als 2 Millionen Euro pro Jahr.

Das Ziel bestand darin, ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem zu entwickeln, das Papier-, elektronische und hybride Aufzeichnungen umfasst und den gesamten Lebenszyklus dieser Aufzeichnungen auf der Grundlage einer technischen Lösung mit Zukunftsgarantien integriert, indem marktübliche Lösungen mit hoher Anpassungsfähigkeit eingesetzt werden (um die hohen Kosten von Ad-hoc-Lösungen zu vermeiden) und die Integration mehrerer Geschäftsanwendungen erleichtert wird. Flexibilität, Autonomie, Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit sind die Schlüssel zu dieser Erfolgsgeschichte, die derzeit mit der Einbindung eines Tools, das die Verfahren im Vorfeld der Dokumentenverwaltung systematisiert, weiterentwickelt wird.

Die Lösung

Bis zum derzeitigen Entwicklungsstand, der sich auf die Automatisierung elektronischer Verfahren konzentriert, hat sich die DGT-Lösung weiterentwickelt und neue Herausforderungen aufgenommen.

Im Jahr 2015 erfolgte die Definition des Referenzrahmens und die Implementierung des ersten Systems, das es der DGT ermöglichte, die geltenden Rechtsvorschriften zur Digitalisierung von Dokumenten, das ENI (National Interoperability Scheme), einzuhalten. Dieses Gesetz schreibt vor, dass die von der Verwaltung herausgegebenen Dokumente ein Format aufweisen müssen, dem bestimmte Metadaten zugewiesen sind.

Im Jahr 2018 wurden die Einführung elektronischer Signaturen, die Geolokalisierung von Datensätzen, die Entwicklung eines Multimedia-Repositorys und die Kontrolle des Lebenszyklus von Datensätzen in Angriff genommen.

Im Jahr 2020 verzeichnete die Institution vor allem aufgrund der COVID-19-Pandemie einen starken Anstieg des Volumens elektronischer Aufzeichnungen und eine Ausweitung der Digitalisierung im Allgemeinen.

Derzeit arbeiten DGT und Hyland daran, Prozesse durch RPA zu automatisieren, die Interoperabilität zu optimieren und einen neuen Dateihandler zu entwickeln. Der Prozessor weist die Akten dem für die Bearbeitung zuständigen Personal der DGT zu. Er ist das Äquivalent des Schalters, an dem der Beamte die Anfragen der Öffentlichkeit entgegennimmt, und stellt eine ideale Ergänzung zur Dokumentenverwaltung dar. Dabei werden die Workflow-Funktionen des Produkts selbst verwendet und auf nicht relationale Datenbanken wie Mongo DB zurückgegriffen.