BentallGreenOak
Das Immobilienentwicklungsunternehmen profitiert von der Investition in die AP-Automatisierung mit 1 Mio. US-Dollar ROI.
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Obwohl das Kreditorenbuchhaltungsteam von BentallGreenOak sein Bestes gab, um jeden Tag 9.000 Lieferanten und 1.000 Papierrechnungen zu verwalten, war die schiere Menge an Dokumenten, die durch das Unternehmen wanderten, eine nahezu unüberwindbare Belastung. Durch die Implementierung geschäftlicher Softwarelösungen von Hyland konnte BentallGreenOak den Kreditorenbuchhaltungsprozess unternehmensweit optimieren, den Zahlungszyklus beschleunigen und jährlich 1 Million US-Dollar einsparen.
Chancen erkennen
BentallGreenOak ist Kanadas führendes Beratungs- und Serviceunternehmen für den Immobilienbereich, das große Institute und Privatanleger betreut, die Immobilieninvestitionen im Wert von über 22 Mrd. US-Dollar repräsentieren. Das Unternehmen bietet seinen Kunden eine Reihe von Vermögensverwaltungs-, Immobilienverwaltungs-, Leasing- und Entwicklungsdiensten an.
Die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung an 50 Bürostandorten war ein zeitaufwändiger, mehrstufiger Prozess, an dem etliche Schreibtische, Kuriere und Büros beteiligt waren. Während des gesamten Prozesses fertigten die Mitarbeiter Kopien an, um sie in ihren Akten aufzubewahren. So entstand eine Umgebung mit unzähligen Duplikaten, überflüssigen Dateneingaben, fehlender Nachverfolgbarkeit der Rechnungen und einer Bearbeitungszeit von bis zu 30 Tagen.
„Die Bearbeitung von Rechnungen von Schreibtisch zu Schreibtisch, bei der mehrere Personen dieselben Informationen eintippen, verlief für unser Zahlungspersonal ziemlich mühsam und zäh“, sagte Ben Adams, Leiter Geschäftsprozesse bei BentallGreenOak.
Da die Geschäftsleitung eine Möglichkeit sah, den Rechnungsprozess zu verbessern und mehr Kontrolle darüber zu erlangen, beschloss sie die Einführung von Perceptive Content von Hyland, einer Lösung für Dokumentenmanagement, Bildbearbeitung und Workflows, sowie von Brainware, einer intelligenten Erfassungslösung.
„Wir haben uns für Perceptive Content entschieden, weil es uns eine automatisierte Lösung bietet, die sich in JD Edwards integrieren lässt, die Qualität der Transaktionsdaten verbessert und benutzerfreundlich ist“, so Adams.
Mit Brainware können wir morgens eine Rechnung an einem Ort erfassen und noch am selben Nachmittag einen Scheck in unserer Hauptgeschäftsstelle ausstellen. Das war bei einem Arbeitsablauf von Schreibtisch zu Schreibtisch nie möglich gewesen.
– Ben Adams, Direktor für Geschäftsprozesse, BentallGreenOak
Beschleunigter Prozess
BentallGreenOak hat die Kreditorenbuchhaltung von Anfang bis Ende optimiert und den Zahlungszyklus um Wochen verkürzt. Rechnungsdaten werden nun an jedem Standort erfasst, codiert und elektronisch zur Genehmigung weitergeleitet, was den Prozess in jeder Phase beschleunigt.
„Mit Brainware können wir morgens eine Rechnung an einem Ort erfassen und am selben Nachmittag einen Scheck in unserer Zentrale ausstellen“, sagte Adams. „Das war bei einem Arbeitsablauf von Schreibtisch zu Schreibtisch niemals möglich.“
Mit den Automatisierungsfunktionen von Brainware kann BentallGreenOak ein größeres Rechnungs- und Transaktionsvolumen mit weniger Personal verarbeiten. Das Unternehmen konnte nicht nur überflüssigen Arbeitsaufwand beseitigen und Ressourcen neu zuweisen, sondern nun auch auf Berichte zur Mitarbeiterleistung zugreifen.
Beschleunigter Prozess
BentallGreenOak hat die Kreditorenbuchhaltung von Anfang bis Ende optimiert und den Zahlungszyklus um Wochen verkürzt. Rechnungsdaten werden nun an jedem Standort erfasst, codiert und elektronisch zur Genehmigung weitergeleitet, was den Prozess in jeder Phase beschleunigt.
„Mit Brainware können wir morgens eine Rechnung an einem Ort erfassen und am selben Nachmittag einen Scheck in unserer Zentrale ausstellen“, sagte Adams. „Das war bei einem Arbeitsablauf von Schreibtisch zu Schreibtisch niemals möglich.“
Mit den Automatisierungsfunktionen von Brainware kann BentallGreenOak ein größeres Rechnungs- und Transaktionsvolumen mit weniger Personal verarbeiten. Das Unternehmen konnte nicht nur überflüssigen Arbeitsaufwand beseitigen und Ressourcen neu zuweisen, sondern nun auch auf Berichte zur Mitarbeiterleistung zugreifen.
Mehr Transparenz
Laut Adams bestehe ein weiterer Vorteil der Lösung in der verbesserten Rechnungstransparenz und den Berichtsfunktionen. Die Benutzer können Rechnungen bei Bedarf nachschlagen, egal, wo sich die Dokumente im Prozess befinden, wodurch Papierabfall durch das Anfertigen von Kopien vor der Weiterleitung der Dokumente vermieden wird.
„So etwas wie eine verlorene Rechnung gibt es nicht mehr“, so Adams.
„Autorisierte Benutzer können in Perceptive Content den aktuellen Stand von Rechnungen nachsehen und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen.“
Ein papierbasiertes System könnte zu Streitigkeiten über Rechnungen führen, doch mit den Prüfpfaden in Perceptive Content steht außer Frage, wer was getan hat. Genehmiger sehen nicht nur die Rechnung, sondern auch, wo genau sie kodiert wird, inklusiver aller Details, welche Maßnahmen wann und von wem ergriffen wurden.
Verwaltung von Verträgen und Verpflichtungen
Perceptive Content unterstützt BentallGreenOak auch bei der Erfüllung und Verwaltung seiner Vertragspflichten. Verträge werden elektronisch gespeichert, und wenn sich Fristen für bestimmte Verpflichtungen oder andere definierte Ereignisse nähern, ergehen automatisch Benachrichtigungen per E-Mail an die Asset-Manager, um den Vertrag zu überprüfen und Maßnahmen zu ergreifen. Mit der Lösung wird sichergestellt, dass die Asset-Manager keine vertraglichen Vereinbarungen verpassen, da Verträge nicht manuell aus dem Aktenschrank herausgesucht werden müssen.
Vorteile unterm Strich
Durch die Implementierung von Perceptive Content und Brainware konnte BentallGreenOak im gesamten Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen. Obwohl das Unternehmen drastische Prozessverbesserungen vornahm und in komplexe Technologie investierte, amortisierte sich die gesamte Investition in nur 11 Monaten. BentallGreenOak schätzt die finanziellen Einsparungen auf 1 Mio. US-Dollar pro Jahr.
„Der größte Vorteil der Hyland-Lösungen besteht für BentallGreenOak darin, dass wir jährlich eine Million Dollar einsparen können, indem wir Effizienzsteigerungen erzielen und unsere Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung modernisieren“, sagte Adams.