DAB Bank AG

Die Herausforderung

Die in München angesiedelte DAB Bank AG ist Deutschlands erster Discount-Broker. Als Direktbank bietet das Institut eine umfassende Palette an Dienstleistungen mit den Schwerpunkten Investitionswachstum und Sicherheit durch Wertpapiere. Die Produkte umfassen Lösungen für Sparer, Investoren und Trader. Im Bereich Business Banking arbeitet die DAB Bank mit Investmentgesellschaften, Vermögensverwaltern, Finanzberatern sowie Banken, Sparkassen und Kreditinstituten zusammen.

Um sich auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten, plante DAB die Einführung der Alfresco-Plattform von Hyland als neue technologische Grundlage für die Gesellschaft. Ziel war es, komplexe Prozesse auf einer einzigen, zentralen Plattform abzubilden. Alle Prozessdokumente werden mit dem leistungsstarken Content-Management-System der Alfresco-Plattform verwaltet.

Das erste Projekt, das in der neuen Umgebung eingesetzt wurde, umfasste einen B2B-Kundenprozess: Telefontransaktionen mit Brokern und anderen Geschäftspartnern. Von besonderer Bedeutung für ein Finanzinstitut ist die Speicherung aller Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorschriften und geltenden Anforderungen an die Revisionssicherheit.

In der Vergangenheit verlief der Prozess mit Papierkopien. Alle Dokumente wurden ausgedruckt und in Ordnern abgelegt. Obwohl die DAB Bank über ein elektronisches Archivsystem (IBM FileNet Image Services) verfügte, konnte sie dieses aufgrund architektonischer Einschränkungen nicht für diesen Prozess nutzen.

Das neue System musste verschiedene hohe Anforderungen erfüllen:

• Effiziente Implementierung neuer Anwendungen und Prozesse
• Agilität, um existierende Prozesse zu verändern
• Stabilität, Skalierbarkeit, Leistung, Cluster-Fähigkeit und benutzerfreundliche Verwaltung
• Flexibilität bei der Systempflege (Umsetzung von Änderungen, Tests, Einrichtung)
• Geringe Betriebskosten unter Berücksichtigung aller Kosten für Lizenzierung, Support und Systempflege
• Möglichkeit zur Integration in die bestehende Systemumgebung
• Möglichkeit architektonischer Weiterentwicklung
• Kontrolle und Überwachung über eine einzige zentrale Prozess-Engine

Bei der Wahl der Alfresco-Plattform legten die Stakeholder der DAB besonderen Wert darauf, die Weichen dauerhaft für die Zukunft zu stellen. Außerdem sollte die Projektorganisation langfristig die effiziente Zusammenarbeit zwischen einzelnen Abteilungen und dem IT-Bereich gewährleisten und ein Modell für zukünftige Projekte schaffen.

Die Lösung

Um das geeignete Dokumentenmanagementsystem oder Enterprise-Content-Management-System auszuwählen, arbeitete DAB mit einem erfahrenen Berater für Informationsmanagement in Unternehmen und einem Hyland-Partner zusammen. Zunächst untersuchten die Unternehmen eine Reihe möglicher Lösungen zur Optimierung ihrer aktuellen Content-Lösung – IBM FileNet Image Services, IBM FileNet P8 Content Manager, Alfresco Content Services und Microsoft SharePoint.

Aufgrund ihrer Integrationsfähigkeiten und insbesondere ihrer CMIS-Standardschnittstelle erwies sich die Alfresco-Plattform schnell als beste Lösung. Die Alfresco Plattform, über CMIS integriert, erwies sich als perfekte Ergänzung der technologischen Standardinfrastruktur von DAB (Linux, Tomcat, Java). Ihre modulare Architektur gewährleistet eine enorme Skalierbarkeit und ist einfach zu installieren. Ein weiterer Vorteil für DAB war die problemlose Konfiguration aller erforderlichen Funktionen. Bei der Umsetzung des B2B-Prozesses war der Open-Source-Ansatz ein Pluspunkt.

Nachdem sich DAB für die Alfresco-Plattform als ECM-Lösung entschieden hatte, machte sich das Unternehmen an die Planung, Implementierung, Konfiguration und Anpassung der Plattform. Die technische Integration von Alfresco in die SOA-Plattform wurde durch die CMIS-Schnittstelle erheblich erleichtert und lief ohne größeren Aufwand ab. Die branchenspezifischen Anforderungen von DAB wurden im Wesentlichen von den Alfresco-Standardfunktionen erfüllt, sodass nur geringfügige Änderungen erforderlich waren.

DAB passte die Alfresco-Plattform an unternehmensspezifische Sicherheitsanforderungen an und half bei der Einrichtung von Rechten für die Website-Erstellung. Die Benutzeroberfläche wurde auf die Anforderungen der DAB Bank zugeschnitten und enthielt eine besondere Suchmaske.

Die ECM-Experten von DAB konnten das Projekt zügig vorantreiben. Da es kein bestehendes System gab und auch keine Dokumente migriert werden mussten, kam DAB schneller vorwärts. Dank des modernen Designs und der benutzerfreundlichen Konfigurationsmöglichkeiten der Alfresco-Plattform konnte die Bank das neue Dokumentenmanagementsystem in nur zwei Monaten implementieren.

Ergebnisse

• Reibungslose technische Integration über eine CMIS-Schnittstelle
• Kaum Anpassungsaufgaben
• Umstellung von papierbasierten Prozessen auf vollständig digitalisierte B2B-Handelsabläufe
• Archivierung und Verwaltung von 50 bis 100 neuen Dokumenten täglich
• Vereinfachte Suche in revisionssicher gespeicherten Dokumenten
• Mehr Transparenz und Kontrolle über abgeschlossene und aktive Prozesse
• Verbindung von 10 Personen in einem B2B-Handelsprozess

DAB setzt auf Vorteile der Alfresco-Plattform

DAB setzt die Alfresco-Plattform bereits seit mehreren Jahren erfolgreich in vollem Umfang ein. Der Ablauf für einen ausgewählten Prozess im Wertpapierauftragshandel wird nun über Alfresco Process Services gesteuert. Die Suche nach aktuellen oder abgeschlossenen Transaktionen erfolgt über das benutzerdefinierte Suchformular auf der Alfresco-Plattform. – Die Suche nach Dokumenten kann entweder über Metadaten oder Volltext erfolgen.

Diese Suchfunktion bietet DAB erhebliche Vorteile. Die Bank kann den Prozess für alle Dokumente verwalten und so auf den ursprünglichen papierbasierten Workflow verzichten. Angestellte können gespeicherte Dokumente schnell und gründlich durchsuchen – eine erhebliche Zeitersparnis. Dies steigert die Transparenz sowie die Kontrolle über abgeschlossene und aktive Prozesse.

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