bofrost
Implementieren ohne umfangreiche Programmierkenntnisse: Prozessoptimierung mit OnBase von Hyland
Die Herausforderung
bofrost* steht seit mehr als 55 Jahren für erstklassige Qualität, herausragenden Service und vor allem individuelle Beratung. Das 1966 gegründete Familienunternehmen mit Hauptsitz in Straelen am Niederrhein ist heute mit 254 Niederlassungen in 11 europäischen Ländern der europäische Marktführer im Direktvertrieb von Eis- und Tiefkühlspezialitäten. 3,9 Millionen Kundinnen und Kunden, davon rund 2,1 Millionen in Deutschland, wissen die lückenlos geschlossene Tiefkühlkette und die erstklassige Frische, aber auch die Reinheits- und Geschmacksgarantie zu schätzen. Nachhaltigkeit, der verantwortungsvolle Umgang mit den Ressourcen der Natur und soziales Engagement sind wichtige Bestandteile der Firmenphilosophie. Interne Abläufe und Arbeitsweisen sind entsprechend darauf ausgerichtet, diesem Service- und Qualitätsanspruch gerecht zu werden und die individuelle Beratung durch die Verkaufsteams bestmöglich zu unterstützen. Im IT-Bereich stehen dabei Content-basierte Abläufe stark im Fokus. Mit ihnen digitalisiert das Unternehmen umfassend noch analoge Prozesse und integriert Inhalte und Daten sicher in die Business-Systeme für das alltägliche Geschäft seiner Teams.
Low Code ist unabdingbare Voraussetzung
Dabei stellt das Familienunternehmen besondere Anforderungen an seine Technologielieferanten. So genießt die IT bei bofrost* eine ausgesprochen hohe Wertschätzung, ist personell bestens aufgestellt und bringt das entsprechend ausgeprägte Know How der Teams gerne auch in Eigenentwicklungen ein. „Von daher haben Low Code-Lösungen bei uns einen hohen Stellenwert“, sagt Lee Robinson, Gruppenleiter IT Corporate Services bei bofrost*. Das heißt, die eingesetzten Standardprogramme müssen sehr flexibel und offen für angeschlossene Eigenentwicklungen sein und sich zügig umsetzen lassen. Dazu gehört auch, dass – nach einer ersten zentralen Einführung – viele neu gelaunchte Lösungen anschließend unternehmensweit den Fachabteilungen angeboten werden, die dann gerne darauf zugreifen. Darüber hinaus hat bofrost* eine dedizierte Cloudstrategie, fordert auch hier Flexibilität und legt ein deutliches Augenmerk auf Datenhaltung, Datenschutz und Datensicherheit.
Allein unsere Suche nach Dokumenten war zeitfressend und ineffizient. Jetzt haben wir einen reibungslosen digitalen Prozess.
— Lee Robinson, Gruppenleiter IT Corporate Services bofrost* Dienstleistungs GmbH & Co. KG.
Die Lösung
OnBase von Hyland dient bofrost* als generisches Enterprise Content Management-System, das an verschiedenen Stellen im Unternehmen zum Einsatz kommt und an das zahlreiche Lösungen wie beispielsweise SAP und auch Legacy-Systeme angebunden sind. Der Direktvertreiber setzt es umfassend in seiner Human Resources-Abteilung für die Personalaktenpflege ein. Ebenfalls werden komplexe Vertragsdokumente aus dem Einkauf mithilfe der Contract Management Point Solution in OnBase archiviert. Und: Sämtliche vom Hauptsitz europaweit genutzten 6.000 Fahrzeugakten werden über OnBase verwaltet. „Unsere Verkäuferinnen und Verkäufer sind jeden Tag unterwegs. Inspektionen, Kostenvoranschläge oder Schadensakten: Früher haben wir diese Dinge in Outlook verwaltet. Allein die Suche nach Dokumenten war zeitfressend und ineffizient. Jetzt haben wir einen reibungslosen digitalen Prozess“, sagt Robinson. Bei bofrost* gehen Individualprogrammierung und Standardlösungen Hand in Hand, und auch deshalb ist man mit OnBase sehr zufrieden.
OnBase als „Schweizer Taschenmesser der Anbindung“
Das zeigt sich auch darin, wie sich die Lösung im Unternehmen schnell etabliert hat. In zwei Abteilungen hat der Marktführer im Direktvertrieb von Eis- und Tiefkühlspezialitäten angefangen, und anschließend hat sich OnBase schnell ausgedehnt; etwa 150 Anwenderinnen und Anwender nutzen das System mittlerweile, Tendenz steigend. Vom Vertragsmanagement bis zum IT-Einkauf. „Wenn man einmal das Grundprinzip verstanden hat, lassen sich die Lösungen leicht auf die Anforderungen anderer Fachabteilungen anpassen und replizieren. Die Umsetzung dauert nicht lange, da man auf Bestehendes zurückgreifen kann. OnBase ist für uns das ‚Schweizer Taschenmesser‘ der Anbindung“, erläutert Robinson. Im Detail sieht das etwa so aus, dass das dokumentintensive Fleet Management verschiedene Arten von Kostenvoranschlägen selbstständig entwickelt und in die Lösung eingepflegt hat. Wo früher meterweise Dokumente im Archiv standen, gibt es nun ein voll digitalisiertes System, das cloudbasiert auch einfach aus dem Homeoffice genutzt werden kann. Durch das erarbeitete Berechtigungskonzept können sowohl die Mitarbeitenden in den Fachabteilungen als auch die Niederlassungsleitungen passgenau die für sie relevanten Informationen sehen. Stammdatenverwaltung in SAP und Workday, Dokument- sowie Vertragsgenerierung in OnBase oder Signaturprozesse in DocuSign: „Wir als IT können mit OnBase viel schneller geforderte Fachanwendungen umsetzen und Lösungen anbieten. Es wird von Anwendung zu Anwendung immer einfacher,“ sagt Robinson.
Unternehmenskulturen passen
Was für bofrost* ebenfalls ein echter Glücksgriff ist: Die Zusammenarbeit sowohl mit Hyland als auch mit dem Hyland-Partner Data Market, der für das OnBase-Hosting auf Azure zuständig ist. Robinson: „Wir drei passen gut zusammen, das ist sozusagen der richtige Cultural Fit für uns.“
bofrost* hat bereits ein sehr breites digitales Fundament für seine dokumentbasierten Prozesse implementiert, nun geht es stetig voran beim Ausrollen. Weitere Effizienzsteigerungen werden realisiert, wie beispielsweise der Einstellungsprozess, der demnächst komplett in Workday abgebildet werden soll. Ziel im gesamten Unternehmen: Wo es geht, Papier ersetzen und Prozesse beschleunigen. Hierzu gehört ebenfalls der Einsatz des OnBase App Builders, der seinen Platz oben auf der IT-Agenda hat. In Summe also ein digitales Change Management, das auch aufgrund der guten Zusammenarbeit mit Hyland und Data Market vonstattengeht.
Schon vor Coronazeiten hatte bofrost* die ersten Schritte mit OnBase unternommen, vor allem, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, vom Home-Office aus arbeiten zu können. „Ich weiß nicht, was wir gemacht hätten, wenn wir seinerzeit nicht darauf hätten zurückgreifen können“, zeigt sich Lee Robinson sehr überzeugt, die richtige Wahl getroffen zu haben. Und dies auch, weil so die Grundlage für umfassendes mobiles Arbeiten geschaffen wurde. „Die Low Code-Strategie mit OnBase war für uns genau richtig. Wir können schnell implementieren, ohne viel zu programmieren.“
Der Unterschied
OnBase ist eine intelligente Content-Services-Plattform, mit der sich Inhalte, Prozesse und Fälle organisieren, verwalten und optimieren lassen. Sie ermöglicht es Unternehmen, agiler und effizienter zu werden und bessere Kunden- und Mitarbeitererlebnisse bereitzustellen. OnBase-Anwenderinnen und Anwender erhalten einen personalisierten, vollständigen Überblick über die Informationen, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und ihr Unternehmen voranzubringen. OnBase lässt sich einfach mit Kernapplikationen integrieren. So erhalten Unternehmen Informationen aus ihren Schlüsselanwendungen, um Prozesse in OnBase zu automatisieren. Mit OnBase halten sie alle Daten systemübergreifend synchron.
Wenn man einmal das Grundprinzip verstanden hat, lassen sich die Lösungen leicht auf die Anforderungen anderer Fachabteilungen anpassen und replizieren.
— Lee Robinson, Gruppenleiter IT Corporate Services bofrost* Dienstleistungs GmbH & Co. KG.