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Alliant Credit Union

Finanzgenossenschaft implementiert robustere ECM-Lösung und steigert Effizienz unternehmensweit.

Herausforderung Lösung Unterschied

Die Herausforderung

Obwohl die Alliant Credit Union bereits eine ECM-Lösung (Enterprise-Content-Management) hatte, setzte die Genossenschaftsbank diese nur sehr begrenzt ein – zum Scannen, Speichern und Abrufen von Dokumenten – und auch nur in wenigen Abteilungen. Alliant erkannte, dass es eine stabilere ECM-Lösung brauchte, die sich problemlos für das gesamte Unternehmen ausbauen lässt. Diese Lösung sollte auch leicht konfigurierbare Workflow-Software enthalten, die robust genug ist, um zeitaufwendige papierbasierte Abläufe zu automatisieren.

> 30

Jahre Erfahrung in der Finanzdienstleistungsbranche

> 3.500

Finanzdienstleistungskunden weltweit

Die Lösung

Alliant implementierte die Content-Services-Plattform OnBase von Hyland, um Dokumente und Informationen fortan automatisch zu erfassen. Inzwischen ist die Dokumentation der Genossenschaftsbank zu mehr als 95 % elektronisch.

„Aber wir wollten mehr als nur Bilder von Dokumenten speichern“, sagte Heather Lally, Vice President of Operations bei Alliant.

Also setzte Alliant OnBase ein, um dem Drucken von Dokumenten ein Ende zu bereiten und stattdessen über mehrere Systeme elektronisch auf sie zugreifen zu können. Der Genossenschaftsbank gelang es problemlos, OnBase in das bei Alliant vorhandenen Symitar-Kernverarbeitungssystem zu integrieren. Das ermöglichte den sofortigen und sicheren Zugriff auf Berichte und alle anderen Mitgliedsdokumente – ohne auf die vertrauten Benutzeroberflächen verzichten zu müssen.

Reibungsloser elektronischer Prozessablauf

Als Nächstes stellte Alliant seine gesamte manuelle Kreditorenbuchhaltung auf OnBase und dessen leistungsfähige Workflow-Software um. Die Kreditgenossenschaft konnte problemlos drei geschäftskritische Workflows aufbauen: im Personalwesen (HR) für das Onboarding, in der Kreditorenbuchhaltung (AP) zur Rechnungsbearbeitung und in der Rechtsabteilung zur Vertragsverwaltung.

Jetzt leitet die Genossenschaftsbank Dokumente und Informationen automatisch im Rahmen von Prozessen weiter – mit entsprechender Benachrichtigung an alle Beteiligten. Ein Beispiel, wie die Abläufe durch den Workflow optimiert wurden: Wenn das System eine Genehmigung nicht in angemessener Zeit registriert, eskaliert es die Anfrage automatisch zur Genehmigung auf die nächste Ebene.

„Das führt zu weniger Verzugsgebühren für Rechnungen, die möglicherweise zu lange auf dem Schreibtisch liegen“, meint Lally.

Wir haben durch strukturierte Verarbeitung Effizienzsteigerungen, mehr Präzision und Kostensenkungen erreicht.Dadurch können wir weiterhin schnell reagieren, um unseren Mitgliedern einen großartigen Service zu bieten.

– Heather Lally, Vice President of Operations, Alliant Credit Union

Ein weiterer wichtiger Workflow warnt Manager, wenn bei einem der 300 Verträge mit Drittanbietern von Alliant eine Verlängerung ansteht. Das System erfasst jeden einzelnen Punkt innerhalb des Prozesses zur Verlängerung oder Neuaushandlung eines Vertrags in dem Workflow, einschließlich aller Angaben zur Prüfung der Einhaltung der Sorgfaltspflicht, Angebotsanfragen und Vertragsverhandlungen.

Gemeinsame Entwicklung einer Betrugsschutzlösung

In enger Zusammenarbeit entwickelten Alliant und Hyland eine Betrugsmanagementlösung. Dabei sollte sichergestellt werden, dass es nicht nur die optimale Lösung für die Erfüllung der Anforderungen von Alliant ist, sondern sie sollte auch skalierbar für Genossenschaftsbanken aller Größen sein. Das Ergebnis war ein System, dessen Bedienung so einfach ist, dass es die Mitarbeiter nach nur einer Stunde beherrschten.

Durch den Wegfall der bisher nötigen Verknüpfung zwischen mehreren Excel-Tabellen spart die Lösung den Betrugsermittlern von Alliant pro Tag mehrere Stunden Arbeitszeit. Früher benötigte Alliant vier bis fünf Stunden, um einen monatlichen Betrugsfallbericht zu erstellen. Heute ist das eine Angelegenheit von weniger als 10 Minuten. Die weitere Optimierung der Prozesse ermöglicht den Ermittlern, mit der Case-Management-Lösung von OnBase inzwischen das einfache Protokollieren, Aufrufen und Bearbeiten aller Daten – einschließlich aller Datensätze, Dokumente, Formulare und Datenverläufe – aus einer Betrugsuntersuchung.

„Mit der Betrugsfall-Managementlösung stehen uns jetzt Analysefunktionen zur Verfügung, und mehrere Betrugsanalysten können gleichzeitig einen Fall bearbeiten“, berichtet Jason Knapp, Senior Manager of Operations bei Alliant.

Mit Blick auf das gesamte Unternehmen sieht die Kreditgenossenschaft andere Möglichkeiten zur unternehmensweiten Optimierung.

Der Unterschied

  • Integriert in Symitar: Durch die Integration von OnBase und Symitar ermöglicht Alliant Mitarbeitern den sofortigen Zugriff auf Informationen, während sie am vertrauten PC-Bildschirm bleiben. Sie haben so wieder mehr Zeit für die Mitglieder.
  • Verkürzt die Bearbeitungszeit in der Kreditorenbuchhaltung um 70 %: „Vor der Implementierung der Kreditorenbuchhaltungslösung hatten wir zwei Vollzeitmitarbeiter (VZÄ) für diesen sehr manuellen Prozess. Heute reicht eine halbe Stelle für den automatisierten Prozess, wodurch wir diese Mitarbeiter an anderer Stelle einsetzen können. „Das war ein großer Gewinn für uns“, so Knapp.
  • Optimiert Betrugsermittlungen: Berichte, deren Erstellung früher vier bis fünf Stunden dauerte, sind jetzt in 10 Minuten fertig.
  • Optimiert Prozesse im gesamten Unternehmen: Anstatt Aktenschränke oder Dateifreigaben zu durchsuchen, erhalten alle Mitarbeiter mit ein paar Mausklicks Zugriff auf die benötigten Dokumente und Informationen.

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