Akademische Gesundheitsorganisation
Privates, gemeinnütziges Krankenhaus verschlankt das System und optimiert dessen Funktionsfähigkeit.
Der Kunde
Seit fast einem Dreivierteljahrhundert bietet ein kommunales Krankenhaus in South Carolina den umliegenden, überwiegend ländlichen Gemeinden erweiterte Gesundheitsdienstleistungen und ebnet so den Weg zu einem gesünderen Leben. Die Gesundheitseinrichtung ist das Hauptkrankenhaus für mehr als 250.000 Menschen und hat kürzlich eine deutliche Expansion erfahren, indem sie neue Praxen eröffnete und nahegelegene (Fach-)Arztpraxen übernahm. Während es wächst, lebt das Krankenhaus weiterhin seine Mission der Heilung mit Empathie, der ständigen Verbesserung und Weiterentwicklung der Gesundheitsfürsorge zum Wohle aller Beteiligten.
Das Krankenhaus ist außerdem Mitglied des Epic Community Connect-Programms, das es Institutionen ermöglicht, die Epic-Lösung für elektronische Patientenakten (ePA) gemeinsam zu nutzen.
Die Herausforderung
Infolge der Übernahmen verwaltete das Krankenhaus neun separate Instanzen von Allscripts, seinem alten EMR-System, in dem über 25 Millionen Patientendokumente für 29 Praxen gespeichert waren. Obwohl sie viele gemeinsame Patienten hatten, konnten die Praxen jeweils nur auf ihre eigenen Patientendaten zugreifen. Nach der Konsolidierung auf Epic über Community Connect stellte das Krankenhaus fest, dass seine Allscripts-Installation überflüssig war.
Das Ziel der Gesundheitsorganisation bestand darin, die Zahl ihrer Informationssysteme zu verringern und zugleich den Informationsfluss in der gesamten Einrichtung zu erhalten. Obwohl Epic ihren EMR-Bedarf deckte, war das Bild nicht vollständig. Das Krankenhaus musste alle Dokumente, Bilder und Metadaten aus den alten Allscripts-Datenbanken in ein zentrales Informations-Repository konvertieren, das eine zentrale Anlaufstelle für die Ärzte vor Ort darstellte.
Der erste Schritt bestand darin, die Ressourcen für das große Umstellungsprojekt zu ermitteln. Die Erfahrung mit einer solchen Umstellung und das dafür spezialisierte Personal waren begrenzt, und die Beschaffung externer Ressourcen in einem ländlichen Gebiet war eine Herausforderung. Alles in allem beschloss das Team, die Schwerstarbeit den Datenmigrationsexperten von Hyland zu überlassen.
Die Lösung
Das Krankenhaus konsolidierte seine bestehenden Datenbanken mithilfe von Data Migration Conversion Services, um Risiken und Folgen für den Endbenutzer möglichst zu vermeiden.
End-to-End-Konvertierung mit Hyland Global Services
Das Krankenhaus wandte sich an Hyland Global Services, um eine schlüsselfertige, durchgängige und umfassende Umstellung aller bestehenden Allscripts-Systeme auf OnBase durchzuführen. Durch diese Zusammenarbeit mit Hyland wurden das Risiko, die Mittel und der Zeitaufwand für die Umstellung auf das Mindestmaß reduziert.
Bei der umfassenden Konvertierung übernahm Hyland die Verantwortung für das Extrahieren, Transformieren und Laden (ETL). Dazu gehörten Projektmanagement, Datenextraktion, Ermittlung von Datensätzen, Beispielkonvertierungen, Tests, Import in OnBase und Prozessberichterstellung. Während das Hyland-Team diese Aufgaben erledigte, brauchten die IT-Teams des Krankenhauses so gut wie nichts zu tun. Die Gruppe traf sich nur zu organisierten Kontaktmomenten, wöchentlichen Besprechungen oder wenn weitere Beratungen erforderlich waren.
Das Hyland-Team hielt das Projekt auf Kurs und dokumentierte dabei den gesamten Prozess im Detail, einschließlich Beispielmetadaten und Abgleichsberichte.
„Wir hatten wöchentliche Calls mit unserem Hauptansprechpartner bei Hyland“, meint ein leitender Business-Systemanalyst. „Er kümmerte sich um die Dokumentation, organisierte Besprechungen, erstellte Dateien mit Kontaktpunkten und gab uns Fälligkeitstermine. Als alles erledigt war, ließ er uns los und blieb für Fragen jederzeit verfügbar.“
Erfolg und Akzeptanz garantiert
Das Krankenhaus hatte Bedenken, welche Auswirkungen die Umstellung auf die Endbenutzer haben würde. Um kostspielige Verzögerungen und eine geringe Benutzerakzeptanz zu vermeiden, führte Hyland vor der großflächigen Migration umfassende Testumstellungen durch, um den Erfolg der Konvertierungsroutinen und der Content-Taxonomie zu überprüfen.
Um die Erfolgskriterien des Krankenhauses zu validieren, stellte Hyland Abgleichsberichte über den Erfolg der Datenübertragung und -integration bereit. „Hyland hat alles gut nachverfolgt“, so der Leiter der Supportdienste des Krankenhauses. „Dank der Projektabschlussberichte, die den Erfolg der Integration für elektronische Patientenakten auf Patienten- und Dokumentenebene aufzeigen, brauchten wir uns nicht nur auf ihr Wort zu verlassen.“ Das Hyland-Team hatte eine Erfolgsquote von 99,93 % beim Importieren der 25 Millionen Dokumente.
Mit OnBase von Hyland hat sich das Krankenhaus wirklich in eine vernetzte, interoperable Gesundheitsorganisation verwandelt. Ärzte haben jetzt Zugriff auf dieselben Dokumente, Bilder und zugehörigen Metadaten, wann immer sie diese benötigen. OnBase liefert diese Patientendaten auch an Epic – über die OnBase Patient Window Integration for Epic.
„Das Hyland-Team hat uns 18 Monate lang begleitet und uns die Umstellung so leicht wie möglich gemacht“, so der leitende Business-Systemanalyst.
Aufgrund des Erfolgs der Allscripts-Umstellung plant die Gesundheitsorganisation erneut eine Partnerschaft mit Hyland, um die Anzahl ihrer Altsysteme und Informationssilos weiter zu verringern.
Der Unterschied
Bessere Zuweisung interner Ressourcen
„Es erforderte sehr wenig Aufmerksamkeit oder Mühe, das Projekt auf Kurs zu halten, und das war sehr hilfreich“, so der Leiter der Support-Services. Das Support-Services-Team nahm sich während des Übergangs die Zeit, auf die Bedürfnisse von Endbenutzern und Stakeholdern einzugehen, während Hyland wichtige Projektaufgaben ausführte.
Risikominderung und Zeitersparnis
Die Support-Dienste waren nicht länger für die Behebung von ETL-Problemen verantwortlich, sodass sich häufige Fehler und Verzögerungen aufgrund der Konvertierungsmethodik und Testverfahren von Hyland vermieden ließen.
Bestätigung des Erfolgs
Hyland verfolgte die Umstellung sehr genau und erstellte Berichte für das Support-Team, um den Erfolg nach Abschluss zu überprüfen.